Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Przepis art. 23 zawiera zamknięty katalog wydatków nie stanowiących z mocy ustawy kosztów uzyskania przychodów. Wśród wymienionych w art. 23 wydatków nie ma strat w środkach obrotowych.

Gramatyczna wykładnia tego przepisu prowadzi do wniosku, że podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów pod tym jednakże warunkiem, że mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma, bądź może mieć wpływ, na wielkość osiągniętego przychodu. Każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia konkretnego przychodu.

W opisanej przez Pana sytuacji miało miejsce włamanie do siedziby firmy, w wyniku którego skradzione zostały kasetki z pieniędzmi z utargu. Postanowieniem z dnia 04.05.2004r. Komisariatu Policji umorzono dochodzenie w sprawie w/w kradzieży z powodu niewykrycia sprawcy przestępstwa i wpisano sprawę do rejestru przestępstw.

Zapytuje Pan, czy w związku z tym można zaksięgować kwotę skradzionych pieniędzy jako koszt uzyskania przychodu.

W odniesieniu do strat w majątku obrotowym, jakimi są m. in. pieniądze, trudno mówić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. Stanowią jednak element kosztowy w prowadzonej działalności, przy czym każdy przypadek obciążenia kosztów stratami musi być rozpatrywany indywidualnie (pismo Min. Fin. z dnia 26.04.2001 r. Nr PB 3-MD-289-8214-35/2001).

Warunkiem zaliczenia strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów jest ocena zdarzenia, w aspekcie:

• całokształtu prowadzonej działalności,
• sytuacji w której straty te powstały (ubytki naturalne, zdarzenia losowe, klęski żywiołowe),
• formy udokumentowania strat, np. protokół opisujący zdarzenie, jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, uzupełniony o protokół policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenie szkody instytucji ubezpieczeniowej.

Przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych.

Wartości pieniężne uznaje się za należycie zabezpieczone, jeżeli przedsiębiorca w celu ich ochrony przed kradzieżą przestrzegał wymagań określonych m. in. w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858 ze zm.).

Z pytania nie wynika, czy dochował Pan należytej staranności w celu zabezpieczenia pieniędzy, tj. zabezpieczenia kasetek, w których przechowywane były pieniądze.

W postanowieniu o umorzeniu dochodzenia Komisariatu Policji, zatwierdzonego przez Prokuraturę Rejonową wskazano tylko, że kasetki z pieniędzmi zostały skradzione z pomieszczenia biurowego.

Jeżeli środki pieniężne były przetrzymywane bez stosownego zabezpieczenia, np. sejfu należy uznać, że lekkomyślnie naraził się Pan na ryzyko zdarzenia, którego nie można uznać za mające charakter losowy. Tym samym strata powstała w takiej sytuacji nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.