2019.10.09 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.344.2019.1.JF
z 9 października 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 31 lipca 2019 r. (data wpływu 6 sierpnia 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 30 września 2019 r. (data wpływu 3 października 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 16 września 2019 r. (doręczone w dniu 23 września 2019 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 sierpnia 2019 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 30 września 2019 r. (data wpływu 3 października 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 16 września 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.270.2018.2.JF (doręczone w dniu 23 września 2019 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka (Wnioskodawca) jest spółką z siedzibą w Polsce należącą do Grupy (Grupa).

Wnioskodawca jest aktywnym podatnikiem VAT w Polsce. Wnioskodawca prowadzi działalność w sektorze biotechnologii w Polsce. Głównym obszarem działalności Spółki jest marketing wyrobów farmaceutycznych. Spółka została utworzona jako podmiot świadczący usługi wsparcia, co oznacza, że Wnioskodawca udziela wsparcia merytorycznego (medycznego) i handlowego na rynku polskim w imieniu A (Europe) Limited. Podstawowym celem działalności gospodarczej Spółki w Polsce jest uzyskiwanie oraz utrzymywanie wymaganych pozwoleń od organów regulacyjnych na dopuszczenie do obrotu wyrobów X wykorzystywanych w leczeniu mukowiscydozy na rynku lokalnym, a także składanie wniosków refundacyjnych do odpowiednich organów krajowych.

Ze względu na dużą liczbę otrzymywanych faktur oraz innych dokumentów zakupowych, Spółka wdrożyła procedury przetwarzania i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej.

Spółka stosuje System, który jest wielomodelowym systemem zarządzania bazami danych do wykonywania między innymi czynności obsługi transakcji i operacji rachunkowych. Przepływ faktur obsługuje zaprojektowany na zamówienie Program - zaawansowane narzędzie IT, które umożliwia automatyzację w ramach Systemu w odniesieniu do czynności skanowania, konwersji i importu faktur. Serwery, na których zainstalowany jest system mogą być zlokalizowane poza terytorium Polski (np. na terytorium USA).

Rozliczenia VAT Spółki prowadzone są z wykorzystaniem Systemu przez zespół księgowy ds. obsługi zobowiązań X w Centrum Usług Wspólnych Grupy w Londynie (dalej: Zespół Księgowy X). Zakres czynności obejmuje również opisany niżej system procesowania faktur oraz zlecanie płatności w imieniu Spółki.

Wnioskodawca przedstawia poniżej szczegółowy opis procedury procesowania faktur w Spółce, w tym informacje na temat procedur kontrolnych realizowanych w celu zapewnienia poprawnego rozliczania płatności.

Otrzymanie faktury

Faktury i inne dokumenty zakupowe wystawiane na Spółkę otrzymuje Zespół Księgowy X. Sposób otrzymania wskazanych powyżej dokumentów przebiega w jeden z czterech następujących sposobów:

faktura w formie papierowej wystawiona przez kontrahenta przesyłana jest w formie skanu w .pdf drogą elektroniczną na specjalnie utworzoną do tego celu skrzynkę e-mailową Zespołu Księgowego X,

faktura elektroniczna od kontrahenta przesyłana jest drogą elektroniczną bezpośrednio na ww. skrzynkę e-mailową Zespołu Księgowego X,

faktura elektroniczna od kontrahenta przesyłana jest do Spółki w Polsce i kolejno przekazywana drogą elektroniczną na ww. skrzynkę e-mailową Zespołu Księgowego X,

faktury/rachunki dokumentujące wydatki pracowników, np. koszty podróży i reprezentacji, są skanowane i dołączane elektronicznie przez danego pracownika przy procesowaniu wniosku o rozliczenie wydatków.

W przypadku faktur w formie elektronicznej, Spółka każdorazowo z wyprzedzeniem uzgadnia z kontrahentami taką formę przesyłania dokumentów.

Po otrzymaniu faktur w formacie pdf, wysyłane są one do Programu drogą elektroniczną, gdzie są automatycznie odczytywane i konwertowane na dane komputerowe. W trakcie procesu konwersji dane z faktury oznaczane są na zielono („pewne”) lub czerwono („niepewne”) w celu wskazania stopnia dokładności i pewności w tłumaczeniu danych, tj. przełożenia poszczególnych znaków z formatu pdf na dane komputerowe. Faktury, których nie da się odczytać są przesyłane do Zespołu Kontroli Jakości celem rozwiązania problemu.

Wydatki służbowe

W związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, Spółka ponosi również wydatki, które pokrywane są w pierwszej kolejności przez pracowników Spółki, którzy następnie otrzymują ich zwrot.

Jeśli chodzi o archiwizowanie tego rodzaju dokumentów zakupowych, Spółka wykorzystuje zewnętrzny system o nazwie System Y (dalej: „Program Y”), do którego dostęp mają wszyscy pracownicy. Program Y obejmuje wydatki dotyczące kosztów podróży i reprezentacji. Archiwizowania tego rodzaju faktur dokonuje sam pracownik, który wprowadza fakturę do Programu Y, a następnie wskazuje jej rodzaj - poprzez wpisanie wszystkich niezbędnych danych (dotyczących transakcji, księgowania i otrzymania faktury). W następnej kolejności zespół obsługujący Program Y weryfikuje dane wprowadzone przez pracownika pod względem zgodności z globalną polityką Spółki oraz innymi zasadami wprowadzonymi przez Zespół Obsługi Podróży.

Po wykonaniu powyższych procedur kontrolnych koszty podlegają zatwierdzeniu przez menadżera pracownika, a uzyskana akceptacja stanowi podstawę do dokonania automatycznego zwrotu na prywatny lub służbowy rachunek bankowy pracownika (w zależności od rodzaju wydatku).

Import faktury do systemu

Po konwersji i walidacji faktury w Systemie, dokument jest gotowy do procesowania - w tym momencie faktura pojawia się w systemie procesowania obsługiwanym przez Zespół Księgowy X.

Wszystkie elementy danych (zielone, czerwone oraz niedające się określić (puste)) podlegają analizie i w razie konieczności korekcie. Nie wcześniej niż w momencie sfinalizowania walidacji i zatwierdzenia faktur dokumenty są importowane do Systemu przy zapewnieniu integralności ich treści i autentyczności poszczególnych dokumentów.

Akceptacja faktur

Spółka stosuje ściśle określone procedury akceptacji i weryfikacji faktur.

Po zaimportowaniu danych z faktury do Systemu, System dokonuje przyporządkowania faktury do zamówienia, a członek Zespołu Księgowego X przeprowadza ostateczną weryfikację zapisanych danych i manualnie wprowadza ewentualne niezbędne poprawki, tak by zapewnić integralność danych i możliwość ich odczytania.

Należy podkreślić, że cały proces archiwizowania faktur w Systemie jest na bieżąco kontrolowany przez kierownika Zespołu Księgowego X poprzez:

monitorowanie faktur - jak wskazano wyżej, każda czynność w ramach procesu jest poddawana analizie w celu upewnienia się co do tego, że wszystkie faktury od kontrahentów zostały rozliczone w odpowiednim okresie rozliczeniowym,

porównanie oryginału faktury i kopii - faktury importowane do Systemu są weryfikowane przez kierownika Zespołu Księgowego X pod względem zgodności z danymi uwzględnionymi w oryginalnej fakturze (tj. nazwa sprzedawcy, miejsce dostawcy, numer faktury, data faktury, waluta faktury, waluta płatności, opis, terminy/warunki, metoda płatności, grupa płatności, odpowiednia stawka podatku VAT), co gwarantuje autentyczność pochodzenia tych faktur.

Po dokonaniu powyższej weryfikacji, faktury są przekazywane do procedury zatwierdzania dokumentów w Systemie i przesyłane do użytkownika końcowego (tzw. użytkownik „deliver-to”) do zatwierdzenia. Po przyporządkowaniu faktury do zamówienia, dokument jest przesyłany do użytkownika końcowego tego zamówienia, który sprawdza, czy faktura odpowiada całkowitej wartości zamówienia, a jeśli nie - wyjaśnia tę kwestię z kontrahentem. Faktury, które nie zostały przyporządkowane do zamówień (tj. faktury niezwiązane z zamówieniami, np. podróże kandydatów do pracy, rabaty) są przesyłane do zatwierdzającego wg kryterium funkcji, której dotyczą.

Po uzyskaniu wszystkich akceptacji od odpowiednich osób i tym samym sfinalizowaniu wszystkich procedur weryfikacyjnych, faktury są przesyłane do realizacji płatności.

Spółka informuje, iż po zakończeniu powyżej opisanego procesu i pomyślnym wprowadzeniu faktur do Systemu, oryginały dokumentów w formie papierowej są niszczone. Wprowadzone dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, konkretnie w formacie pdf, uniemożliwiającym ich modyfikację. Powyższe oznacza, że po zaimportowaniu dokumentów do Systemu nie mogą być one w żaden sposób zmienione. Faktury wprowadzone do Systemu charakteryzują się również odpowiednią jakością, dającą możliwość odczytania danych zawartych na fakturze. Po zatwierdzeniu faktury, System uniemożliwia edycję dokumentu i zmianę jakichkolwiek danych umieszczonych na fakturze. System obejmuje również procedury kontrolne uniemożliwiające podwójne wprowadzenie faktury jak również wykasowanie faktury już wprowadzonej.

Wnioskodawca podkreśla, że System jest również zintegrowany z programem rachunkowym Spółki, dzięki czemu każda faktura może zostać odnaleziona i natychmiastowo pobrana z Systemu przez pracownika Spółki. Jednocześnie, System umożliwia także szybkie wyszukiwanie danego rozliczenia, np. według daty jego utworzenia czy numeru faktury, co pozwala Spółce na obniżenie kosztów związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentów. Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej będzie on w stanie zapewnić nieograniczony i natychmiastowy dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, tj. możliwość niezwłocznego znalezienia faktury na prośbę organów skarbowych, wydrukowania jej lub przesłania drogą elektroniczną.

Uzupełniając wniosek wskazano, że:

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Spółka wskazuje, że zgodnie z globalną polityką grupy konieczne jest zatwierdzanie zakupów wszystkich towarów i usług już w procesie zamówienia. Faktury można przetwarzać tylko wtedy, gdy istnieje prawidłowe zamówienie zakupu. Kontrola ta jest na bieżąco testowana przez dział audytu wewnętrznego Wnioskodawcy. Kolejno, Wnioskodawca wskazuje, że kontrola biznesowa, dokonywana będzie wskutek przeprowadzenia procesu weryfikacji faktur pod względem wymogów dotyczących jej treści oraz wymogów formalnych. Proces ten będzie dokonywany początkowo automatycznie przez system, a następnie ręcznie przez osoby zaangażowane w proces księgowania operacji w Spółce. Powyżej opisana kontrola zapewnia, że wszystkie wydatki są najpierw zatwierdzane przez Spółkę, która zapewnia ich dwutorową weryfikację, tj. po przyporządkowaniu faktury do zamówienia, kolejno kierowana jest ona do późniejszego zatwierdzenia w zakresie wymogów formalnych;

zgodnie z przyjętą procedurą wszystkie oryginały faktur po zeskanowaniu, zaimportowaniu do systemu oraz ich sprawdzeniu (tj. po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności) zostaną zniszczone;

w sytuacji konieczności udostępnienia faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka będzie w stanie wyciągnąć je z systemu i udostępnić w formacie PDF poprzez wysyłkę pocztą elektroniczną dokumentów do odpowiednich organów, jak również poprzez udostępnienie dokumentów w sposób elektroniczny w siedzibie Spółki na firmowym sprzęcie. Jednocześnie, Spółka wskazuje, że obecnie jest w trakcie poszukiwania nowych rozwiązań w zakresie udostępnienia dokumentów archiwizowanych elektronicznie na przyszłość;

w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT, Spółka pragnie nadmienić, że wydatki, co do których przysługuje Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w oparciu o obowiązujące przepisy prawa podatkowego, dokumentowane fakturami archiwizowanymi elektronicznie, służą czynnościom opodatkowanym Spółki i nie dotyczą art. 88 ustawy o VAT (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego, jak również powyżej opisanej procedury archiwizowania faktur, metoda przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej - przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej - jest zgodna z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. (tekst jednolity - Dz.U. 2018.2174, dalej: „ustawa o VAT”)?
Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego, jak również powyżej opisanej procedury archiwizowania faktur, Wnioskodawca jest uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w sytuacji, gdy Spółka przechowuje faktury wyłącznie w formie elektronicznej, a oryginalne wersje papierowe podlegają zniszczeniu, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w art. 86 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję dla potrzeb rozliczeń podatkowych oraz przechowywać wszelkie inne dokumenty, zwłaszcza faktury, związane z tymi rozliczeniami do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują w swojej ewidencji:

faktury wystawione przez nich lub w ich imieniu, w tym faktury wystawione ponownie,
faktury otrzymane, w tym faktury wystawione ponownie,

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W kolejnych ustępach przepisu określono, że podatnicy mający siedzibę na terytorium kraju mają obowiązek przechowywania faktur na terytorium kraju, tj. w Polsce, jednak dokumenty te mogą być również przechowywane w innych miejscach w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych. Podatnicy są obowiązani zapewnić tym organom na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższy przepis określa również wymogi dotyczące precyzyjnego sposobu przechowywania ewidencji VAT, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. W związku z powyższym, aby spełnić warunek zapewnienia autentyczności faktury, wyszczególniony w ustawie o VAT, konieczne jest zapewnienie, by była ona wystawiona przez podmiot, który faktycznie przeprowadził transakcje udokumentowane tą fakturą.

Ponadto, w świetle art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych zawartych na fakturze. W świetle powyższego, należy stwierdzić, że zapewnienie integralności treści faktury oznacza brak możliwości zmiany danych zawartych na fakturze, a nie jej formatu w sensie technicznym.

Czytelność faktury nie została zdefiniowana w polskiej ustawie o VAT, jednak zdaniem Spółki określenie to należy rozumieć jako możliwość odczytania danych zawartych na fakturze z wykorzystaniem powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zwrócić uwagę, że w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Określenia „kontrole biznesowe” i „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w cytowanym przepisie nie są wprost zdefiniowane w ustawie o VAT. Jednakże, zgodnie ze stanowiskiem organów skarbowych (wyrażonym na przykład w indywidualnej interpretacji prawa podatkowego wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 3 lipca 2018 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK), określenie „kontrola biznesowa” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Ponadto, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do rozmiaru prowadzonej działalności jak również kategorii podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jej jakość, kategorię dostawców i klientów danej Spółki.

Jako przykład kontroli biznesowych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji podatkowej z dnia 16 stycznia 2019 (nr 0114-KDIP1-3.4012.652.2018.2.JF) wskazał posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu”, w świetle stanowiska przedstawionego przez organy skarbowe (np. w indywidualnej interpretacji podatkowej wydanej przez Dyrektora I Krajowej Informacji Skarbowej dnia 7 stycznia 2019 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT), oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika. W związku z powyższym, dla potrzeb VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna oznaczać umożliwienie analizy związku pomiędzy fakturą i rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, ze wskazaniem, iż wybór środków umożliwiających wykazanie tego związku należy do podatnika.

Zatem, w świetle powyższego, należy stwierdzić, że przepisy ustawy o VAT nie nakładają na podatnika obowiązku przechowywania dokumentów źródłowych w oryginalnej formie. Ani ustawa o VAT, ani inna ogólnie obowiązująca ustawa (zwłaszcza Ordynacja podatkowa) nie zawierają przepisu, który ograniczałby możliwość archiwizowania elektronicznego jedynie do faktur otrzymanych przez podatnika w formie elektronicznej. Podobnie nie ma przepisu zobowiązującego podatnika do przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej jedynie w tej formie. Zdaniem Spółki, w tej sytuacji, podatnik ma prawo wyboru elektronicznego archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej, przy założeniu spełnienia warunków określonych w ustawie, w szczególności, gdy:

podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

powyższe zostanie zapewnione dzięki przeprowadzeniu odpowiednich kontroli biznesowych, które pozwolą ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dokumentowaną transakcją,

faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

podatnik będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych oraz zapewnić tym organom na ich żądanie bezzwłoczny pobór faktur i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Zdaniem Wnioskodawcy, metoda obiegu i archiwizowania otrzymanych faktur, przedstawiona w opisie stanu faktycznego, w szczególności w opisie procedury archiwizowania faktur w Spółce, spełnia wszystkie wymienione wyżej kryteria, tj. zapewnia ona:

Autentyczność pochodzenia, gdyż elektroniczna wersja faktury będzie stanowić prawdziwe odzwierciedlenie jej odpowiednika, otrzymanego przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej. Spółka podkreśla, że zapewni wiarygodność danych wystawcy dokumentu i treści faktury w odniesieniu do każdej otrzymanej i sprocesowanej faktury, jednocześnie będąc również w posiadaniu dokumentów źródłowych, takich jak zamówienia potwierdzające treść procesowanych faktur.

System wprowadzony przez Spółkę umożliwi weryfikację dokumentów wprowadzonych do Systemu oraz identyfikację ewentualnych błędów, mogących powstać w trakcie procesu dokumentowania. Spółka podkreśla, że zgodnie z przyjętą procedurą, potencjalne błędy zostaną wychwycone na samym początku wprowadzania danych, przy wykorzystaniu określonych kolorów (czerwony lub zielony), które automatycznie umożliwią pracownikom Spółki ich identyfikację. Co więcej, autentyczność pochodzenia będzie zapewniona zarówno na etapie importu faktury, poprzez weryfikację danych elektronicznych przez Zespół Księgowy X, jak również na etapie akceptacji faktury, poprzez przyporządkowanie zamówienia do faktury oraz porównanie oryginału faktury i jej kopii przez kierownika zespołu. Powyższe dotyczy również procesu archiwizowania wydatków (w formie faktur) poniesionych przez pracowników Spółki, które będą weryfikowane przez osoby zaangażowane w audyt danych, w świetle polityki globalnej Spółki oraz innych regulaminów wdrożonych przez Z Wnioskodawcy.

Integralność treści, rozumiana jako sytuacja, w której dane na fakturze pozostają niezmienione, zostanie zapewniona dzięki procedurze, w ramach której faktury są przechowywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym (*.PDF), uniemożliwiającym ingerencję w treść faktury, przy wykorzystaniu ogólnodostępnych aplikacji, przez cały okres ich przechowywania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W rezultacie opisanej powyżej procedury obiegu i archiwizowania faktur w Spółce, obraz faktury, będący odzwierciedleniem faktury w formie papierowej, jest zapisywany i ewidencjonowany elektronicznie. Czytelność zeskanowanych faktur zostanie zapewniona dzięki zastosowaniu specjalistycznego Systemu. W rezultacie faktury zapisane w formie elektronicznej zapewnią dobrą jakość grafiki, dzięki której zostanie zapewniona czytelność i transparentność treści faktur archiwizowanych w formie elektronicznej. Powyższe dotyczy również procesu archiwizowania wydatków (w formie faktur) poniesionych przez pracowników Spółki (czytelność faktur zostanie zapewniona w Programie Y).

Wszystkie wymienione kryteria będą spełnione od momentu otrzymania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dzięki przeprowadzeniu odpowiednich kontroli biznesowych, które łącznie ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dokumentowaną transakcją.

Wewnętrzne systemy kontroli Spółki będą wykorzystywane w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur w trakcie całej procedury opisanej w opisie stanu faktycznego wniosku, tj. od momentu otrzymania faktury poprzez jej wprowadzenie do Systemu, aż po akceptację dokumentu. Wnioskodawca podkreśla, że każda faktura zostanie poddana ścisłej kontroli biznesowej, dokonanej wskutek przeprowadzenia procesu weryfikacji faktur pod względem wymogów dotyczących jej treści oraz wymogów formalnych. Proces ten będzie dokonywany początkowo automatycznie przez System, a następnie ręcznie przez osoby zaangażowane w proces księgowania operacji w Spółce. Dodatkowo, będzie on obejmował również kontrolę wewnętrzną podwykonawców i dokumentów zewnętrznych, która będzie przeprowadzana między innymi poprzez weryfikację kontrahentów oraz gromadzenie zamówień potwierdzających świadczenie usług i dostawę towarów, dokumentowanych daną fakturą itp.

Wnioskodawca wskazuje, że jedynie faktury, które przejdą powyżej opisany proces weryfikacji i akceptacji, zostaną ujęte dla potrzeb rachunkowości oraz dla potrzeb opodatkowania i będą przechowywane w Systemie do momentu upływu okresu przedawnienia. System obejmuje procedury kontrolne uniemożliwiające dublowanie faktur oraz usunięcie faktury już wprowadzonej.

Jak opisano w stanie faktycznym wniosku, analogiczny proces kontroli wewnętrznej będzie przeprowadzany w odniesieniu do wydatków (w formie faktur) ponoszonych przez pracowników Spółki. Menadżerowie, którzy są odpowiedzialni za Program Y i są zaznajomieni z regulaminami Spółki w zakresie zgodności z procedurami/przepisami, weryfikują wszystkie dane wprowadzone przez pracowników Spółki i porównują je z poniesionymi wydatkami. Weryfikacja jest przeprowadzana w celu ustalenia, czy dany wydatek spełnia kryteria określone w polityce globalnej oraz czy jest zgodny z innymi zasadami wprowadzonymi przez Z Spółki (dzięki powyżej opisanej weryfikacji, możliwe jest spełnienie wymogów wymienionych powyżej, tj. zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności zawartych w niej danych).

Faktury są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Jak już wspomniano, po dokonaniu weryfikacji treści dokumentu, faktury są przekazywane do przechowywania i przetwarzania w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Wnioskodawca wskazuje, że System jest zintegrowany z programem księgowym Spółki, dzięki czemu każda faktura może zostać odnaleziona przez pracownika Spółki i łatwo pobrana z Systemu. System umożliwia szybkie wyszukiwanie danego dokumentu np. po dacie wystawienia, numerze faktury lub kontrahencie, czyli szybką i łatwą identyfikację.

Spółka będzie w stanie zapewnić odpowiednim organom (naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) pełny i natychmiastowy dostęp on-line do tych faktur poprzez ich wydrukowanie lub przesłanie pocztą elektroniczną lub za pomocą innych środków elektronicznych, by zagwarantować bezzwłoczny pobór faktur i przetwarzanie zawartych w nich danych na każde żądanie organów.

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy opisana metoda przechowywania faktur jedynie w wersji elektronicznej - przy jednoczesnym zniszczeniu wersji papierowych oryginałów dokumentów - zapewnia łatwą identyfikację faktur, autentyczność ich pochodzenia, integralność i czytelność ich treści i w związku z tym jest zgodna z art. 112a ustawy o VAT.

Wnioskodawca chciałby zwrócić uwagę, że powyższe stanowisko zostało również potwierdzone w licznych indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, np. następujących:

„Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy” (indywidualna interpretacja prawa podatkowego wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 7 marca 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.787.2018.2.AK);

„Skoro jak wskazano - zeskanowane faktury zakupowe (e-faktury) będą podlegały weryfikacji przez wyznaczonych pracowników (ilość, cena, wartość, dane nabywcy i dostawcy - na podstawie złożonego przez Spółki zamówienia), a weryfikacja ta pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą zakupową (w tym korygującą, duplikatem faktury), a zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz pozwoli na potwierdzenie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury i zapewni autentyczność pochodzenia tych dokumentów i to, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, to należy zgodzić się z Wnioskodawcami, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg faktur zakupowych otrzymanych przez Spółki w formie papierowej jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 16 stycznia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.652.2018.2.JF);

„Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 10 maja 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT);

„W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 8 marca 2018 r, nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF);

„Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że przechowywanie w formie elektronicznej otrzymywanych faktur - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, należy stwierdzić, że nie będzie żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 20 listopada 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.576.2018.3.KS).

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka jest uprawniona do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur (przy założeniu, że dokumentują one wydatki uprawniające Wnioskodawcę do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W świetle ustępu 2 tego przepisu, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Ponadto zgodnie z art. 86 ust. 10 w związku z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do towarów i usług nabytych lub importowanych przez podatnika, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

W świetle powyższego, podmiot jest uprawniony do odliczenia VAT naliczonego przy założeniu spełnienia wszystkich poniższych warunków:

odliczenia dokonuje podatnik VAT,

obowiązek podatkowy powstaje w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług,

nabyte towary lub usługi są wykorzystywane przez podatnika dla potrzeb VAT,

podatnik otrzymał fakturę dokumentującą transakcję.

Wnioskodawca zwraca uwagę na to, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa do odliczenia podatku naliczonego od formy, w jakiej otrzymano fakturę (elektroniczna czy papierowa) lub sposobu jej archiwizowania. W związku z powyższym, sposób przechowywania faktur przez Spółkę nie powinien mieć wpływu na prawo Spółki do odliczenia VAT naliczonego.

W powyższym kontekście prawo Spółki do odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z danej faktury, powinno zależeć wyłącznie od tego, czy:

obowiązek podatkowy powstał w odniesieniu do towarów i usług nabytych przez Wnioskodawcę, nabyte towary lub usługi są wykorzystywane przez Spółkę dla potrzeb czynności opodatkowanych VAT,

Spółka otrzymała fakturę VAT/dokument celny dokumentujący transakcję, która spełnia kryteria określone w art. 112a ustawy o VAT,

nie ma zastosowania żadna z przesłanek negatywnych, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, archiwizowanie faktur jedynie w formie elektronicznej przy jednoczesnym niszczeniu wersji papierowych otrzymanych oryginałów dokumentów uprawnia Wnioskodawcę do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z tych faktur, o ile spełnione są powyższe warunki, tj. faktury dotyczą zakupów wykorzystywanych na potrzeby transakcji podlegających VAT, nie zostały wymienione w art. 88 ustawy o VAT oraz są przechowywane w sposób zapewniający łatwe odszukanie faktur, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Stanowisko Spółki zostało również potwierdzone w licznych indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, np.:

„skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 14 marca 2019 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2019.2.JG),

„Podsumowując, korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów, pozwoli spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy, dzięki czemu Wnioskodawca będzie mógł prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów. Taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy, będzie dawała Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 7 marca 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.787.2018.2.AK),

„Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej Faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to Faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy. Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 11 kwietnia 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF),

„Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach wynikających z ustawy o VAT, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy” (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 27 czerwca 2018 r„ nr 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ).

„Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów - faktur VAT, paragonów i rachunków - w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku Procedurą archiwizowania i przechowywania Dokumentów, nie ma (nie będą miały) wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT. Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego w tych dokumentach w zakresie w jakim prawo to przysługiwałoby na podstawie danego dokumentu przechowywanego w formie papierowej” (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu dnia 13 stycznia 2016 r., nr ILPP4/4512-1-361/15-4/PR).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka wdrożyła procedury przetwarzania i przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych faktur oraz innych dokumentów zakupowych. Na specjalnie utworzoną skrzynkę e-mailową Zespołu Księgowego Spółki przekazywane są: w formie skanu (.pdf) faktury wystawione przez kontrahenta w formie papierowej, faktury elektroniczne oraz faktury elektroniczne przesyłane do Spółki w Polsce i kolejno przekazywane drogą elektroniczną. Faktury/rachunki dokumentujące wydatki pracowników, np. koszty podróży i reprezentacji, które są skanowane i dołączane elektronicznie przy procesowanie wniosku o rozliczenie wydatków. Archiwizacji dokumentów dotyczących wydatków służbowych (koszty podróży i reprezentacji) dokonuje sam pracownik, a Zespół obsługujący weryfikuje te dane. Koszty te podlegają akceptacji przez menadżera pracownika. Po konwersji i walidacji faktury w Systemie, dokument pojawia się w Systemie. Zgodnie z przyjętą procedurą wszystkie oryginały faktur po zeskanowaniu, zaimportowaniu do systemu oraz ich sprawdzeniu (tj. po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności) zostaną zniszczone.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz zgodności z art. 112a ustawy archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych w art. 86 ustawy.

Jak wskazała Spółka wprowadzone dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej w formacie pdf, uniemożliwiającym ich modyfikację oraz wykasowanie wprowadzonej faktury. Wnioskodawca podkreśla, że każda faktura może zostać odnaleziona, pobrana, a na prośbę odpowiednich organów skarbowych, wydrukowana lub przesłana drogą elektroniczną w formacie PDF, jak również udostępniona w sposób elektroniczny w siedzibie Spółki. Jak wskazano, oryginały faktur zostaną zniszczone po zeskanowaniu, zaimportowaniu do systemu oraz ich sprawdzeniu (tj. po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności).

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Spółka stosuje ściśle określone procedury akceptacji i weryfikacji faktur. Po zaimportowaniu danych z faktury do Systemu, System dokonuje przyporządkowania faktury do zamówienia, a członek Zespołu Księgowego przeprowadza ostateczną weryfikację zapisanych danych i manualnie wprowadza ewentualne niezbędne poprawki, tak by zapewnić integralność danych i możliwość ich odczytania. Jak wskazano, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług poprzez: zatwierdzanie zakupów towarów i usług w procesie zamówienia; przetwarzanie faktur tylko wtedy, gdy istnieje prawidłowe zamówienie zakupu; testowanie na bieżąco kontroli przez dział audytu wewnętrznego Spółki; weryfikację faktur pod względem wymogów dotyczących jej treści oraz wymogów formalnych (początkowo automatycznie przez system, a następnie ręcznie przez osoby zaangażowane w proces księgowania). Proces archiwizowania faktur w Systemie jest na bieżąco kontrolowany poprzez monitorowanie faktur oraz porównanie oryginału faktury i kopii pod względem zgodności z danymi uwzględnionymi w oryginalnej fakturze (tj. nazwa sprzedawcy, miejsce dostawcy, numer faktury, data faktury, waluta faktury, waluta płatności, opis, terminy/warunki, metoda płatności, grupa płatności, odpowiednia stawka podatku VAT). Po przyporządkowaniu faktury do zamówienia, dokument jest przesyłany do sprawdzenia, czy faktura odpowiada wartości zamówienia. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie były wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest podatnikiem VAT prowadzącym działalność w sektorze biotechnologii. Głównym obszarem działalności Spółki jest marketing wyrobów farmaceutycznych. Spółka wskazuje, że wydatki dokumentowane fakturami archiwizowanymi elektronicznie, służą czynnościom opodatkowanym Spółki i nie dotyczą art. 88 ustawy. Wobec tego należy zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, że posiada Ona prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur.

Zatem, stanowisko Spółki należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie należy wskazać, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin