Dotyczy: Informacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w sprawie: zaliczenia w koszty uzyskania przychodów zakupów dokonywanych przy użyciu kart płatniczych.

W odpowiedzi na Wasze pismo z dn. 24.09.2004 r. (data wpływu do tut. Organu podatkowego 24.09.2004 r., bez znaku), uzupełnione pismem z dn. 11.10.2004 r., data wpływu do tut. Urzędu 11.10.2004 r. w sprawie informacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków Stare-Miasto na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dn. 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zm.) wyjaśnia:
Jednostka we wniosku przedstawia, że prezes i wice prezes Jednostki posiadają imienne prywatne karty płatnicze, przy użyciu których dokonują płatności za paliwo do samochodów, które stanowią majątek firmy oraz za ich serwis, naprawę, części zamienne, zakup drobnych materiałów budowlanych, materiałów biurowych. W związku z powyższym Jednostka pyta czy takie wydatki można uznać za koszt uzyskania przychodu.
Stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54 z 2000 r. poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zapis ten oznacza, że aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki, a mianowicie:
- koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
- dany wydatek nie może być wymieniony w art. 16 ustawy.
Zatem do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków nie tylko wymienionych w art. 16, ale także tych, które nie zostały poniesione w celu uzyskania przychodu.
Ponadto poniesione koszty należy odpowiednio udokumentować w sposób pozwalający uzasadnić poniesiony wydatek. Przepis art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tylko w ogólny sposób nakazuje podatnikom prowadzenie ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi". Elementy które dowód księgowy winien zawierać zostały określone w art. 21 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm).
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535) obniżenia kwoty podatku naliczonego lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług jeżeli ich nabycie nie mogłoby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym z wyjątkiem przypadków gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego. Oznacza to, że co do zasady podatek naliczony zawarty w dokonanych zakupach podlega odliczeniu w przypadku gdy wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu i jest związany z wykonywaniem czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Należy przy tym zwrócić uwagę na ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego zawarte w Dziale X ustawy o podatku od towarów i usług m. in. zawarty w art. 88 ust 1 pkt 3 zakaz dokonywania obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związany z zakupem paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86 ust 3 i 5 powołanej ustawy.

W związku z powyższym jeżeli stan faktyczny jest zgodny z rzeczywistością to stanowisko Jednostki w przedmiotowej kwestii jest prawidłowe.