Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.204.2017.1.ISZ
z 18 sierpnia 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2017 r. (data wpływu 6 lipca 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku z faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 lipca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku z faktur i innych dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. [dalej: Spółka lub Wnioskodawca] prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży szybkozbywalnych dóbr konsumpcyjnych. Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, związane z prowadzoną działalnością, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.

Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej dowody wykonania świadczonych na jej rzecz usług, które dostarczane są przez Przedstawiciela Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za aprobatę faktury.

Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa. Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur i dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie całości tych dokumentów w formie elektronicznej, (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych poprzez zeskanowanie ww. dokumentów).

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

• elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej (poprzez e-mail);
• plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie załączany przez Pracownika Działu Finansów do elektronicznego wniosku o aprobatę wydatku w systemie wewnętrznym Spółki (wniosek taki podlega następnie rozpatrzeniu i aprobacie przez Pracownika Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za współpracę z podmiotem, który wystawił fakturę);
• plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie przechowywany w formacie xls, pdf, doc, png, jpg, tiff;
• zeskanowane dokumenty będą czytelne oraz kompletne - odpowiada za to Pracownik Działu Finansów tworzący wniosek o aprobatę, zaś potwierdza Pracownik Działu Sprzedaży aprobujący dany koszt;
• w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego;
• pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do aprobaty wydatków handlowych (Authoriser), w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze dokumentu nadanym przez kontrahenta, a także m.in. po nazwie kontrahenta, który wystawił fakturę;
• dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do Pracowników Działu Finansów oraz Pracowników Działu Sprzedaży odpowiedzialnych za współpracę z danym kontrahentem oraz ich przełożonych, a także w zależności od potrzeby - osób z innych działów Spółki;
• ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków i zamknięciu dokumentu w wewnętrznym systemie Spółki (Authoriser);
• po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe będą niszczone.
  
  

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione. Stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie w zakresie podatku od towarów i usług oznaczone we wniosku numerem 2.

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług wraz z dowodami wykonania usług na zasadach wynikających z ustawy VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wraz z dowodami wykonania usług na zasadach wynikających z ustawy VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży. Stosownie do art. art. 106e ust. 1 ustawy VAT, faktura powinna w szczególności zawierać datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W praktyce, przepisy art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT zobowiązują więc podatników do:

• przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur,
• zapewnienia integralności treści faktur oraz
• zapewnienia czytelności tych faktur

- od momentu wystawienia lub otrzymania danej faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do tej faktury.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki - o ile powyższe wymogi zostały zachowane - brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych, otrzymanych w formie papierowej.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy VAT. Zgodnie z tym przepisem:

• podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
• autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
  
  

Spółka zauważa, iż procedura którą zamierza ona wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni spełnienie powyższych wymogów.

Procedura ta pozwala bowiem, w szczególności, na zapewnienie integralności danych: ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez fakt, iż Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania / fotografowania faktur.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT zostanie dopełniony.

Ponadto, Spółka zwraca uwagę, iż z uwagi na fakt, że przechowywanie pozostałych dokumentów, tj. dowodów wykonania usług, nie jest w ogóle przedmiotem regulacji przepisów VAT, brak jest zatem restrykcji w tym zakresie. Konsekwentnie, również w przypadku tych dokumentów dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego.

Zdaniem Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach ogólnych, przewidzianych w ustawie VAT), zawartego w otrzymanych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124).

Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

• w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
• faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
• odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
• towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
• nie maja zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy VAT.
  
  

Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość czy też zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej przechowywane są faktury - tj. papierowa lub elektroniczna.

Zgodnie z tym co zostało podniesione we wcześniejszych fragmentach niniejszego wniosku:

• przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy VAT, o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy VAT;
• procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania dokumentów, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.
  
  

W świetle powyższego, zdaniem Spółki należy uznać, iż będzie ona uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.

Powyższe znajduje potwierdzenie w zasadniczo jednolitych interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

• w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 maja 2017 r., sygn. 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS, w której organ potwierdził, iż „(...) Biorąc pod uwagę fakt, ze ustawodawca nie zakazał zmiany formatu/formy faktur otrzymywanych przez podatnika, nakazując jedynie, aby w każdym przypadku podatnik zagwarantował przechowywanie faktur zakupowych, zgodnie z wymogami określonymi w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT, to skoro planowana przez Spółkę procedura elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych będzie spełniać warunki w zakresie przechowywania faktur wskazane w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy o VAT (co zostało wskazane w uzasadnieniu do pytania 3), to Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w fakturach zakupowych innych niż dotyczących delegacji służbowych archiwizowanych w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu ich papierowych oryginałów. (...)”.
• w interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 13 marca 2017 r., sygn. 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN stwierdzono, iż „(...) w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.
  
  

Należy zauważyć, że podobne stanowisko organy podatkowe zajmowały również w szeregu innych interpretacji, czego przykładem może być: interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r., sygn. IBPBI/2/423-1429/14/JP; interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, wydana 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD; czy też interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, wydana 20 września 2013 r., sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r. poz. 1221) zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, o podatku od towarów i usług przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-3 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Użyte w powołanym art. 106m ust. 4 ustawy pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z dostawą bądź usługą stanowiącą podstawę jej wystawienia. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, użyte w ww. przepisie określenie „wiarygodna ścieżka audytu”, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu - dla celów podatku VAT - powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy)

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym opłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68-71 Ordynacji podatkowej).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, związane z prowadzoną działalnością, których zakup jest dokumentowany fakturami. Spółka otrzymuje znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są w formie papierowej. Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej dowody wykonania świadczonych na jej rzecz usług, które dostarczane są przez Przedstawiciela Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za aprobatę faktury. Planowane jest przechowywanie całości tych dokumentów w formie elektronicznej, (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych poprzez zeskanowanie ww. dokumentów). Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

• elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej (poprzez e-mail);
• plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie załączany przez Pracownika Działu Finansów do elektronicznego wniosku o aprobatę wydatku w systemie wewnętrznym Spółki (wniosek taki podlega następnie rozpatrzeniu i aprobacie przez Pracownika Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za współpracę z podmiotem, który wystawił fakturę);
• plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie przechowywany w formacie xls, pdf, doc, png, jpg, tiff;
• zeskanowane dokumenty będą czytelne oraz kompletne - odpowiada za to Pracownik Działu Finansów tworzący wniosek o aprobatę, zaś potwierdza Pracownik Działu Sprzedaży aprobujący dany koszt;
• w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego;
• pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do aprobaty wydatków handlowych (Authoriser), w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze dokumentu nadanym przez kontrahenta, a także m.in. po nazwie kontrahenta, który wystawił fakturę;
• dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do Pracowników Działu Finansów oraz Pracowników Działu Sprzedaży odpowiedzialnych za współpracę z danym kontrahentem oraz ich przełożonych, a także w zależności od potrzeby - osób z innych działów Spółki;
• ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków i zamknięciu dokumentu w wewnętrznym systemie Spółki (Authoriser);
• po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe będą niszczone.
  
  

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione. Stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług wraz z dowodami wykonania usług na zasadach wynikających z ustawy VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku zdarzeniu, procedura przechowywania dokumentów (faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą), w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala jak wskazuje Spółka na ich łatwe odszukanie. Ponadto faktury w ramach ww. procedury będą archiwizowane aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem należy stwierdzić, że opisana we wniosku procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej (faktury w formacie xls, pdf, doc, png, jpg, tiff), będzie zgodna z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Wskazać też należy, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie (np. dowody wykonania świadczonych na jej rzecz usług, które dostarczane są przez Przedstawiciela Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za aprobatę faktury).

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10a pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1. sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
   
   1. wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
      
   2. (uchylona);
2. transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
   
3. (uchylony);
   
4. wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
   
   1. stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,
      
   2. podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
5. faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
   
6. (uchylony);
   
7. wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
   
   

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności zdarzenia należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług wraz z dowodami wykonania usług na zasadach wynikających z ustawy VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
   
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie tut. Organ zaznacza, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.