Ze stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę wynika, że w związku z tym, iż pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej (będącej jego własnością), pracownikom wypłacany jest ekwiwalent za jej pranie. Spółka wnosi o wyjaśnienie w jakiej wysokości należy ustalić ekwiwalent dla pracowników za pranie odzieży roboczej. Czy na podstawie faktur i rachunków przedłożonych przez pracownika, czy wystarczy ustalić średnią aktualną cenę rynkową prania takiej odzieży w punktach pralniczych i na takiej podstawie określić wysokość tego świadczenia. Zdaniem wnioskodawcy zasadne byłoby ustalenie kosztów prania odzieży na podstawie średniej ceny rynkowej takiej usługi w punktach pralniczych. Według spółki dokumentem potwierdzającym wartość usługi byłby cenniki stosowane przez punkt pralniczy.
Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej spełnia te warunki.
Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, do których odwołuje się przedmiotowe zwolnienie to przede wszystkim przepisy zawarte w dziale IX ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). W myśl art. 2379 § 2 i § 3 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Natomiast jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Należy podkreślić, że instytucja zwolnienia od podatku dochodowego określonych dochodów (przychodów), stanowi wyjątek od zasady opodatkowania dochodów uzyskiwanych przez osoby fizyczne, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dlatego też, wszelkie okoliczności mające wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych powinny być odpowiednio udokumentowane. Zasada ta ma również zastosowanie w zakresie dokumentowania okoliczności mających wpływ na zwolnienie określonego świadczenia z opodatkowania podatkiem dochodowym.
Możliwość objęcia zwolnieniem od podatku dochodowego pieniężnego ekwiwalentu, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymaga odpowiedniego udokumentowania. Dokumentami takimi są niewątpliwie faktura czy rachunek.
Jeżeli pracownik odda odzież roboczą do punktu pralniczego, to wówczas wysokość ekwiwalentu winna być ustalona na podstawie dokumentu wystawionego przez punkt pralniczy za wykonaną usługę. Natomiast jeżeli pracownik wypierze odzież roboczą we własnym zakresie to winien przedstawić wysokość poniesionych kosztów.
Nie można ustalić wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej na podstawie średniej ceny rynkowej takiej usługi w punktach pralniczych, ponieważ ustawodawca kategorycznie rozstrzygnął w Kodeksie pracy, że pracodawca zobowiązany jest wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
W związku z powyższym Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Rudzie stwierdził, że stanowisko wnioskodawcy jest nieprawidłowe.
Zgodnie z art. 14a §2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania postanowienia.