Wnioskiem z dnia 2 listopada 2006 r., złożonym 23.11.2006 r. Pan XXX zwrócił się do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Chodzieży o udzielenie interpretacji co do zakresu zastosowania przepisów prawa podatkowego występując z pytaniem „czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup kawy i herbaty przykazywanych nieodpłatnie pracownikom’’?

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego sprawy wynika, że Pan XXX prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której zatrudnia pracowników biurowych. Na potrzeby pracowników zakupuje napoje (kawę, herbatę).Podatnik stoi na stanowisku, że dla zapewnienia dobrych warunków pracy i atmosfery są to koszty niezbędne dla uzyskania przychodu i stanowią nielimitowany koszt uzyskania przychodu.

Stosownie do treści przepisu § 112 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003r. Nr 169 poz. 1650) pracodawca obowiązany jest zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Kwestie kosztów uzyskania przychodów reguluje art. 22 i 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm.) W myśl art. 22 ust. 1 tej ustawy kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z treści art. 22 i 23 w/cyt. ustawy wynika, że aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodu muszą być spełnione łącznie 2 warunki:
1. wydatek poniesiony powinien być w celu osiągnięcia przychodu,
2. wydatek nie może być wymieniony w art. 23 ustawy stanowiącej katalog wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Ciężar dowodu co do wskazania istnienia związku kosztu z prowadzoną działalnością spoczywa na podatniku. Brak wskazania, że poniesiony wydatek może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub brak rzeczowych argumentów wskazujących na celowość wydatku np. z punktu widzenia zabezpieczenia źródła przychodów przesądzą o nie zaliczeniu poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu.

W przedstawionym przez podatnika stanie faktycznym związku takiego nie można wykluczyć, bowiem gdy te artykuły zapewnia pracodawca, to świadczy tylko o tym , że dba on o dobrą atmosferę i warunki pracy, a to wszystko pozytywnie wpływa na wydajność pracy, co przenosi się pośrednio na wydajność firmy jako podmiotu generującego przychody.

Wobec powyższego uznać należy, iż wydatki na zakup kawy i herbaty, które są następnie przekazywane do spożycia przez pracowników w czasie pracy stanowią koszt uzyskania przychodów stosownie do przepisów art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. .

Wydatki te nie są również rozliczane w ramach kosztów reprezentacji, ponieważ artykuły te są przeznaczone dla pracowników, a nie na poczęstunki dla kontrahentów czy innych gości.

Powyższej interpretacji udzielono z uwzględnieniem stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia. Interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej – do czasu jej zmiany lub uchylenia.