Działając na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zmianami), w odpowiedzi na Państwa pismo złożone w dniu 21.07.2004 r., Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach informuje, że zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zmianami), z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. W myśl § 4 ust. 1 cyt. rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Oznacza to, że dieta obejmuje m.in. udokumentowane wydatki poniesione przez pracownika z tytułu zakupu usług gastronomicznych.

Powyższe rozporządzenie ustala stosowne limity należności przysługujące pracownikowi na wyszczególnione wyżej wydatki, uwzględniając przypadki, w których limity należności z tytułu tych wydatków są obniżone lub nie przysługują.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Przepis art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów udokumentowanych wydatków poniesionych przez pracownika na zakup usług hotelowych i gastronomicznych z tytułu podróży służbowych odbywanych poza granicami kraju. Dotyczy to również innych uzasadnionych wydatków związanych z podróżą służbową pracownika i określonych zacytowanym wyżej rozporządzeniem.

Zatem, wyżej wymienione wydatki udokumentowane rachunkami stanowią koszty uzyskania przychodów Waszej firmy, bez względu na ich wysokość.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 i art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zmianami), źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16a cyt. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Z przytoczonych przepisów wynika, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika stanowią jego przychody i są wolne od podatku dochodowego, pod warunkiem, że nie przekraczają wysokości limitów określonych zacytowanym wyżej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r.

Zgodnie z § 9 ust. 3 w/w rozporządzenia w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Przekroczenie limitu hotelowego podczas podróży służbowej pracownika poza granicami kraju nie będzie stanowiło przychodu pracownika i nie będzie podlegało opodatkowaniu, jeżeli w uzasadnionych przypadkach nie było możliwości skorzystania przez pracownika z noclegu mieszczącego się w limicie określonym w w/w rozporządzeniu, a pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów w wysokości przekraczającej kwotę limitu.

Należy zaznaczyć, że powołane w Waszym piśmie zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (M. P. Nr 34, poz. 346 i z 1997 r. Nr 34, poz. 328), z dniem 1 lipca 1998 r. utraciło swą moc na podstawie § 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 03.07.1998 r. w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 89, poz. 568 ze zmianami).