Działając na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zmianami), w odpowiedzi na Państwa pismo złożone w dniu 22.09.2004 r., Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach informuje, że zgodnie z § 24 i § 26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971), faktury i faktury korygujące są wystawiane, co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz KOPIA. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zacytowane przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty - kopie faktur sprzedaży VAT w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży VAT i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Przepisy art. 106 ust. 10–11 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz.535) stwarzają możliwości uregulowania tej kwestii przez Ministra Finansów w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, ale do chwili obecnej rozporządzenie wykonawcze w tej sprawie nie zostało wydane.

Zatem przechowywanie kopii faktur sprzedaży w formie elektronicznej bez ich wydruku, jest czynem prawnie niedozwolonym.

Należy zaznaczyć, że przepisy art. 71 i art. 72 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zmianami) mają zastosowanie wyłącznie do prowadzenia ksiąg rachunkowych, tj. zbiorów zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald przy użyciu komputera, natomiast nie dotyczą dokumentów stanowiących podstawę dokonywania tych zapisów w księgach rachunkowych.