Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku Spółki otrzymanego dnia 15.11.2005 r. w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług, stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko podatnika jest prawidłowe.

Jak wynika ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku, spółka (podatnik) rozpoczęła wdrażanie systemów komputerowych pozwalających na uproszczenie współpracy z dostawcami i odbiorcami poprzez przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Nowe systemy pozwolą na księgowanie faktur przesyłanych drogą elektroniczną z pominięciem faktur w formie papierowej, których podatnik nie będzie otrzymywał od dostawców, jak i nie będzie wysyłał do odbiorców.

W przedstawionym wniosku Spółka pyta:
1. Czy w świetle obecnie obowiązujących przepisów § 4 Rozporządzenia, dla potwierdzenia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), wystarczające będzie oświadczenie realizatora usługi EDI (operatora), że stosowana przy przesyłaniu danych technologia gwarantuje autentyczność danych i integralność treści? Czy realizator usługi może być jednocześnie wystawcą faktury i czy powinien posiadać specjalne certyfikaty?
2. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami /odbiorcami, z którymi ta wymiana będzie się odbywała w formie elektronicznej gdzie autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym (§4 Rozporządzenia, pkt.l), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów/kopii tych faktur w formie papierowej?
3. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami/odbiorcami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści (§ 4 Rozporządzenia, pkt 2), można zrezygnować z drukowania i posiadania oryginałów/kopii tych faktur w formie papierowej?
4. Czy można uznać, że integralność treści faktury jest zachowana w przypadku gdy wydruk faktury na ekran monitora lub na papier (w czasie kontroli, na żądanie US) ma w systemach komputerowych Spółki taką samą treść lecz inną formę graficzną niż w systemie komputerowym dostawcy/odbiorcy? Czy przy zachowaniu tej samej treści faktury zarówno w Spółce jak i u dostawcy/odbiorcy na fakturze elektronicznej winny znaleźć się określenia "Oryginał" lub "Kopia"?
5. Czy w przypadku wymiany faktur pomiędzy Spółką a dostawcami/odbiorcami, z którymi ten proces będzie się odbywał w drodze wymiany danych elektronicznych (EDI), z zachowaniem procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści (§ 4 Rozporządzenia, pkt 2) wymagane jest potwierdzenie otrzymania faktury, a w szczególności faktury korygującej ?

Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego oraz pytania Spółki, Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach stwierdza co następuje:

Aktem prawnym, który reguluje zasady wystawiania faktur w formie elektronicznej jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z dnia 20 lipca 2005 r., Nr 133, poz. 1119). Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych4), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Ad. 1
Zgodnie ze stanowiskiem podatnika, nie ma przeszkód, aby realizator usługi EDI (operator) był jednocześnie wystawcą faktury (sprzedawcą). Jednakże, warunkiem aby faktury mogły być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, jest spełnienie warunków określonych w § 4 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:
1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Należy także pamiętać, iż wystawca faktury musi spełniać warunek określony w § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia tj. uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę.

Ad. 2 i ad. 3
Zasady przechowywania faktur w wersji elektronicznej (zarówno zagwarantowanych bezpiecznym podpisem elektronicznym jak i gwarantowanych poprzez wymianę danych elektronicznych EDI) regulują § 5 i 6 ww. rozporządzenia. Zgodnie z § 6 faktury otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający organom podatkowym, dostęp do nich drogą elektroniczną, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy (skarbowe), w tym ich wydruku. Ww. przepis mówi jedynie o zapewnieniu możliwości ich wydruku, nie nakłada zaś obowiązku drukowania faktur wystawianych/otrzymanych w formie elektronicznej. Jedynie w przypadkach określonych w § 5 ust. 2 rozporządzenia tj. w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawienie i przesłanie faktury, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej. Wobec powyższego, podatnik nie ma obowiązku posiadania oryginałów/kopii faktur w formie papierowej.

Ad. 4
Zgodnie z § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. W ww. rozporządzeniu jest mowa o formie i "formacie" przechowywania faktur. Wg "Nowego Słownika Języka Polskiego" Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2003 r. format to - "określony sposób zapisu informacji". Dane które powinny zawierać faktury zostały określone w § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wobec powyższego, jeżeli faktury przesłane drogą elektroniczną będą przechowywane przez ich wystawcę i odbiorcę w "określonym sposobie zapisu informacji" i będą zawierały elementy określone w ww. rozporządzeniu dot. wystawiania faktur, to ich forma graficzna zależy jedynie od wystawcy/odbiorcy. Należy też pamiętać o sposobie ich przechowywania gwarantującym autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również czytelność.

Odnosząc się do drugiej części pytania dotyczącej obowiązku oznaczania faktur elektronicznych oznaczeniem Oryginał/Kopia należy stwierdzić, iż ww. rozporządzenie w sprawie wystawiania oraz przesyłania w formie elektronicznej nie wprowadza szczególnych regulacji w sprawie oznaczania faktur oznaczeniem Oryginał/Kopia, należy więc przyjąć, iż rozwiązanie zaproponowane przez podatnika jest właściwe i nie stoi w sprzeczności z zapisami ww. rozporządzenia.

Ad. 5
W świetle ww. rozporządzenia z dnia 14 lipca 2005 r. regulującego wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną (jak i w przepisach unijnych tj. Dyrektywie Rady 2001/115/WE ) należy stwierdzić, iż warunkiem wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną (obok akceptacji faktury przez odbiorcę) jest zagwarantowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz ich integralności, które to warunki zostały określone w § 4 ww. rozporządzenia. Brak jest natomiast wymogu posiadania przez wystawcę potwierdzenia otrzymania faktury w tym również faktury korygującej.