Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF
z 3 października 2018 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 lipca 2018 r. (data wpływu 8 sierpnia 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 sierpnia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

1. Informacje ogólne
   
   

Spółka (Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem VAT, członkiem międzynarodowej grupy będącej globalnym dostawcą usług transportowych i logistycznych.

Spółka, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

2. Obecny stan
   
   

Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, itp. Przedmiotowe dokumenty źródłowe otrzymywane są przez Spółkę w wersji papierowej.

Obecnie, Wnioskodawca przechowuje wszelkie dokumenty źródłowe m.in. faktury, noty księgowe, faktury korygujące w ich oryginalnej formie oraz jako skany w formie elektronicznej w systemie informatycznym (SAP). Z uwagi na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Wnioskodawcy z wysokimi kosztami administracyjnymi.

Ze względu na ogólnoświatowe trendy w zakresie cyfryzacji stosunków gospodarczych, jak również w celu ograniczenia kosztów, Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na (i) wyeliminowaniu praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej i (ii) wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych. W tym celu, dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego SAP w postaci danych cyfrowych (tj. w formie skanu). Jednocześnie dokumenty odebrane przez Wnioskodawcę elektronicznie (poprzez dedykowany adres e-mail) byłyby przechowywane na skrzynce e-mail oraz w bazach systemu informatycznego SAP.

3. Planowane zmiany
   
   

Spółka planuje, aby dokumenty księgowe m.in. faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki („Dokumenty”) dotyczące rozliczeń z kontrahentami otrzymane zarówno elektronicznie, jak i papierowo były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w odpowiednim systemie informatycznym (SAP), którego serwery znajdują się w Danii. Ponadto, Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o przesyłanie większości Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej na dedykowany adres e-mail.

Procedura przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

i. Odbiór Dokumentów

Wnioskodawca będzie dążył do otrzymywania jak największej ilości Dokumentów w formie elektronicznej. W tym celu utworzono dedykowany adres mailowy, na który kontrahenci będą bezpośrednio przesyłali Dokumenty elektronicznie.

W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę nadal w formie papierowej, będą one niezwłocznie skanowane i przesyłane przez jej pracowników na ww. adres mailowy przy użyciu specjalistycznego sprzętu i oprogramowania.

Każda faktura, zarówno przesyłana bezpośrednio przez kontrahentów, jak i przez pracowników Spółki po jej zeskanowaniu będzie rejestrowana w skrzynce odbiorczej dedykowanego adresu mailowego.

ii. Zapisywanie dokumentów

Zarówno zeskanowane dokumenty, jak i te przesłane bezpośrednio w formie elektronicznej będą automatycznie odczytywane z dedykowanego adresu mailowego poprzez specjalny program i co do zasady automatycznie księgowane w systemie informatycznym. Jednocześnie będą automatycznie skanowane i zapisywane w systemie informatycznym Spółki w nieedytowalnej w formacie *.tiff. Każda z faktur zostanie opatrzona w tym systemie również unikalnym numerem przypisanym wyłącznie do danego Dokumentu.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że korzystanie z dedykowanego profesjonalnego oprogramowania co do zasady pozwoli na automatyczne odczytanie poszczególnych danych z faktury, w szczególności danych kontrahenta celem dokonania ich walidacji. W przypadku braku możliwości takiego automatycznego odczytu wyznaczony przez Spółkę zespół osób będzie manualnie wprowadzać dane z Dokumentów do systemu informatycznego.

Następnie, po weryfikacji danych zawartych w systemie informatycznym z danymi znajdującymi się na Dokumentach, wyznaczony przez Spółkę zespół osób będzie wprowadzać dane finansowe dla danego Dokumentu, np. numer konta księgowego, centrum kosztów, opis wydatku, wewnętrzny numer zamówienia.

W dalszej kolejności, w oparciu o wewnętrzne procedury Spółki, przed zaksięgowaniem, rzeczone wydatki będą dodatkowo akceptowane przez osobę uprawnioną na podstawie wewnętrznych procedur do akceptacji tego typu wydatków. Akceptacje będą zbierane za pośrednictwem e-maili bądź bezpośrednio w systemie księgowym.

iii. Przechowywanie dokumentów

Zapisane w systemie informatycznym Dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnej w formacie *.tiff, co skutkować będzie niemożliwością modyfikacji ich zawartości. Treści zamieszczone na obrazie nie będą odbiegać od treści zawartych na ich papierowych lub otrzymanych elektronicznie odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem, zarchiwizowane elektronicznie Dokumenty będą dostępne co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych.

Sposób archiwizacji Dokumentów przewiduje przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do Dokumentów. Dodatkowo, Dokumenty będą mogły być w łatwy sposób wyszukane na podstawie parametrów dostępnych w systemie informatycznym, m.in. po dacie wystawienia, kontrahencie, numerze faktury, numerze dokumentu przypisanym przez system, kwocie.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów otrzymanych w postaci papierowej, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na serwerze/w systemie, Wnioskodawca mając na celu ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej, może dokonać ich utylizacji.

Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż System przechowywania zeskanowanych faktur zapewni standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie oraz przewidziane przez system informatyczny.

Dodatkowo Spółka wskazuje, że będzie gromadziła dokumentację potwierdzającą związek pomiędzy Dokumentami a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, które dokumentują (zamówienia od kontrahentów, korespondencję handlową i wewnętrzną, umowy handlowe, itp.). Dokumentacja ta będzie również archiwizowana w formie zdigitalizowanej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

1. Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalnym jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów odbywał się w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?
2. Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Stosownie do przepisów (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów odbywał się w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

1. Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji ustawy o VAT
   
   

W myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

1. w podziale na okresy rozliczeniowe,
2. w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz o autentyczność pochodzenia, o integralność treści i o czytelność tych faktur.
   
   

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże w świetle ust. 3 ww. regulacji wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy, zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, w sytuacji, gdy dokumenty te są archiwizowane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp on-line do nich, mogą być przechowywane poza granicami Polski.

Definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”.

W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT o integralności treści faktury natomiast można mówić wtedy, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Mając to na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Przy czym, w ocenie Spółki, przykładowo zmiana formatu pliku (w tym zmiana sposobu przechowywania z formy papierowej na elektroniczną), w którym faktura została zapisana, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowego wymogu.

Wnioskodawca zauważa, iż ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Niemniej jednak, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK), termin „kontroli biznesowej” należy intepretować, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.”

Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24 maja 2018 r.. sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF wskazał „posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Tym samym, przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych w ich oryginalnej postaci. Co prawda, art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej daje możliwość państwom członkowskim UE nałożenia obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Niemniej jednak polski ustawodawca z przedmiotowej możliwości nie skorzystał.

Nie ma bowiem w ustawie o VAT ani w innym powszechnie obowiązującym akcie normatywnym (w szczególności w Ordynacji podatkowej) przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych faktur, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej. Nie ma również przepisu, który obligowałby podatnika do przechowywania otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w archiwum w formie papierowej. W ocenie Spółki, podatnik zachowuje w takiej sytuacji prawo wyboru pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

Podsumowując należy uznać, ze przepisy ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

• faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
  

• podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),
  

• podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),
  

• w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.
  
  
  

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż w odniesieniu do dokumentów zakupowych innych niż faktury VAT (przykładowo noty księgowe, rachunki) przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatników żadnych warunków dotyczących ich przechowywania. W konsekwencji, zdaniem Spółki, nic nie stoi na przeszkodzie, aby również pozostałe dokumenty otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej.

2. Analiza wdrażanego przez Wnioskodawcę sposobu przechowywania Dokumentów
   
   

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT.

Przechowywanie i dostęp do Dokumentów

Otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty, zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych Dokumentów (lub ich duplikatów) w formie elektronicznej lub udostępnić wydruk dokumentów z elektronicznego archiwum oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

Co więcej, jako że Dokumenty będą przechowywane na serwerach poza Polską, sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał ww. organom dostęp on-line do tych Dokumentów za pomocą środków elektronicznych.

Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz pełna czytelność.

Autentyczność pochodzenia

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W ocenie Wnioskodawcy, w przypadku Dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej autentyczność pochodzenia wynika bezpośrednio z faktu, że wersja elektroniczna Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej. Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany dokument oraz jego treści.

Dodatkowo, Spółka będzie posiadać dokumenty uzupełniające (m.in. zamówienia, umowy) do otrzymywanych Dokumentów, co będzie świadczyło o pewności autentyczności pochodzenia Dokumentów.

Integralność treści i czytelność faktury

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W ramach procedury, Dokumentom nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny (*.tiff), uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca pragnie wskazać także, że planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego odpowiednika. Czytelność zdigitalizowanych Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie specjalistycznego sprzętu i oprogramowania do skanowania. W rezultacie, Dokumenty zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

Kontrole biznesowe i ścieżka audytu

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli kontrahentów. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do Dokumentów będzie: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonania usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.

Ponadto, każdy Dokument poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez osoby zajmujące się procesami księgowymi Spółki. Dodatkowo dana transakcja potwierdzona Dokumentem jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie księgowania Dokumentu. Tylko Dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów źródłowych, ich integralność oraz czytelność zawartych treści. Ponadto, jak zostało wskazane powyżej, sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów odbywać się będzie z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający wyszukanie wybranych dokumentów oraz bezzwłoczny do nich dostęp.

3. Praktyka organów podatkowych
   
   

W ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Wnioskodawca wskazuje, że prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe potwierdzających dopuszczalność wyłącznie elektronicznego przechowywania dokumentów otrzymanych zarówno w wersji elektronicznej jak i w wersji papierowej i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in. w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której organ stwierdził, że „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”;
  

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, w której organ uznał, że „W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy.’’;
  

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 maja 2017 r., sygn. nr 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD, w której organ stanął na stanowisku, iż „W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu online do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej Dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.”;
  

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP, w której organ wyraził pogląd, iż „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.”;
  

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. nr 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz, w której organ stwierdził, „że przechowywanie (...), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.”
  
  
  

4. Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji Ordynacji podatkowej
   
   

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zatem zgodnie z treścią przywołanej regulacji, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Konieczne jest więc, aby Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym ustawa nie reguluje w jakiej formie to ma nastąpić (elektronicznej czy papierowej).

Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1373) regulujące kwestie wystawiania rachunków również nie wskazują na formę archiwizowania tych dokumentów otrzymanych od kontrahentów.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji podatkowej jak i rozporządzeń wykonawczych do niej nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury rachunki jak również pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez podatnika zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej były przez niego archiwizowane w wersji elektronicznej.

Mając powyższe na uwadze, Spółka wnioskuje o potwierdzenie prawidłowości, że stosownie do przepisów (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów odbywał się w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Ad 2.

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego.

Zdaniem Spółki, przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające jej prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy są one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (...)”. Zgodnie zaś z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT „kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi”.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Mając na uwadze powyższe przepisy podmiot jest uprawniony do odliczenia VAT naliczonego, gdy spełnione są łącznie następujące przesłanki:

• odliczenia dokonuje podatnik VAT,
  

• w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
  

• towary lub usługi, w związku z nabyciem których podatek VAT został naliczony, są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT,
  

• podatnik otrzymał fakturę/dokument celny dokumentującą tę transakcję.
  
  
  

Ponadto, konieczne jest również wystąpienie braku przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe, regulacje ustawy o VAT nie warunkują prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) otrzymana została faktura ani też w jaki sposób jest archiwizowana. W konsekwencji, forma w jakiej Spółka przechowuje faktury, w związku z którymi przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego, dokumentujące nabywane towary i usługi, nie powinna mieć wpływu na powstanie, realizację czy też zachowanie prawa do odliczenia VAT naliczonego.

W świetle powyższego, Spółka pragnie wskazać, że prawo do odliczenia VAT naliczonego uzależnione powinno być od tego czy:

• w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę (czynnego podatnika VAT) towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,
  

• Spółka otrzymała fakturę VAT/dokument celny dokumentującą tę transakcję, nabyte towary lub usługi, w związku z nabyciem których VAT został naliczony, służą Spółce do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
  

• w analizowanej sytuacji nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT.
  
  
  

Natomiast forma archiwizowania faktur przez Spółkę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT.

W konsekwencji, archiwizowanie w formie elektronicznej faktur, na zasadach opisanych w zdarzeniu przyszłym, daje Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur (przy założeniu spełnienia powyższych przesłanek).

Stanowisko Spółki zostało potwierdzone w licznych interpretacjach prawa podatkowego, przykładowo w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. nr 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.”;
  

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 kwietnia 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF, w której organ stwierdził, że „Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy. Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.”;
  

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 kwietnia 2017 r., sygn. nr 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ, w której organ wyraził pogląd, iż „faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę. W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.”;
  

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP w której organ uznał, że „należy stwierdzić, że (...) postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. (...) Podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej będzie podatkiem prawidłowo i należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy - przy założeniu spełnienia innych wymogów nałożonych ustawą VAT w odniesieniu do odliczenia VAT - będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie elektronicznie.”
  
  
  

Mając powyższe na uwadze, Spółka wnioskuje o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska wskazanego wyżej, tj. że będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
   
   

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.