Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) - przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
2. wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny
   - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części.

W ust. 3 art. 7 postanowiono natomiast, że unormowania tego nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem.

Przekazanie natomiast towarów niebędących prezentami o małej wartości na cele reprezentacji lub reklamy w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na zasadach ogólnych.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11.03.2004r. cyt. wyżej, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego.

Wydatki na reprezentację muszą mieć związek z prowadzoną działalnością i przyczyniać się do zwiększenia przychodów firmy, oraz muszą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - o których stanowi art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 54, poz. 654 ze zm.) - z uwzględnieniem ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 28 cyt. ustawy. Z w/w przepisu wynika, że nie uważa się, za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Ponadto, nie zalicza się do kosztów reprezentacji m.in.: przekazania towarów lub innych rzeczowych składników majątku pracownikom, jeśli obowiązek ich wydania wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub jest zagwarantowane pracownikowi na mocy Kodeksu Pracy, względnie innymi przepisami (dotyczy to zwłaszcza środków do utrzymania higieny podczas pracy w zakładzie, odzieży roboczej i ochronnej, umundurowania służbowego, herbaty czy wody mineralnej).