W dniu 8.10.2004 r. spółka z o.o. „K.” złożyła w tutejszym Urzędzie Skarbowym pismo z prośbą o udzielenie informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że działalność spółki opiera się głównie na eksporcie. W związku z tym koszty zakupu paliwa, przejazdów, reprezentacji i inne ponoszone są przede wszystkim poza granicami kraju. W świetle przedstawionych faktów postawiono pytanie, w jaki sposób koszty poniesione poza granicami państwa powinny być:

• dokumentowane - w sytuacji, gdy brak jest możliwości potwierdzenia poniesionych wydatków fakturą VAT,
• przeliczane na polskie złote - gdy rozliczanie kosztów odbywa się w kasie spółki,

aby mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łańcucie, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), informuje, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Z powyższego zapisu wynika, że musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym przez podatnika wydatkiem a osiągniętym przychodem.

Uregulowanie zawarte w art. 9 ust. 1 cytowanej ustawy wskazuje, iż podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa zamieszczone są w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Stosownie do treści art. 4 ust. 1 tej ustawy, jednostki obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, co oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, którymi są między innymi obce dowody otrzymane od kontrahentów. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W związku z powyższym, w sytuacji, gdy brak jest możliwości udokumentowania wydatków poniesionych za granicą fakturą VAT, w celu ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów należy transakcję poświadczyć dodatkowym dowodem zastępczym, który będzie uzupełniony o brakujące elementy wyszczególnione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Paragon, jako zewnętrzny dowód obcy otrzymany od kontrahenta, niespełniający wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości, może być jednak zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1a cytowanej ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W tym przypadku nie ma potrzeby dodatkowego potwierdzania dowodem wewnętrznym wydatków poniesionych poza granicami państwa z uwagi na niemożność uzyskania faktury VAT. Paragon powinien być opisany poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłaty oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych przez spółkę zasad.

Odnośnie problemu dotyczącego przeliczania na polskie złote kosztów poniesionych poza granicami kraju, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łańcucie informuje, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów.

Tutejszy organ informuje, że powyższa interpretacja zgodna jest ze stanem prawnym obowiązującym w dniu jej wydania.