Wnioskiem z dnia 4 grudnia 2006 r. (wpływ 05.12.2006 r.) Spółka z o.o. zwróciła się z zapytaniem o moment zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług księgowych i doradztwa podatkowego, która polega na indywidualnym doradztwie podatkowym odbywającym się często poza siedzibą firmy. Stąd praca pracowników zatrudnionych na umowę o pracę wiąże się często z wypełnianiem poleceń służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy oraz poza stałym miejscem pracy. Pracownicy rozliczają poniesione wydatki związane z podróżami służbowymi na druku polecenia służbowego. Wysokość i warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi za czas podróży służbowej zgodne są z warunkami i limitami określonymi przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w rozporządzeniu z dnia 19.12.2002 r.

Zwracając się z zapytaniem o moment zaliczania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółka uważa, że wydatki związane z podróżą służbową pracowników stanowią zwrot kosztów podróży i nie są elementem wynagrodzenia. Dlatego zasadnym jest przyjmowanie poniesionych wydatków w koszty uzyskania przychodów w momencie przedłożenia dokumentacji przez pracownika, a nie w momencie wypłaty czy postawienia do dyspozycji należnej kwoty z tytułu podróży służbowej. Formułując takie stanowisko Spółka pyta czy jest to stanowisko prawidłowe.

Udzielając odpowiedzi na postawione pytanie organ podatkowy wskazuje, iż art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych /t. jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm./ stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub nie postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

W art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) ustawodawca postanowił, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W ocenie organu podatkowego do świadczeń pracowniczych w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który nie jest katalogiem zamkniętym zalicza się te świadczenia, które są bezpośrednio związane ze stosunkiem pracy i które może otrzymać wyłącznie pracownik. Do kategorii tych świadczeń zaliczyć należy m.in. należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Należność ta jest bowiem świadczeniem pracodawcy na rzecz pracowników, którego obowiązek realizowania wynika z obowiązujących pracodawcę przepisów prawa pracy. Przepisem, który obliguje pracodawcę do wypłaty pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową jest art. 77 (5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. kodeks pracy /t. jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm./. Artykuł 77 (5) umieszczony jest w rozdziale I działu trzeciego kodeksu pracy traktującym o ustalaniu wynagrodzenia za pracę i innych świadczeniach związanych z pracą. Z powyższego można wywieść, że należności za czas podróży służbowej zalicza się do przychodów ze stosunku pracy zdefiniowanych w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zatem do kosztów uzyskania przychodów można je zaliczyć dopiero z chwilą wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników.

Zatem stanowisko podatnika, iż zasadne jest przyjmowanie poniesionych wydatków związanych z podróżą służbową pracowników w koszty uzyskania przychodów w momencie przedłożenia dokumentacji przez pracownika a nie w momencie wypłaty czy postawienia do dyspozycji należnej kwoty z tytułu podróży służbowej, uznaje się za nieprawidłowe

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego we wniosku i stanu prawnego obowiązującego na dzień wydania niniejszego postanowienia.