W odpowiedzi na pytanie zawarte w piśmie z dnia 10.12.2004 r., znak: EK/67/2004, dotyczące sposobu obliczania i poboru przez płatnika zaliczek na podatek dochodowy pracownikom, w świetle ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach informuje:

Zgodnie z treścią art. 31 wymienionej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Stosownie do art. 32 ust. 2 wymienionej ustawy za dochód, o którym mowa w ust. 1 i 1a, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacone przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b.

Zgodnie z ust. 3 cytowanego przepisu art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakład pracy, który oblicza i pobiera zaliczki na podatek dochodowy w sposób określony w ust. 1, 1a i 2 ma obowiązek dokonać pomniejszenia o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:
- nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,
- nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
- nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy podatkowej,
- nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- określa ten zakład pracy jako właściwy do stosowania odliczenia, o którym wyżej mowa, w przypadku, gdy równocześnie osiąga od innych zakładów pracy dochody ze stosunku służbowego, stosunku pracy lub wykonywanej pracy nakładczej.

Do ustalenia zasad obliczania pracownikowi należnej zaliczki na podatek oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą w myśl art. 32 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zmniejsza się zaliczkę na podatek, należy stosować art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2003r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz. U. Nr 45, poz. 391 ze zm.).

W myśl tego przepisu, w przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona między innymi przez płatnika będącego zakładem pracy, zgodnie z przepisami art. 21-24 w/w ustawy jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy obliczonej przez płatnika, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej zaliczki.

Zgodnie z art. 21 ust. 2 cytowanej ustawy z dnia 23 stycznia 2003 r. składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna. W związku z powyższym Spółka ustalając jej wysokość do pobrania winna porównywać ją z kwotą łącznej zaliczki na podatek dochodowy, liczonej od wszystkich wypłat w danym miesiącu.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia stanowią w tym temacie, iż liczba dokonanych pracownikowi w danym miesiącu wypłat nie wpływa na wysokość obliczonej składki lub zaliczki na podatek dochodowy. Podstawą ich ustalenia jest zawsze łączny miesięczny przychód.

Odnosząc się do przytoczonego przez Spółkę w zapytaniu stanu faktycznego (dokonywane przez Spółkę na rzecz pracowników dwie lub trzy wypłaty wynagrodzeń miesięcznie), w świetle powyższych uregulowań prawnych należy stwierdzić, że:
- wszelkie składki i zaliczki na podatek oblicza się z uwzględnieniem łącznego miesięcznego przychodu pracownika,
- jeżeli Spółka dokonuje w miesiącu kilku wypłat wynagrodzeń pracownikom, to dokonanie w danym miesiącu pierwszych wypłat i pobranie od tych wypłat zaliczek na podatek oraz składek należy traktować jako czynność wstępnego obliczenia i pobrania zaliczek oraz składek,
- ostateczne obliczenie zaliczek oraz składek winno nastąpić przy dokonywaniu ostatniej wypłaty w danym miesiącu, z uwzględnieniem wcześniej naliczonych i pobranych obciążeń podatkowo - składkowych.