Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).
Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.
Najwłaściwsza i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:
- przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu), oraz
- potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów).
Stosownie zaś do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).
W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako kształtowanie i utrwalanie korzystnego wizerunku firmy, poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami.
W złożonym wniosku, Spółka pytała o możliwość zaliczenia wskazanych wydatków w koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o moment zaliczenia wydatków w koszty podatkowe w sposób przewidziany dla kosztów pośrednio związanych z osiąganymi przychodami.
Przedstawione przez Podatnika wydatki związane są z organizacją spotkań w regionach z najważniejszymi parterami handlowymi stanowiącymi istotny kanał dystrybucyjny Banku. Celem takich spotkań jest zapoznanie pracowników w każdym z regionów, w którym są organizowane takie spotkania z planami i strategią sprzedaży produktów bankowych, dystrybuowanych przy współudziale zapraszanych kontrahentów. Spotkania takie służą podsumowaniu prac roku ubiegłego, co obywa się poprzez przedstawienie wyników sprzedaży produktów bankowych (głównie kredytów) dokonanych przy współudziale z każdym kontrahentem i uhonorowaniu nagrodami tych kontrahentów, którzy najbardziej przyczynili do osiągnięcia zakładanych wcześniej planami przychodów.
Zatem przyznać należy Spółce rację, że charakter organizowanych spotkań ma odmienny charakter aniżeli związany z okazałością, wykreowaniem dobrego wizerunku o firmie czy zaprezentowaniu Banku. Natomiast zorganizowany podczas tych spotkań poczęstunek, występy artystyczne czy wręczanie nagród są to okoliczności towarzyszące tym spotkaniom i stanowią ich oprawę.
Ponieważ, co wskazane zostało w złożonym zapytaniu, organizację i przygotowanie przedmiotowych spotkań Spółka zleca podmiotowi zewnętrznemu, co wynika z faktu że Bank nie ma możliwości organizacyjnych, a wskazane świadczenia wchodzą w skład zakupionej usługi, zatem Podatnik ma możliwość odniesienia w koszty uzyskania przychodów całej kwoty wynikającej z otrzymanej faktury.
Ustawodawca od 1 stycznia 2007 r. ustanowił uregulowania prawne regulujące tzw. potrącalność kosztów. Przewidział zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych w dacie poniesienia, kosztów uzyskania przychodów, innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodem.
Zatem wskazane wydatki, jako pośrednio związane z przychodem, których nie da się przyporządkować do określonego przychodu, a które mają na celu przedstawienie podmiotom, zajmującym się dystrybucją produktów Spółki, planów i strategii sprzedaży produktów Banku, podsumowaniu prac ubiegłego roku, przedstawienie wyników sprzedaży można odnieść w myśl wskazanego wyżej przepisu do kosztów uzyskania przychodów, w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawi otrzymanej faktury (rachunku). Albo dzień na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu, w przypadku braku faktury (rachunku), zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.