2019.06.04 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.138.2019.3.JN
z 4 czerwca 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 marca 2019 r. (data wpływu 25 marca 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 23 maja 2019 r. (data wpływu 29 maja 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych fakturach potwierdzających poniesione wydatki przez Wnioskodawcę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 25 marca 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych fakturach potwierdzających poniesione wydatki przez Wnioskodawcę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 23 maja 2019 r. (data wpływu 29 maja 2019 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność w głównej mierze w zakresie sprzedaży i produkcji brodzików, wanien oraz matowienia szkła. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku VAT. Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności, nabywa i sprzedaje towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów itp. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Wnioskodawca otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami i niedogodnościami. Ponadto, Wnioskodawca przechowuje w formie papierowej również rozliczenia podróży służbowych, bilety kolejowe, bilety za przejazd autostradą, które dokumentują wydatki poniesione przez jego pracowników m.in. podczas podróży służbowych, zapłaconych przy pomocy kart płatniczych lub gotówką. Wnioskodawca stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Wnioskodawcy, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.

Jak wspomniano powyżej, niektóre dokumenty przechowywane są przez Wnioskodawcę w formie papierowej. Celem minimalizacji kosztów, usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów kosztowych (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) i dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i w efekcie przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej (w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów). W tym celu dowody uzyskane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (w formie skanu). Dokumenty te przechowywane byłyby przez Wnioskodawcę wyłącznie we wskazanej formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów, a otrzymane wersje papierowe dokumentów byłyby niszczone. Procedura przesyłania i przechowywania dokumentów kosztowych w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco:

Elektroniczne przechowywanie dotyczy faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej, faktur korygujących oraz paragonów, biletów i innych podobnych dokumentów, służących za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Wnioskodawcy oraz do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków przez Wnioskodawcę.
Odnośnie faktur elektronicznych, są one księgowane w systemie Wnioskodawcy. W systemie księgowym odnotowana jest data wpływu faktury do Wnioskodawcy (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych). Każdej e-fakturze zostaje nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba może szybko odszukać daną e-fakturę.
Otrzymane od nabywców i wystawiane przez Wnioskodawcę dokumenty kosztowe w formie papierowej i dokumenty otrzymane od pracowników Wnioskodawcy będą skanowane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność. Zarówno w przypadku faktur zakupowych, jak i sprzedażowych wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy, żadne dane na zeskanowanych fakturach VAT, biletach kolejowych, biletach na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentach otrzymywanych w formie papierowej, wymagane przepisami, nie będą mogły być zmienione. Stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).
W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.
Dostęp do zeskanowanych dokumentów jest ograniczony do pracowników odpowiedzialnych za współpracę z danym kontrahentem oraz ich przełożonych, a także w zależności od potrzeby – osób z innych działów Wnioskodawcy, np. Działu Księgowego. W odniesieniu do dokumentów przedłożonych przez pracowników dostęp jest ograniczony dla danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby – osób z określonych działów Wnioskodawcy.
Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie podlegał podstawowej weryfikacji i aprobacie przez wyznaczonych pracowników Wnioskodawcy pod kątem danych, które się w nim znajdują (m.in. specyfikacji produktu – masy, ilości ceny, wartości, danych dotyczących nabywcy i dostawcy). Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu. Odnośnie pliku dotyczącego rozliczenia wydatku poniesionego przez pracownika Wnioskodawcy, dokument będzie podlegał weryfikacji przez tego pracownika Wnioskodawcy. Weryfikacja ma na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym poniesione wydatki, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów i rozliczenia delegacji, faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) są niszczone.
Czynności polegające na zniszczeniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku VAT mogą być zamienne, ponieważ obie te czynności nastąpią po dokonaniu kontroli biznesowej oraz zeskanowaniu dokumentu, tak więc odliczenie podatku będzie dokonywane już po zakończeniu procesu aprobaty przez pracownika Wnioskodawcy.
Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer dokumentu) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie za pomocą następujących informacji: numer dokumentu i datę wpływu, faktury dodatkowo będą zawierały: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System używany przez Wnioskodawcę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.
Oprogramowanie do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie umożliwiało odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

W uzupełnieniu z dnia 23 maja 2019 r. Wnioskodawca udzielił następujących odpowiedzi na poniższe pytania:

Czy Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Czy nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT?
Nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez niego czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
Czy wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego?
Nie wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, które pozbawią podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Czy otrzymane przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące poniesione przez nich wydatki będą wystawione na Wnioskodawcę?
Wystawione przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące poniesione przez nich wydatki będą wystawione na Wnioskodawcę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego w zeskanowanych dokumentach oraz innych dokumentach potwierdzających poniesione wydatki przez Wnioskodawcę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisana procedura archiwizowania i przechowywania zeskanowanych dokumentów kosztowych oraz innych dokumentów dokumentujących poniesione przez niego wydatki jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, a Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych dokumentów, które zostały zeskanowane, a także od innych zeskanowanych dokumentów dokumentujących poniesienie przez niego wydatków.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124).

Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość, czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma w jakiej przechowywane są faktury, tj. papierowa lub elektroniczna.

Zgodnie z tym co zostało powiedziane we wcześniejszych fragmentach złożonego wniosku:

przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT – o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy o VAT;
procedura, którą Wnioskodawca zamierza stosować w zakresie przechowywania dokumentów, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie przez niego wydatków, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, iż będzie on uprawniony do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych dokumentach, a także na innych dokumentach dokumentujących poniesienie wydatków przez Wnioskodawcę, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, które prezentują obecnie jednolitą linię potwierdzającą prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy, np.:

interpretacja wydana w dniu 5 listopada 2018 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.256.2018.1.PK;
interpretacja wydana w dniu 17 lipca 2017 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.155.2017.2.MGO;
interpretacja wydana w dniu 18 listopada 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.l.KB;
interpretacja wydana w dniu 15 lutego 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPP4/4512-1-16/16-2/KM;
interpretacja wydana w dniu 29 stycznia 2018 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD;
interpretacja wydana w dniu 19 października 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP2/4512-718/15/BW;
interpretacja wydana w dniu 31 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP;
interpretacja wydana w dniu 18 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-477/15-2/KP;
interpretacja wydana w dniu 15 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-509/15-3/KP;
interpretacja wydana w dniu 10 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/4512-328/15/AŚ;
interpretacja wydana w dniu 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1433/14/KP;
interpretacja wydana w dniu 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1429/14/JP;
interpretacja wydana w dniu 3 września 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD;
interpretacja wydana w dniu 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.

Podsumowując, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, iż będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach określonych w ustawie o VAT) wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą (…).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

datę wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem;
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
1. obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
2. w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
– wyrazy „metoda kasowa”;
w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
1. przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
2. przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
3. innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
1. przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
2. liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
1. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
2. numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Stosownie do art. 106e ust. 5 ustawy – faktura może nie zawierać:

w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a – danych określonych w ust. 1 pkt 10 i 12-14;
w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. b – danych określonych w ust. 1 pkt 5 i 12-14;
w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013, poz. 1485 r.) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność w głównej mierze w zakresie sprzedaży i produkcji brodzików, wanien oraz matowienia szkła. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku VAT. Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności, nabywa i sprzedaje towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów itp. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Wnioskodawca otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami i niedogodnościami. Ponadto, Wnioskodawca przechowuje w formie papierowej dokumenty dokumentujące wydatki poniesione przez jego pracowników. Wnioskodawca stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury oraz inne dokumenty. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Wnioskodawcy, odpowiedzialnych za akceptację wydatków. Celem minimalizacji kosztów, usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów kosztowych i dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i w efekcie przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej (w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów). W tym celu dowody uzyskane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (w formie skanu). Dokumenty będą skanowane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Dokumenty te przechowywane byłyby przez Wnioskodawcę wyłącznie we wskazanej formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów, a otrzymane wersje papierowe dokumentów byłyby niszczone.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie podlegał podstawowej weryfikacji i aprobacie przez wyznaczonych pracowników Wnioskodawcy pod kątem danych, które się w nim znajdują. Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu. Odnośnie pliku dotyczącego rozliczenia wydatku poniesionego przez pracownika Wnioskodawcy, dokument będzie podlegał weryfikacji przez tego pracownika Wnioskodawcy. Weryfikacja ma na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym poniesione wydatki, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów i rozliczenia delegacji, faktury papierowe oraz inne dokumenty są niszczone. Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer dokumentu) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System używany przez Wnioskodawcę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie umożliwiało odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wystawione przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące poniesione przez nich wydatki będą wystawione na Wnioskodawcę.

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i ich czytelności od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych fakturach potwierdzających poniesione wydatki przez Wnioskodawcę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z powyższej regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z przywołanych wyżej przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wobec tego odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur nie może nastąpić wcześniej niż w dacie otrzymania przez nabywcę faktury dokumentującej nabycie towaru lub usługi.

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W przedmiotowej sprawie Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT. Nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Ponadto w niniejszej sprawie nie wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy, które pozbawią Wnioskodawcę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Mając zatem na uwadze powyższe oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej będą uprawniały go do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.

Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie, zawartego w zeskanowanych fakturach potwierdzających poniesione przez niego wydatki, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Tutejszy organ informuje, że w niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych fakturach potwierdzających poniesione wydatki przez Wnioskodawcę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin