Stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54 poz. 654 ze zm.) za koszty uzyskania przychodów uważa się wierzytelności odpisane jako nieściągalne, które uprzednio na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana m. inn. postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego.

Zatem koniecznym jest stwierdzenie nieściągalności wierzytelności poprzez udokumentowanie tej nieściągalności postanowieniem wydanym przez organ postępowania egzekucyjnego. Z treści takiego postanowienia powinien wynikać fakt braku majątku dłużnika na zaspokojenie określonej wierzytelności. Po spełnieniu wszystkich wskazanych w ww. przepisach ustawy warunków, podatnik uprawniony jest do zakwalifikowania wierzytelności nieściągalnych do kategorii podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z opisanym w piśmie stanem faktycznym, Spółka dysponuje wierzytelnością w kwocie 1.015.592.99 zł. (dłużnikiem jest spółka), na którą w bilansie 2000 r. utworzyła rezerwę i całość kwoty opodatkowała. W 2003 r. Spółka wystąpiła do Sądu Rejonowego Sądu Gospodarczego z pozwem o zapłatę części należności w kwocie 9.500,00 zł. Sąd Rejonowy w Zamościu nakazem zapłaty w postępowaniu upominawczym z dnia 24.09.2003 r. zasądził od dłużnika kwotę 9.500,00 zł. Pozwana Spółka nie wniosła sprzeciwu, nakaz uprawomocnił się i Zakład wystąpił o nadanie klauzuli wykonalności nakazowi zapłaty. Klauzulę tę otrzymał w dniu 28.11.2003 r.

W oparciu o tytuł wykonawczy Zakład w dniu 16.12.2003 r. wystąpił do Komornika Sądowego o wszczęcie egzekucji. Komornik Sądowy po przeprowadzeniu postępowania egzekucyjnego w sprawie wydał postanowienie i umorzył postępowanie egzekucyjne na zasadzie art. 824 § 1 pkt 3 k.p.c. W uzasadnieniu komornik podniósł, że pod wskazanym we wniosku adresem dłużnik nie prowadzi działalności i nie można było ustalić jego aktualnego miejsca pobytu. Wobec powyższego egzekucja okazała się bezskuteczna i postępowanie egzekucyjne umorzono.W tym stanie rzeczy mamy sytuację, gdy Spółka dysponuje wierzytelnością , której nieściągalność została uprawdopodobniona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana została na drogę postępowania egzekucyjnego, umorzonego następnie wskutek bezskuteczności egzekucji. Zachodzą więc przesłanki uprawniające Spółkę do uznania wierzytelności za nieściągalną, i uznania już nie odpisu aktualizującego, a kwoty wierzytelności za koszt uzyskania przychodu. (postanowienie o umorzeniu egzekucji na podstawie art. 824 § 1 pkt 3 k.p.c.)

Z pisma wynika, że Zakład-Spółka z.o.o uprawdopodobniła nieściągalność wierzytelności tylko w kwocie 9.500,00 zł., potwierdzając tę wierzytelność prawomocnym orzeczeniem sądu i kierując sprawę na drogę postępowania egzekucyjnego. Otrzymane następnie postanowienie o umorzeniu egzekucji na podstawie art. 824 § 1 pkt 3 k.p.c., uprawnia Spółkę do uznania wierzytelności (ale tylko w części potwierdzonej prawomocnym orzeczeniem sądu) za nieściągalną, a następnie zaliczenia tej kwoty wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.

Powyższe potwierdza wyjaśnienie Ministerstwa Finansów w kwestii uznania za koszty uznania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, zawarte w piśmie Nr PO3-722-980/94 z dnia 28.02.1995 r. -. “Istotą sprawy w zakresie tego postanowienia ustawy (przepisów art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) i ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym) jest stwierdzenie nieściągalności poprzez udokumentowanie postanowieniem o nieściągalności, wydanym przez organ postępowania egzekucyjnego. Skoro wielkość wierzytelności wynika z prawomocnego orzeczenia sądu i ksiąg podatnika, dowodem do uznania za koszty uzyskania przychodów jest postanowienie o nieściągalności wierzytelności, niezależnie od kwoty wierzytelności, o egzekucję której wierzyciel wystąpił do organu egzekucyjnego.”