2019.03.06 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP
z 6 marca 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 grudnia 2018 r. (data wpływu 27 grudnia 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 22 lutego 2019 r. (data wpływu 27 lutego 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 14 lutego 2019 r. (skutecznie doręczone w dniu 18 lutego 2019 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 grudnia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 22 lutego 2019 r. (data wpływu 27 lutego 2019 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu nr 0114-KDIP1- 3.4012.742.2018.1.SM z dnia 14 lutego 2019 r. (skutecznie doręczone Stronie w dniu 18 lutego 2019 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Grupa działająca na rynku sprzętu AGD, jest największym producentem sprzętu gospodarstwa domowego w Europie i jedną z czołowych firm tej branży na świecie. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest produkcja i dystrybucja w Polsce i za granicą sprzętu AGD takiego jak np. piekarniki, kuchenki, okapy, zmywarki, pralki, suszarki, chłodziarki, zamrażarki, odkurzacze, ekspresy do kawy, czajniki elektryczne, czy żelazka i inny drobny sprzęt AGD. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w Polsce.

Z uwagi na skalę działalności Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków etc. (dalej: „Dokumenty” lub „Dokument”), które są przesyłane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Ponadto, Dokumenty są dołączone przez pracowników Spółki w ramach rozliczeń kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych.

Spółka obecnie rozważa możliwość usprawnienia procesów związanych z rozliczeniem kosztów delegacji i wydatków pracowniczych. W tym celu, Wnioskodawca planuje wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego służącego do rozliczania delegacji oraz wydatków pracowniczych (dalej: „System”). System umożliwi pracownikom Spółki raportowanie poniesionych przez nich wydatków służbowych oraz rozliczenie delegacji służbowych w formie elektronicznej. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy pracownik, będzie zobligowany do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego Dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję Dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie pdf, png, jpg, jpeg, pdf, tif lub tiff). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność Dokumentów.

W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna Dokumentu papierowego. Czytelność Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć - pracownicy Spółki otrzymają instrukcje w zakresie technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie. Utworzony raport wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez właściwy dział, odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych. W dalszej kolejności nastąpi weryfikacja formalna i merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków służbowych wraz z załącznikami, w ramach którego zostanie zweryfikowana czytelność załączników oraz prawidłowość wypełnienia wniosku. Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków służbowych będą gotowe do zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy.

Po zeskanowaniu Dokumentów pracownik Spółki dokona zniszczenia papierowych wersji Dokumentów. Po dokonaniu stosownych zapisów księgowych, raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów będą archiwizowane przy zachowaniu chronologii, bez możliwości ich edycji (autentyczność, integralność i czytelność treści Dokumentów zostanie zachowana). Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy na paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - zostaną zastosowane procedury i sposób przechowywania plików, których zadaniem będzie uniemożliwienie modyfikacji danych (integralność), a zeskanowany Dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych zawartych na fakturze lub na paragonie (czytelność). W odniesieniu do formy Dokumentów zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur w formie papierowej. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów na serwerach zagranicznych co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych na serwerach, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji Dokumentów. Wnioskodawca, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór, odczyt danych w nich zawartych oraz wydruk Dokumentów.

W odpowiedzi na wezwanie Wnioskodawca wskazał, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do Dokumentów źródłowych będzie: gromadzenie Dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Tytułem uzupełnienia i doprecyzowania zdarzenia przyszłego Spółka pragnie wskazać, iż w odniesieniu do przechowywania na zagranicznych serwerach otrzymanych w formie papierowej Dokumentów będą funkcjonować kontrole biznesowe. Poniżej zostały wymienione główne elementy kontroli:

Pracownik, który planuje podróż służbową musi wypełnić wniosek o delegację, który jest akceptowany przez przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).
Rozliczenie kosztów delegacji i wydatków pracowniczych musi być odpowiednio opisane przez pracownika, zgodnie z obowiązującą polityką i procedurami w Spółce, celem wykazania związku z działalnością gospodarczą Spółki.
Pracownik potwierdza w systemie, iż złożone przez niego Dokumenty są zgodne z oryginałami wystawionymi przez dostawcę.
Utworzony przez pracownika raport wydatków w wersji elektronicznej wraz z załączonymi elektronicznymi wersjami Dokumentów papierowych trafia do kontroli i akceptacji kosztów delegacji i wydatków pracowniczych przez przełożonego.
Po zaakceptowaniu przez przełożonego raport wraz z Dokumentami jest przesyłany w zintegrowanym systemie informatycznym służącym do rozliczania wydatków do działu odpowiedzialnego za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką i procedurami. Pracownik działu księgowości weryfikuje czytelność Dokumentów a następnie sprawdza, czy poszczególne Dokumenty zostały ujęte w rozliczeniu wydatków w sposób prawidłowy (zgodność kwot, dat, rodzaj wydatku, kompletność danych dostawcy - nazwa, adres siedziby dostawcy i nabywcy, prawidłowe numery NIP. Weryfikuje również inne elementy raportu i Dokumentów zgodnie z wewnętrznymi procedurami).
W przypadku zastrzeżeń, raport ponownie trafia do pracownika w celu uzupełnienia braków, następnie jest przesyłany ponownie do przełożonego w celu akceptacji i trafia do działu księgowości.
Po procesie autoryzacji, raport wydatków służbowych podlega zaksięgowaniu i rozliczeniu w systemie finansowo - księgowym.
Raport wraz z Dokumentami jest przechowywany na serwerach zagranicznych w podziale na okresy rozliczeniowe, co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego (za rok podatkowy, w którym ujęto koszty wynikające z raportu i Dokumentów) w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów.
Dodatkowo Spółka gromadzi dokumenty potwierdzające związek między Dokumentami zapisanymi w wersji elektronicznej a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, np. korespondencja e-mail, potwierdzenie wykonania usług, itd.

Tym samym zdaniem Spółki wdrożone kontrole biznesowe zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, dają pewność co do tożsamości wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych na fakturze (integralności treści) oraz gwarantują czytelność faktur od momentu wystawienia Dokumentu aż do końca okresu przechowywania.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że „Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do skanów/zdjęć Dokumentów źródłowych wynika ona bezpośrednio z faktu, że jego wersja elektroniczna stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę, Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści. (...)

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. W ramach procedury, Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana będzie czytelność / przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.”

Spółka pragnie dodać, iż jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Dokumenty źródłowe, które będą przechowywane na serwerach zagranicznych wraz z raportami wydatków, będą zapisane w formacie uniemożliwiającym ingerencję w treść Dokumentu. Przykładowe formaty dokumentu to pdf, png, jpg, jpeg, tif lub tiff. Format zapisu Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana treści Dokumentu.

Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Dostęp do systemu informatycznego będzie zabezpieczony poprzez wymóg podania zindywidualizowanego loginu wygenerowanego dla pracownika oraz hasła. Dokumenty, które znajdują się w zintegrowanym systemie informatycznym na serwerze zagranicznym po akceptacji działu odpowiedzialnego za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych i przesłaniu do systemu finansowo-księgowego, nie będą mogły być modyfikowane (nie będzie możliwa zmiana treści raportu, dołączenie lub usunięcie Dokumentów). Tym samym zostanie spełniony wymóg zachowania integralności przechowywanej w sposób elektroniczny dokumentacji. W przypadku ewentualnej kontroli, dostęp do systemu informatycznego oraz zawartej w nim dokumentacji zostanie zapewniony osobie dokonującej kontroli poprzez utworzenie dostępu dla kontrolera.

Czytelność dokumentu będzie weryfikowana przez pracownika na etapie skanowania lub fotografowania dokumentu. Czytelność Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania i wykonania zdjęć. Pracownicy Spółki otrzymają instrukcje w zakresie technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie. Finalna weryfikacja Dokumentów (również pod kątem ich czytelności) będzie dokonywana przez osoby odpowiedzialne za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych. Tylko pozytywnie zweryfikowane Dokumenty pod względem czytelności będą mogły być zaksięgowane.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy w świetle przepisów podatkowych dopuszczalnym jest aby przechowywanie otrzymanych w formie papierowej Dokumentów (m.in. faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone (zutylizowane)?
Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących dotyczących podróży służbowych oraz rozliczeń służbowych wydatków pracowniczych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz spełnione są ogólne warunki odliczenia podatku VAT) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego, natomiast ich wersje papierowe zostaną zniszczone (zutylizowane)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1:

Spółka stoi na stanowisku, iż w świetle przepisów podatkowych dopuszczalnym jest aby obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów (m.in. faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, paragonów i innych Dokumentów źródłowych) odbywał się wyłącznie w formie elektronicznej, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone (zutylizowane). Poniżej przedstawione zostało uzasadnienie przyjętego stanowiska.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2:

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur dotyczących służbowych wydatków pracowniczych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 Ustawy o VAT.

Ad 1

Zgodnie z definicją z art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT przez fakturę rozumie się Dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 Ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-3 cyt. Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Wnioskodawca pragnie zauważyć, iż Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, zdaniem Spółki pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w Ustawie o VAT. Niemniej jednak, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. nr 0112- KDIL1-3.4012.21 2017.2.JN) termin „kontrola biznesowa” należy intepretować, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.” Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury ze stanowiącą podstawę do jej wystawienia transakcją. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. Ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy). Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. Ustawy).

W konsekwencji należy uznać, że przepisy Ustawy o VAT nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),

faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),

w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach Ustawy o VAT, tj.:

W zakresie przechowywania i dostępu do Dokumentów.

Otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka jest w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych faktur (lub ich duplikatów) - dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz umożliwi im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

W zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia.

Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami Ustawy o VAT, rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do skanów/zdjęć Dokumentów źródłowych wynika ona bezpośrednio z faktu, że jego wersja elektroniczna stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę, Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści.

W zakresie integralności treści i czytelność faktury.

Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

W zakresie kontroli biznesowych i ścieżki audytu.

Wnioskodawca podkreśla, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do Dokumentów źródłowych będzie: gromadzenie Dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp.. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów źródłowych w formie elektronicznej zapewnia autentyczność ich pochodzenia, ich integralność oraz czytelność zawartych w nich treści. Ponadto, jak zostało wskazane powyżej, sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów źródłowych odbywać się będzie z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający wyszukanie wybranych Dokumentów oraz bezzwłoczny do nich dostęp.

Reasumując, w ocenie Spółki, stosownie do przepisów Ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe potwierdzających dopuszczalność elektronicznego przechowywania Dokumentów otrzymanych w wersji papierowej i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in. w:

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN, w której organ uznał, iż „Wnioskodawca będzie mógł przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Ponadto ww. dokumenty w formie elektronicznej Wnioskodawca będzie mógł przechowywać poza terytorium Polski”,

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 maja 2017 r., sygn. nr 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD, w której organ stanął na stanowisku, iż „W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej Dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.”

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 kwietnia 2017 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP, w której organ wyraził pogląd, iż „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.”

interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 kwietnia 2017 r., sygn. nr 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz, w której organ stwierdził, „że przechowywanie (...), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”,

interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r. sygn. nr IPPP3/4512-497/16-3/RD, w której organ uznał, że: „Przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektronicznej)”.

Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.; dalej; Ordynacja) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem Dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej, przy czym Ordynacja nie reguluje w jakiej formie ma to nastąpić (elektronicznej czy papierowej). Również przepisy wykonawcze do Ordynacji nie wskazują na formę archiwizowania Dokumentów otrzymanych od kontrahentów.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, rachunki jak również pozostałe Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez podatnika w formie papierowej były przez niego archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej, gdzie wersja papierowa będzie niszczona (utylizowana).

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Negatywne przesłanki odliczenia określone zostały w art. 88 Ustawy o VAT.

W konsekwencji, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 Ustawy o VAT, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Tym samym, należy uznać, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących dotyczących podróży służbowych oraz rozliczeń służbowych wydatków pracowniczych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz spełnione są ogólne warunki odliczenia podatku VAT) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego, natomiast ich wersje papierowe zostaną zniszczone (zutylizowane).

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z dnia 20 września 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.l.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

Podobnie stwierdził również ten sam organ w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114- KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy- w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

Stanowisko to potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w poniżej wskazanych interpretacjach indywidualnych.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 22 marca 2017 r., nr 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM,

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN,

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2017 r„ nr 0111-KDIB3-2.4012.151 2017.2.SR.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków etc. (dalej: „Dokumenty” lub „Dokument”), które są przesyłane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Ponadto, Dokumenty są dołączone przez pracowników Spółki w ramach rozliczeń kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych. Spółka obecnie rozważa możliwość usprawnienia procesów związanych z rozliczeniem kosztów delegacji i wydatków pracowniczych. W tym celu, Wnioskodawca planuje wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego służącego do rozliczania delegacji oraz wydatków pracowniczych (dalej: „System”). System umożliwi pracownikom Spółki raportowanie poniesionych przez nich wydatków służbowych oraz rozliczenie delegacji służbowych w formie elektronicznej. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy pracownik, będzie zobligowany do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego Dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję Dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie pdf, png, jpg, jpeg, pdf, tif lub tiff). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność Dokumentów. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna Dokumentu papierowego. Czytelność Dokumentów będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć - pracownicy Spółki otrzymają instrukcje w zakresie technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie. Utworzony raport wydatków będzie składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez właściwy dział, odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych. W dalszej kolejności nastąpi weryfikacja formalna i merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków służbowych wraz z załącznikami, w ramach którego zostanie zweryfikowana czytelność załączników oraz prawidłowość wypełnienia wniosku. Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków służbowych będą gotowe do zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy. Po zeskanowaniu Dokumentów pracownik Spółki dokona zniszczenia papierowych wersji Dokumentów. Po dokonaniu stosownych zapisów księgowych, raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów będą archiwizowane przy zachowaniu chronologii, bez możliwości ich edycji (autentyczność, integralność i czytelność treści Dokumentów zostanie zachowana). Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy na paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - zostaną zastosowane procedury i sposób przechowywania plików, których zadaniem będzie uniemożliwienie modyfikacji danych (integralność), a zeskanowany Dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych zawartych na fakturze lub na paragonie (czytelność). W odniesieniu do formy Dokumentów zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur w formie papierowej. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów na serwerach zagranicznych co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych na serwerach, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji Dokumentów. Wnioskodawca, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór, odczyt danych w nich zawartych oraz wydruk Dokumentów. W odpowiedzi na wezwanie Wnioskodawca wskazał, że zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do Dokumentów źródłowych będzie: gromadzenie Dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy w świetle przepisów podatkowych dopuszczalnym jest aby przechowywanie otrzymanych w formie papierowej Dokumentów (m.in. faktur VAT, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego w sytuacji, gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone (zutylizowane).

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie kopii Dokumentów papierowych oraz Dokumentów elektronicznych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiające ich łatwe odszukanie, a więc i dostęp na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych

przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT.

Spółka przede wszystkim wskazuje, że w odniesieniu do faktur elektronicznych (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywanych na zagranicznych serwerach Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów archiwowanych będzie m.in: gromadzenie Dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. Dodatkowo Spółka gromadzi dokumenty potwierdzające związek między Dokumentami zapisanymi w wersji elektronicznej a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, np. korespondencja e-mail, potwierdzenie wykonania usług, itd.

Wobec tego opisane czynności wskazują, że w Spółce będzie funkcjonować kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym – jak wskazano – raporty wraz z Dokumentami będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność.

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że sposób przechowywania faktur elektronicznych na serwerach zagranicznych będzie prawidłowy w świetle przepisów ustawy. Należy uznać, że opisany obieg Dokumentów i sposób ich przechowywania, jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Ponadto tut. Organ informuje, że powyższe rozstrzygnięcie dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania wskazanych przez Spółkę faktur zakupowych, w tym również biletów jednorazowych spełniających wymogi wynikające z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów dotyczących wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wnioskodawca ma również wątpliwości czy Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących dotyczących podróży służbowych oraz rozliczeń służbowych wydatków pracowniczych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz spełnione są ogólne warunki odliczenia podatku VAT) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego, natomiast ich wersje papierowe zostaną zniszczone (zutylizowane).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin