Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.320.2019.2.KS
z 3 września 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 czerwca 2019 r. (data wpływu 17 czerwca 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 sierpnia 2019 r. (data wpływu 26 sierpnia 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego na nich zawartego oraz przechowywania wystawianych faktur sprzedażowych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 czerwca 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego na nich zawartego oraz przechowywania wystawianych faktur sprzedażowych. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 19 sierpnia 2019 r. (data wpływu 26 sierpnia 2019 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy oraz czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wnioskodawcy wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska tej osoby.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Spółka będąca czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie outsourcingu procesów rekrutacyjnych. Spółka specjalizuje się w świadczeniu usług rekrutacyjnych i pośrednictwie w świadczeniu tego rodzaju usług. Obecnie Spółka zatrudnia w Polsce ponad 1450 pracowników („Pracownicy”).

Faktury dokumentujące zakup towarów i usług

W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu dostawców i usługodawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone przez Kontrahentów usługi są dokumentowane fakturami VAT (dalej: „faktury zakupowe”). Co do zasady Spółka otrzymuje faktury zakupowe wystawiane przez Kontrahentów w formie elektronicznej, jednak zdarzają się również przypadki, gdy faktury zakupowe wysyłane są do Spółki w formie papierowej. Aktualnie Spółka otrzymuje średnio ponad 2000 faktur zakupowych rocznie.

Na podstawie otrzymanych faktur zakupowych następuje księgowanie dokumentu, tj. utworzenie dokumentu księgowego (dalej: „dokument księgowy”). Otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe są księgowane z wykorzystaniem programu P („System 1”) lub S („System 2”). Wybór odpowiedniego systemu nie leży w gestii osoby odpowiedzialnej za zaksięgowanie danej faktury zakupowej, lecz jest uzależniony od rodzaju towaru/usługi, którego zakup dokumentuje ta faktura. System 2 przeznaczony jest wyłącznie do księgowania faktur dokumentujących nabycie towarów i usług związanych z przeprowadzanymi przez Spółkę akcjami marketingowymi, w których wykorzystywane są środki masowego przekazu (telewizja, radio, prasa, Internet). Pozostałe faktury zakupowe (ok. 99%) księgowane są za pomocą Systemu 1. Podział taki wynika ze szczególnych funkcjonalności, które posiada System 2, wykorzystywanych przez dział zakupów do weryfikacji tego rodzaju towarów i usług.

Zaksięgowane faktury zakupowe przechowywane są w formie elektronicznej, w formacie PDF lub JPG na dysku sieciowym Spółki („Dysk”). Dostęp do Dysku mają wyłącznie upoważnione osoby. Ponadto, w przypadku faktur zakupowych księgowanych w Systemie 1, obraz faktury stanowi załącznik do każdego z dokumentów księgowych. System 2 nie posiada funkcjonalności pozwalającej na zapisanie obrazu księgowanej faktury jako załącznika. Faktury księgowane za pomocą tego systemu przechowywane są jednak w oddzielnym folderze na Dysku oraz są opatrzone numerem faktury jak również numerem dokumentu księgowego, co pozwala na łatwe odnalezienie właściwej faktury. Spółka będzie przechowywała faktury na Dysku z podziałem na okresy rozliczeniowe. Ponadto, codziennie w sposób automatyczny generowana jest kopia zapasowa faktur przechowywanych na Dysku w celu dodatkowego zabezpieczenia przed utratą danych.

Faktury dokumentujące sprzedaż

Spółka dokumentuje wykonywane usługi za pomocą faktur (dalej: „faktury sprzedażowe”). Aktualnie Spółka wystawia ok. 500 faktur sprzedażowych rocznie. Co do zasady faktury sprzedażowe wystawiane i wysyłane są w formie elektronicznej, w postaci załącznika do wiadomości e-mail. Sporadycznie faktury sprzedażowe wysyłane są również w formie papierowej pocztą tradycyjną (dotyczy to w szczególności faktur korygujących).

Faktury sprzedażowe wystawiane są przez upoważnionych do tego Pracowników za pomocą programu M. Wystawienie faktury sprzedażowej możliwe jest wyłącznie na podstawie istniejącej i aktualnej umowy. Wystawiona faktura sprzedażowa księgowana jest następnie z wykorzystaniem programu S („System 3”). System 3 nie posiada funkcjonalności pozwalającej na przechowywanie załączników. Niezależnie od sposobu dostarczenia faktur sprzedażowych do nabywcy (dalej: „Nabywca”), faktury sprzedażowe przechowywane są w nieedytowalnym formacie (np. PDF).

W przypadku faktur sprzedażowych korygujących, Spółka ma możliwość powiązania w łatwy sposób każdej z faktur sprzedażowych korygujących z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia.

Dokumenty dotyczące wydatków służbowych

Ponadto, ze względu na dużą liczbę Pracowników, a także specyfikę ich pracy polegającą na częstych podróżach służbowych, Spółka otrzymuje również istotną liczbę dokumentów mających na celu rozliczenie delegacji („Rozliczenie”). Zgodnie z obecnie obowiązującą polityką Spółki, wszystkie Rozliczenia generowane przez Pracowników w służącym do tego systemie W („System 4”) są przez nich drukowane, kompletowane wraz z wszystkimi fakturami, rachunkami i innymi dokumentami (np. biletami) potwierdzającymi poniesienie wydatku przez Pracownika (dalej: „Załączniki”) oraz dostarczane do działu księgowości w formie papierowej. Niezależnie od powyższego, Pracownicy przygotowujący Rozliczenia zobligowani są do zamieszczenia w Systemie 4 skanów wszystkich Załączników i przypisania ich do konkretnego Rozliczenia. W rezultacie obecnie Spółka przechowuje Rozliczenia wraz z Załącznikami (dalej łącznie jako „Raporty”) zarówno w formie elektronicznej (w Systemie 4) jak również w formie papierowej.

Dział księgowości na podstawie przesłanych przez Pracownika Raportów, wcześniej zaakceptowanych i zweryfikowanych przez bezpośredniego przełożonego Pracownika, weryfikuje poniesiony wydatek – w szczególności prawidłowość danych umieszczonych na Rozliczeniu, na załączonych fakturach i innych Załącznikach, faktyczne poniesienie wydatku przez Pracownika, jak również związek wydatków z wykonywaniem obowiązków służbowych przez Pracowników.

W uzasadnionych przypadkach Spółka dokonuje odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego na fakturach stanowiących Załączniki do Rozliczeń.

Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji oraz podróży służbowych, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę faktur oraz Raportów, Spółka planuje wdrożyć elektroniczną archiwizację faktur i Raportów wykorzystując do tego funkcjonalność Dysku oraz poszczególnych systemów, w których księgowane i przechowywane są faktury i Raporty (System 1, System 2, System 3, System 4; dalej łącznie jako „Systemy”). Dzięki zastosowaniu Dysku oraz Systemów możliwa jest digitalizacja dokumentów papierowych, to jest ich zapisanie i przechowywanie w formacie elektronicznym (w formie skanu).

Szczegółowe informacje na temat obiegu i przechowywania dokumentów

W ramach uzupełnienia poniżej Spółka przedstawia bardziej szczegółowe informacje dotyczące obiegu dokumentów w Spółce.

Możliwe są dwie ścieżki otrzymywania faktur zakupowych przez Spółkę: drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną.

W przypadku faktur zakupowych przesyłanych drogą elektroniczną Spółka wskazuje jeden adres e-mail (dalej: „Skrzynka”), na który Kontrahenci mogą przesyłać dokumenty. Dostęp do Skrzynki posiadają wyłącznie upoważnieni do tego Pracownicy działu księgowości. Pracownicy ci zobowiązani są do zamieszczenia na Dysku otrzymanej drogą mailową faktury zakupowej elektronicznej. W przypadku faktur zakupowych księgowanych w Systemie 1, obraz faktury jest dodatkowo zamieszczany w Systemie 1. Na podstawie tak zapisanego obrazu faktury następuje księgowanie dokumentu.

Data zamieszczenia skanu w odpowiednim Systemie/na Dysku jest co do zasady tożsama z datą otrzymania faktury zakupowej przez Spółkę. Jeżeli faktura zakupowa zostanie otrzymana w dniu wolnym od pracy, Pracownicy zobowiązani są do wprowadzenia faktury do Systemu/na Dysk w kolejnym dniu roboczym. Ponadto, Systemy wymuszają manualne wprowadzenie daty otrzymania faktury zakupowej, a więc następuje podwójna weryfikacja tej danej.

W przypadku faktur zakupowych przesyłanych pocztą tradycyjną, Spółka w relacjach z Kontrahentami również podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury zakupowe wystawione w formie papierowej. Pracownicy Spółki odpowiedzialni za obsługę dokumentów przychodzących, do których trafiają przesłane przez Sprzedawców faktury zakupowe w formie papierowej, zobligowani są do opieczętowania faktury datą jej otrzymania oraz niezwłocznego przekazania ich wyznaczonym Pracownikom działu księgowości. Wyznaczony Pracownik działu księgowości zobligowany jest natomiast do ich zeskanowania w dniu otrzymania faktury zakupowej przez Spółkę lub w najbliższym dniu roboczym. Na przygotowanym skanie faktury widoczna jest pieczątka z datą jej wpływu, wykorzystywana do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT. Skan faktury zakupowej zapisywany jest na Dysku w formacie PDF lub JPG. W przypadku faktur zakupowych księgowanych w Systemie 1, obraz faktury jest dodatkowo zamieszczany w Systemie 1. W rezultacie, faktury zakupowe otrzymywane w formie papierowej są obecnie przechowywane zarówno w tej formie jak i w wersji elektronicznej.

Poszczególne Systemy posiadają funkcjonalności uniemożliwiające zaksięgowanie tego samego dokumentu dwukrotnie, w sytuacji, w której ta sama faktura zakupowa zostałaby otrzymana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Sporadycznie zdarza się, że Kontrahenci przesyłają fakturę zakupową drogą elektroniczną na inny adres email niż Skrzynka. Wówczas faktura taka jest przesyłana na Skrzynkę, a następnie procesowana zgodnie z ww. opisem.

Niezależnie od sposobu otrzymania faktury zakupowej, po jej zaksięgowaniu, dokument przechowywany jest na Dysku. Co ważne, możliwe jest szybkie odnalezienie i wyświetlenie faktur niezależnie od tego, w którym Systemie zostały one zaksięgowane. Systemy oraz Dysk umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur i Raportów, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i analizę danych w nich zawartych.

W przypadku faktur zakupowych a także wszystkich Załączników skanowanych przez Pracowników, istotnym jest, że zachowywana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Pracownicy zobowiązani są do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Na etapie skanowania faktury zakupowej i Załączników, a także po ich wprowadzeniu do odpowiedniego Systemu i/lub na Dysk jakakolwiek modyfikacja treści dokumentów nie jest możliwa. Po zeskanowaniu dokumenty są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie i/lub na Dysku w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp.

Faktury zakupowe oraz sprzedażowe, jak również Raporty są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwala także na zapobieganie degradacji faktur zakupowych, sprzedażowych oraz Raportów poprzez zacieranie ich elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania ich w formie papierowej.

W ramach uzupełnienia Spółka wskazuje, iż dane finansowe z Systemów 1, 2 i 4 są finalnie eksportowane do Systemu 3 umożliwiającego, na podstawie danych zbiorczych, przygotowanie m.in. niezbędnych sprawozdań czy deklaracji VAT.

Weryfikacja treści faktury

Co istotne, Spółka stosuje proces szczegółowej weryfikacji treści faktury zakupowej z danymi w odpowiednim Systemie, w szczególności poprzez porównanie danych na fakturze zakupowej z danymi z zamówienia. Spółka wymaga bowiem od Kontrahentów, aby wystawione przez nich faktury zakupowe wskazywały numer danego zamówienia złożonego przez Spółkę. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem, a fakturą zakupową, Pracownicy Spółki dokonują szczegółowej weryfikacji mającej na celu ustalenie prawidłowych wpisów. W przypadku zgodności wszystkich informacji z zamówienia z danymi wskazanymi przez Sprzedawcę na fakturze zakupowej, odpowiedni System informuje o prawidłowości wprowadzonej faktury zakupowej. Wówczas faktura taka podlega jeszcze manualnej weryfikacji oraz aprobacie przez Pracownika (innego niż Pracownik odpowiedzialny za zaksięgowanie dokumentów). Po przejściu opisanej ścieżki faktura zakupowa jest traktowana jako faktura do zapłaty.

W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, odpowiedni System informuje o tym poprzez wyświetlenie komunikatu o błędzie. W takim przypadku, do momentu wyjaśnienia rozbieżności, ostateczne zaksięgowanie faktury zakupowej jest wstrzymywane, a płatność należna Kontrahentowi jest blokowana. W przypadku błędów na fakturze zakupowej wystawionej przez Sprzedawcę (np. błędna kalkulacja VAT lub zastosowanie błędnej stawki VAT), Spółka zwraca się do niego z prośbą o wystawienie faktury korygującej.

W sytuacji, w której otrzymana faktura zakupowa nie wskazuje numeru zamówienia, Spółka zwraca się do Kontrahenta z prośbą o uzupełnienie brakującego numeru. W sporadycznych przypadkach (np. w odniesieniu do zakupu energii elektrycznej) Spółka akceptuje faktury, na których nie zamieszczono numeru zamówienia. Niemniej jednak faktura taka jest manualnie przypisywana do istniejącego w odpowiednim Systemie numeru zamówienia (w niektórych przypadkach zamówienie takie może obejmować kilka faktur zakupowych, np. za roczny okres rozliczeniowy). Faktury zakupowe niewskazujące lub niezwiązane z konkretnym zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez dwóch Pracowników odpowiedzialnych za dany zakup (następuje dwustopniowa weryfikacja treści faktury zakupowej).

Biorąc pod uwagę powyższe działania, Spółka dokonuje kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą zakupową, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Spółka każdorazowo ma pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz jest w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. Ponadto, w programie pocztowym regularnie wykonywana jest automatyczna archiwizacja „Wspólnych skrzynek mailowych”, w tym Skrzynki.

Spółka zamierza w przyszłości całkowicie zrezygnować z przechowywania faktur zakupowych, sprzedażowych oraz Raportów w formie papierowej. W tym kontekście Spółka planuje, że:

• wszystkie faktury zakupowe będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na Dysku, a w przypadku, gdy jest to możliwe także w odpowiednim Systemie – niezależnie od tego w jakiej formie faktury te zostały wystawione, a następnie otrzymane przez Spółkę,
• wszystkie faktury sprzedażowe będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na Dysku – niezależnie od tego w jakiej formie faktury te zostały wystawione, a następnie wysłane przez Spółkę,
• wszystkie Raporty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie 4, a Pracownicy nie będą zobligowani do drukowania Rozliczeń i przekazywania Raportów w formie papierowej.
  
  

Spółka podkreśla również, iż ewentualne zmiany systemów stosowanych w Spółce mogące mieć miejsce w przyszłości nie będą miały wpływu na spełnienie warunków dotyczących przechowywania faktur przewidzianych w art. 112 i 112a ustawy o VAT, tj. Spółka zobowiązuje się zadbać, by warunki tam określone pozostały nadal spełnione.

W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem pytania nr 1 są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. W zakresie pytania nr 1 złożony wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Spółka podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

W uzupełnieniu wniosku Spółka wyjaśniła, że będzie przechowywała otrzymywane faktury (tj. faktury zakupowe, w tym te stanowiące Załączniki do dokumentów mających na celu rozliczenie delegacji) i wystawiane faktury (tj. faktury sprzedażowe) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia (w zakresie faktur sprzedażowych) lub otrzymania (w zakresie faktur zakupowych, w tym stanowiących Załączniki do dokumentów mających na celu rozliczenie delegacji) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Spółka będzie zapewniała naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur sprzedażowych, a w przypadku faktur sprzedażowych przechowywanych w formie elektronicznej – także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy faktury zakupowe (w tym faktury zakupowe stanowiące Załączniki do dokumentów mających na celu rozliczenie delegacji) przechowywane w opisany powyżej sposób (tj. wyłącznie w formie elektronicznej na Dysku lub w odpowiednim Systemie) będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT)?
2. Czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie wyłącznie na Dysku lub w odpowiednim Systemie otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz Rozliczeń oraz ich udostępnianie wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej?
3. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania wystawianych faktur sprzedażowych jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Faktury (w tym faktury stanowiące Załączniki do dokumentów mających na celu rozliczenie delegacji) przechowywane w opisany powyżej sposób (tj. wyłącznie w formie elektronicznej na Dysku lub w odpowiednim Systemie) będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
2. Dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie wyłącznie na Dysku lub w odpowiednim Systemie otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz Rozliczeń oraz ich udostępnianie wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.
3. Opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania wystawianych faktur sprzedażowych jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT.
   
   

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad. 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Natomiast art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wskazuje przypadki, w których faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei w myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą okazać się wskazówki ujęte w broszurze informacyjnej Ministra Finansów z 2013 r. pt.: „Zmiany w zakresie zasad fakturowania”.

Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest »dopasowywanie« do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.

Ponadto Minister wskazał, że: „... co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Zdaniem Spółki, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego Dysk oraz Systemy wykorzystywane do otrzymywania i przechowywania faktur zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przechowywanych faktur.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że faktury papierowe wysyłane są pod adres, który Spółka przekazuje swoim Kontrahentom. W odniesieniu natomiast do dokumentów mających na celu rozliczenie delegacji, Rozliczenia te dokonywane są w ramach Systemu 4, do którego dostęp mają wyłącznie Pracownicy Spółki.

W związku z tym, zdaniem Spółki, niezależnie od późniejszych procedur, już na tym etapie ograniczona jest możliwość otrzymania przez nią faktur i Raportów od podmiotów, które nie pozostają w relacjach biznesowych ze Spółką lub osób niebędących Pracownikami Spółki. Jednocześnie, dla usprawnienia funkcjonowania odpowiednich Systemów i pełniejszej weryfikacji, Spółka wskazuje swoim Kontrahentom konieczność uwzględnienia na fakturze numeru zamówienia złożonego przez Spółkę.

Zdaniem Spółki, szczególnie istotny jest fakt, iż odpowiednie Systemy umożliwiają porównanie otrzymanej faktury zakupowej z danymi w systemie księgowym. Spółka dokonuje w szczególności porównania danych na otrzymanych dokumentach ze złożonymi zamówieniami. Weryfikacja jest dwustopniowa i odbywa się za pomocą odpowiedniego Systemu, który porównuje dane zawarte na fakturze zakupowej z danymi w zamówieniu, a następnie Pracownika (innego niż Pracownik odpowiedzialny za zaksięgowanie dokumentów), który dokonuje analogicznych czynności sprawdzających. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem, a fakturą zakupową, Spółka blokuje możliwość zaksięgowania faktury zakupowej, a co za tym idzie płatności na rzecz Kontrahentów, do czasu ustalenia prawidłowych danych. Systemy opierają się więc na przeprowadzaniu weryfikacji treści faktury zakupowej z danymi w systemie księgowym Spółki w sposób szczegółowo opisany w zdarzeniu przyszłym, w szczególności z danymi odnoszącymi się do konkretnego zamówienia. Faktury zakupowe niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez dwie osoby odpowiedzialne za dany zakup (następuje dwustopniowa weryfikacja treści faktury zakupowej). Z tego względu, zdaniem Spółki, autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zapewniona poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą zakupową, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, wskazane powyżej warunki, tj. autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zachowane są również w stosunku do faktur zakupowych stanowiących Załączniki do Rozliczeń dokumentujących poniesienie przez Pracowników wydatków służbowych. Autentyczność zachowana jest w szczególności dzięki dokładnej weryfikacji przesyłanych Rozliczeń przez dział księgowości, z kolei integralność zapewniona jest poprzez brak możliwości modyfikacji treści dokumentów zarówno na etapie skanowania, jak również po ich wprowadzeniu do odpowiedniego Systemu.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wersja elektroniczna faktury zakupowej oraz Załączników zeskanowanych przez Pracowników jest wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej, dzięki zachowaniu odpowiedniej jakości skanu oraz sprawdzeniu, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Nie jest także możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury zakupowej oraz Załączników. Zarówno na etapie skanowania faktury zakupowej i Załączników, jak i po ich zarchiwizowaniu zachowana jest integralność treści dokumentu. Dodatkowo zdaniem Spółki należy uznać, że przechowywanie faktur papierowych i Załączników w postaci skanów jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w oryginalnej papierowej formie, gdyż zeskanowanie pozwala na zapobieganie degradacji faktury zakupowej i Załączników poprzez zacieranie ich elementów, czy też blaknięcie. Faktury zakupowe w postaci skanów mogą być w każdym momencie udostępnione w formie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnodostępne oprogramowanie). Ponadto, Spółka będzie regularnie, nie rzadziej niż raz na kwartał, przygotowywała kopię zapasową faktur przechowywyanych na Dysku w celu dodatkowego zabezpieczenia przed utratą danych.

Stanowisko przedstawione przez Spółkę w złożonym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Spółki w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur papierowych przechowywanych w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu). Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 marca 2016 r., nr ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 września 2017 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.434.2017.2.IZ;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 listopada 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.412.2017.2.JF;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD;
• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF.
  
  

Reasumując, zdaniem Spółki, w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur zakupowych należy stwierdzić, że skoro Dysk oraz Systemy zapewniają autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to faktury te uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Fakt, że Spółka nie będzie przechowywać faktur zakupowych w formie papierowej nie będzie miał wpływu na powyższe.

Ad. 2

Na wstępie Spółka pragnie wskazać, że regulacje unijne nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm., dalej: „Dyrektywa”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tymczasem, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a przepisu ust. 2 tego artykułu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają ww. organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (a więc polski ustawodawca podjął decyzję, iż nie będzie ograniczał formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich przesłania lub udostępnienia (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Jednocześnie powołane powyżej przepisy wskazują, że faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych również w formie elektronicznej – poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka pragnie zaznaczyć, że w jej ocenie pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organy właściwe w sprawach podatkowych), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ właściwy w sprawach podatkowych i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu online do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.

Jak wskazano w przedstawionym powyżej zdarzeniu przyszłym, zdaniem Spółki, stosowany przez niego Dysk oraz Systemy pozwalają na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów, a także Raportów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Dysk oraz Systemy umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur oraz Raportów, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom właściwym w sprawach podatkowych.

W ocenie Spółki, w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur i Raportów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (por. przykładowo interpretacje indywidualne: Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSz; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Spółka ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w Systemie oraz nieodwracalnego zniszczenia otrzymanej papierowej wersji faktury. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.

Ad. 3

Zgodnie z art. 106g ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Natomiast w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Z analizy przytoczonych powyżej przepisów wynika, iż ustawodawca wprost przewiduje możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Niezależnie od rodzaju wystawianych faktur Spółka wystawia dwa egzemplarze tego dokumentu, z których jeden przekazywany jest nabywcy, natomiast drugi zachowywany w jej dokumentacji. Przy czym powołany powyżej przepis nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania dokumentu w wersji papierowej.

Należy zatem uznać, iż planowany sposób archiwizacji faktur sprzedażowych (w tym faktur korygujących) opisany w zdarzeniu przyszłym nie narusza postanowień art. 106g ust. 1 i 3 ustawy o VAT.

W kontekście powyższego istotna wydaje się dokonana już wcześniej analiza art. 106m ustawy o VAT, w którym to przepisie ustawodawca przewidział warunki, jakie musi spełnić podatnik w zakresie faktur.

Jak wskazano powyżej, zgodnie z ust. 1 i 4 powołanego art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Spełnienie tych przesłanek podatnik może zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wyjaśniając zastosowane sformułowania ustawodawca określa, iż:

• przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
• przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
  
  

Pojęcie kontroli biznesowej nie zostało zdefiniowane ani w ustawie o VAT, ani w Dyrektywie VAT (Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej). Uważa się jednak, że każdy system kontroli wewnętrznej (audytu wewnętrznego) w przedsiębiorstwie jest wystarczający, pod warunkiem, że zapewnia dostateczny poziom pewności:

• co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktur czy też nabywcy towarów i usług (autentyczność pochodzenia),
• w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz
• w zakresie czytelności faktury (od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania).
  
  

Istotne jest, aby procedury te pozwalały na osiągnięcie celu w postaci ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a transakcją.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast w myśl powoływanego już art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten odwołuje się zatem również do opisywanych już kryteriów autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. Zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają ww. organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Szersza analiza powyższych przepisów została dokonana przez Spółkę w uzasadnieniu stanowiska dotyczącego pytania nr 1 i 2. Przekładając analizowane przepisy na zaprezentowany opis zdarzenia przyszłego należy uznać, że Spółka za pomocą zastosowanych instrumentów zapewni realizację wszystkich postawionych przez ustawodawcę celów w odniesieniu do wystawianych i przechowywanych faktur sprzedażowych, to znaczy:

• wystawienie faktury sprzedażowej, a co za tym idzie zamieszczenie jej na Dysku oraz przekazanie do Nabywcy jest możliwe jedynie przez uprawnionych Pracowników Spółki, z wykorzystaniem dedykowanego procesu (co daje pewność co to tożsamości stron transakcji);
• format faktur sprzedażowych zapewnia ich czytelność, a do ich odczytania służy ogólnodostępny (nieodpłatny) program komputerowy;
• ani Pracownicy Spółki ani pracownicy Nabywcy nie mają możliwości ingerencji w treść faktur sprzedażowych zapisanych w nieedytowanym formacie, np. PDF (co gwarantuje integralność ich treści);
• upoważnieni Pracownicy Spółki mają w każdej chwili możliwość wglądu w treść zapisanej faktury, sprzedażowej jak i jej wydruku;
• w przypadku faktur korygujących, Spółka ma możliwość powiązania w łatwy sposób każdej z faktur korygujących z konkretną fakturą pierwotną oraz zweryfikowania zasadności i poprawności jej wystawienia;
• faktury sprzedażowe przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
• Spółka będzie miała możliwość zapewnienia właściwym organom, na ich żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur a także ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.
  
  

Podsumowując, zdaniem Spółki, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji wystawianych faktur sprzedażowych jest zgodny z przepisami art. 106g ust. 1, ust. 3 pkt 1, art. 106m, art. 112 i art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Dodatkowo tutejszy organ informuje, że powołany przez Wnioskodawcę art. 106m ust. 5 ustawy obowiązuje w następującym brzmieniu – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzeń przyszłych podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.