Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP3/4512-165/16-2/ISZ
z 11 marca 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 25 lutego 2016 r. (data wpływu 29 lutego 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 lutego 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

A. Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka”) jest spółką zależną, należącą do międzynarodowego koncernu/grupy A., zajmującą się przede wszystkim sprzedażą hurtową maszyn i urządzeń. Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy. Równocześnie, wydatki te ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

W chwili obecnej wszelkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą otrzymywane i wystawiane przez Spółkę są przechowywane w Spółce w wersji papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych i wystawianych pierwotnie w formie papierowej planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF. Spółka, chciałaby, po dacie sporządzenia sprawozdań finansowych za dany rok obrotowy, przekazać dokumenty źródłowe (uprzednio zeskanowane) do zniszczenia. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, co ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz ograniczy ryzyko utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

• Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będzie wyznaczony pracownik zatrudniony w dziale finansowym Spółki;
  

• Proces digitalizacji dokumentów, tj. przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne, będzie dotyczył wszystkich dokumentów, które Spółka otrzymuje oraz wystawia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli faktur, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych, paragonów, rachunków, not odsetkowych, wyciągów bankowych, dokumentów przyjęć zewnętrznych (PZ), listy płac oraz pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością;
  

• Dokumenty po ich opisaniu, zaakceptowaniu, zapłaceniu oraz zaksięgowaniu będą skanowane do poszczególnych folderów, które będą przechowywane na serwerze Spółki (w zależności od rodzaju dokumentu), nazwanych w podziale na miesiące, w którym zostały ujęte w księgach;
  

• Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem dowodu (nr listy płac, numer wyciągu, numer faktury);
  

• Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej;
  

• W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej;
  

• Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów;
  

• Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  
  
  

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania w zakresie podatku od towarów i usług oznaczone we wniosku numerami 1 i 3:

1. Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (głównie faktur VAT), po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego po zakończeniu roku obrotowego, uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji - będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy o VAT, ustawy o PDOP) w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych?
2. Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury po zakończeniu roku obrotowego, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Zdaniem Spółki przechowywanie dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych, paragonów, rachunków, not odsetkowych, wyciągów bankowych, dokumentów przyjęć zewnętrznych (PZ), listy płac itp. w formie elektronicznej kopii dokumentów papierowych będzie wystarczające dla dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zatem zgodnie z treścią przywołanej regulacji, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Jednocześnie przepisy Ordynacji podatkowej nie określają w ogóle sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie papierowej, nie precyzuje tego bowiem żadna konkretna regulacja.

Również przepisy ustawy o PDOP nie określają sposobu w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa.

Natomiast art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe regulacje są jedynymi przepisami w zakresie podatku VAT, które nawiązują do kwestii procedur w zakresie postępowania z fakturami przez podatników.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki, o ile powyższe wymogi zostaną zachowane, brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka zauważa, że procedura, którą zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewni dopełnienie powyższych wymogów. Procedura opisana w stanie faktycznym pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie zrealizowana poprzez fakt, że Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie spełniony.

Konsekwentnie również w przypadku pozostałych dokumentów (rachunki, paragony, noty księgowe, listy płac, wyciągi bankowe, noty odsetkowe oraz inne dokumenty związane z prowadzoną działalnością) dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak wynika z treści art. 9 ustawy o PDOP, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość określenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz w konsekwencji wysokości należnego podatku. Wskazana regulacja nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. w szczególności z uwzględnieniem zasad wyznaczonych przez ustawę o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie.

W zakresie przepisów o rachunkowości, należy zauważyć, że nie zabraniają one możliwości przechowywania faktur i innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm., dalej jako: „RachU”), dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Następnie ustawodawca wskazał, że z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nte stanowią inaczej. Dlatego też, należy przyjąć, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów w formie elektronicznej jest dopuszczalne również w świetle przepisów o rachunkowości.

Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nie znajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych. Ponadto, należy zauważyć, że sformułowania „oryginalna postać” nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiania z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, zniszczenie dokumentów podatkowych wystawionych bądź otrzymanych pierwotnie w formie papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, po uprzednim dokonaniu zabezpieczenia ich obrazu z zachowaniem wszystkich parametrów (czytelność i integralność treści, autentyczność pochodzenia), jest zgodne z treścią przywołanych wyżej przepisów i nie będzie powodowało naruszenia art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej. Należy zauważyć, że Spółka będzie w stanie w każdym czasie, na żądanie uprawnionych osób czy organów podatkowych, udostępnić dokumentację w żądanym przez te podmioty zakresie i formie, w tym także w formie papierowej, tj. po jej wydrukowaniu.

W ocenie Spółki, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowanego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne, co więcej taki sposób przechowywania jeszcze lepiej zabezpiecza dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty i uszkodzenia.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego stanowiska, zgodnie z którym planowany sposób jej postępowania w zakresie przechowywania/archiwizacji dokumentów podatkowych jest zgodny z przepisami podatkowymi zawartymi w Ordynacji podatkowej, ustawy o PDOP oraz ustawy o VAT, tzn. Spółka będzie uprawniona do zniszczenia papierowych dokumentów po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, i przechowywania ich elektronicznych obrazów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podobne stanowisko do zaprezentowanego przez Spółkę zostało zaprezentowane w interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2015 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (IPTPB3/4518-8/15-3/GG).

Ad. 2.

Zdaniem Spółki faktury, zarówno przesyłane w formie elektronicznej, jak również będące elektronicznym obrazem faktury otrzymanej w formie papierowej, stanowią dla niej podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego VAT. Oczywiście po spełnieniu pozostałych wymogów do odliczenia podatku naliczonego wynikających z ustawy o VAT. Nawet w przypadku późniejszego zniszczenia faktur papierowych, zachowanie ich elektronicznych obrazów w formacie PDF, pozwoli Spółce na zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego w okresach rozliczeniowych, w których otrzymała pierwotne dokumenty papierowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymywane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca nie zastrzegł, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej, a jedynie wskazał w art. 112a ustawy o VAT, aby wystawione bądź otrzymane przez podatnika faktury przechowywane były przez niego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, jak wynika z powyższego, ustawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci i nie zakazuje zmiany formatu otrzymywanych i wystawianych faktur. Nakazuje jednak, aby w każdym przypadku to podatnik zagwarantował autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego ustawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w art. 112a ustawy o VAT.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, planowany do wdrożenia system elektronicznej archiwizacji papierowych dokumentów księgowych, będzie pozwalał na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności wszystkich przechowywanych dokumentów źródłowych.

W świetle przedstawionych powyżej informacji, w ocenie Spółki, w przypadku, gdy otrzymane w formie papierowej dokumenty faktur zostaną przez nią zeskanowane i umieszczone w folderze na serwerze Spółki w sposób, jaki został opisany w stanie faktycznym, to Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia, o których mowa w pozostałych przepisach ustawy o VAT.

Wskazać należy, że podobne stanowisko w analogicznej sprawie zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidulanej z dnia 13 maja 2014 r. (ILPP4/443-66/14-2/BA), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidulanej z dnia 24 listopada 2014 r. (IBPP2/443-846/14/ICz), a także w interpretacji indywidulnej z dnia 19 października 2015 r. (IBPP2/4512-717/15/RSz).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ad. 1.

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że jest zarejestrowany na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. W chwili obecnej wszelkie dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą otrzymywane i wystawiane przez Spółkę są przechowywane w wersji papierowej. Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF. Spółka, chciałaby, po dacie sporządzenia sprawozdań finansowych za dany rok obrotowy, przekazać dokumenty źródłowe (uprzednio zeskanowane) do zniszczenia. Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

• Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będzie wyznaczony pracownik zatrudniony w dziale finansowym Spółki;
  

• Proces digitalizacji dokumentów, tj. przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne, będzie dotyczył wszystkich dokumentów, które Spółka otrzymuje oraz wystawia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli faktur, faktur korygujących, not korygujących, not księgowych, paragonów, rachunków, not odsetkowych, wyciągów bankowych, dokumentów przyjęć zewnętrznych (PZ), listy płac oraz pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością;
  

• Dokumenty po ich opisaniu, zaakceptowaniu, zapłaceniu oraz zaksięgowaniu będą skanowane do poszczególnych folderów, które będą przechowywane na serwerze Spółki (w zależności od rodzaju dokumentu), nazwanych w podziale na miesiące, w którym zostały ujęte w księgach;
  

• Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem dowodu (nr listy płac, numer wyciągu, numer faktury);
  

• Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej;
  

• W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej;
  

• Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów;
  

• Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  
  
  

Wnioskodawca ma wątpliwości czy przechowywanie faktur wystawionych, jak również otrzymanych od Klientów i kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych będzie zgodne z ustawą o podatku od towarów i usług oraz z ustawą Ordynacja podatkowa.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur wystawionych jak również i otrzymanych w formie papierowej, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawionych/otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W niniejszych okolicznościach warunki zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług dotyczące sposobu przechowywania faktur i danych w nich zawartych zostały spełnione, gdyż przedstawiona procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej będzie zapewniać: przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność - od momentu digitalizacji do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni również bezzwłoczny dostęp do tych faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Otrzymana w formie papierowej faktura będzie skanowana do formatu elektronicznego PDF przez pracowników Wnioskodawcy, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Dokumenty po ich opisaniu, zaakceptowaniu, zapłaceniu oraz zaksięgowaniu będą skanowane do poszczególnych folderów, które będą przechowywane na serwerze Spółki, nazwanych w podziale na miesiące, w którym zostały ujęte w księgach. Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem dowodu (nr listy płac, numer wyciągu, numer faktury). Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów. Po zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej, Strona zamierza niszczyć wersje papierowe ww. faktur.

W odniesieniu do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczących tego, czy opisane we wniosku przechowywanie faktur będzie zgodne z ustawą Ordynacja podatkowa, należy wskazać, że w myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do art. 86 § 1 ww. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta jest w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur ‑ w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiała bądź otrzymała faktury (tj. jako faktury papierowe).

Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (głównie faktur VAT), po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego po zakończeniu roku obrotowego, uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji - będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy o VATP) w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych, należało uznać za prawidłowe.

Ad. 2.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury po zakończeniu roku obrotowego, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzają prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury po zakończeniu roku obrotowego, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W związku z tym, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług, w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.