Wnioskiem z dnia 14 marca 2007 r. (data wpływu 15 marca 2007 r.) Spółka z o.o. w Pile zwróciła się z zapytaniem, czy środki wydatkowane przez Spółkę na zakup „umundurowania” oraz wypłacone w formie ekwiwalentu pieniężnego na zakup obuwia służbowego są wydatkami na reprezentację Spółki i podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, począwszy od 01 stycznia 2007 r.?

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że kierowcy wykonują pracę w „umundurowaniu”, który jest własnością pracodawcy i wydawany jest pracownikowi na czas wykonywania obowiązków służbowych. Strój służbowy składa się z bluzy, spodni, koszuli i krawata. Spółka wymaga również, używania przez kierowców odpowiedniego obuwia, na zakup którego wypłacany jest ekwiwalent. Obowiązek wykonywania pracy przez kierowców w „umundurowaniu” zawarty jest w § 15 Regulaminu Pracy:

Pracownicy, którym przysługuje umundurowanie mają obowiązek wykonywania pracy w umundurowaniu. Wykaz stanowisk, przydział sortów, terminy przydziału i okres użytkowania określa Prezes Spółki w drodze zarządzenia.

W stosownym zarządzeniu uregulowano powyższe zagadnienia oraz zawarto wzory „umundurowania”.

Odzież nabywana jest przez Spółkę u jednego producenta, wykonana z jednolitych materiałów, w jednolitej kolorystyce i ustalonych fasonach, a elementy „umundurowania” posiadają wyhaftowane logo Spółki.

Zdaniem Spółki utożsamianie pojęcia „reprezentacja Spółki” z obowiązkiem noszenia jednolitych uniformów przez kierowców autobusów jest stanowiskiem nieprawidłowym.

W związku z brakiem zdefiniowania pojęcia reprezentacji (i reklamy) w ustawach podatkowych, Spółka przedstawiła wykładnię językową według słownika języka polskiego (PWN, Warszawa 1981) i słownika poprawnej polszczyzny (PWN. Warszawa 1980r.). Ze słownikowej definicji przez reprezentację należy rozumieć okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną”.

Spółka uważa, że „umundurowanie” kierowców nie może być utożsamiane z reprezentacją, ponieważ nie ma ono cech wytworności czy okazałości. Używanie jednolitej odzieży służbowej wynika tylko ze względów praktycznych.

W piśmie Spółka przedstawiła zakres czynności wykonywanych przez kierowców, które dotyczą:

- prowadzenia pojazdu

- zapewnienia bezpieczeństwa i opieki pasażerom (w trakcie normalnych warunków wykonywania usługi, ale także w przypadkach nagłych związanych z możliwością wystąpienia kolizji, wypadków, kradzieży itp.)

- obsługi pojazdu, w tym jego posprzątanie w trakcie przerw na linii

- tankowania pojazdu po zjeździe do bazy

- usuwania drobnych awarii,

w trakcie których używana odzież, zdaniem Spółki, pełni również rolę odzieży ochronnej i stanowi element identyfikujący kierowcę autobusu (np. ze względów bezpieczeństwa).

W opinii Spółki logo umieszczone na elementach odzieży identyfikuje pracownika z firmą , ale w żaden sposób nie zawiera elementów zachęcających do skorzystania z usług lub wartościujących ofertę Spółki, nie jest zatem reklamą. Nie jest także reprezentacją, ponieważ nie stanowi o okazałości czy też wytworności w działalności Spółki.

Powyższe wydatki poniesione na zakup „umundurowania” oraz wartość wypłaconego ekwiwalentu na zakup obuwia służbowego stanowią koszty uzyskania przychodu w dacie przekazania do używania uprawnionemu pracownikowi, gdyż mają znamiona wydatku związanego z bieżącym funkcjonowaniem jednostki.

Udzielając odpowiedzi na postawione pytanie organ podatkowy wskazuje, że od 1 stycznia 2007 roku na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych /t. jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 ze zm./ z kosztów uzyskania przychodów wyłączone zostały wydatki na reprezentację. Jak wynika z tego przepisu, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Z obowiązujących obecnie przepisów prawa podatkowego jednoznacznie wynika, że koszty działań reprezentacyjnych nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia sposób (forma) reprezentacji. W każdej bowiem sytuacji wydatki z takiego tytułu podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Wydatki wymienione w powyższym przepisie z definicji zawsze będą stanowić wydatki reprezentacyjne.

Użyte pojęcie reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości, wystawności ale do dobrego reprezentowania się firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Podobne znaczenie ma pojęcie reklamy, gdzie nie ma wątpliwości, że chodzi o zachwalanie zalet towaru, usługi, firmy, i że reklamą firmy może być wygląd jej pracowników.

W aspekcie kosztów uzyskania przychodów, wydatki pracodawcy na zakup ubioru służbowego stanowią koszty uzyskania przychodu pod warunkiem, że:

- obowiązek używania stroju wynika bezpośrednio z przepisów pracy,

- spełniają kryterium wynikające z regulacji ogólnej zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych /t. jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 ze zm./.

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 w/cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Należy zauważyć, iż ustawa nie zawiera wykazu wydatków, które przesadzają o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny związku kosztu z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu z danego źródła.

Zatem ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem osiągnięcia przychodów. Cel ten musi być zdefiniowany, a ponoszone koszty powinny go bezpośrednio realizować lub co najmniej powinny go zakładać jako realny.

Z przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego wynika, że obowiązek poniesienia wydatków na przedmiotową odzież uregulowany jest w wewnętrznym regulaminie i zarządzeniu Spółki, które regulują kwestie wydawania i zwracania odzieży służbowej będącej własnością pracodawcy i wydawana jest pracownikowi na czas wykonywania obowiązków służbowych. Specyfika prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej wymaga poniesienia nakładów na odzież służbową użytkowaną przez kierowców w celu nie tylko podkreślenia dobrego wizerunku firmy, ale również w celach ochronnych i pozwalających na szybką identyfikację kierowcy w każdej sytuacji.

Zatrudnieni przez Spółkę kierowcy poza prowadzeniem pojazdów (autobusów) wykonują również inne czynności narażające kierowcę na zabrudzenie jego odzieży.

W świetle powyższego stanowisko Spółki przedstawione we wniosku, iż wydatki związane z nabyciem dla kierowców „umundurowania” oraz równowartość wypłaconego dla kierowców ekwiwalentu na zakup obuwia służbowego stanowią koszty uzyskania przychodu w dacie ich przekazania pracownikowi i związane są z bieżącym funkcjonowaniem jednostki, należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego we wniosku i stanu prawnego obowiązującego na dzień wydania niniejszego postanowienia.