Eksportem towarów w rozumieniu - art. 4 pkt 4 ustawy z 08 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) - jest potwierdzony przez graniczny urząd celny wywóz towarów z polskiego obszaru celnego w wykonaniu czynności określonych w art. 2 ust. 1 i 3 ww. ustawy. Jeżeli ustawodawca w art. 4 pkt 4 i art. 6 ust. 6 ustawy uzależnił stwierdzenie zaistnienia eksportu towarów oraz powstania obowiązku podatkowego w tym eksporcie od potwierdzenia przez graniczny urząd celny wywozu towaru poza państwową granicę Rzeczypospolitej Polskiej, to oznacza, że potwierdzenie to – jako pochodzące od organu administracji publicznej, który ma w nim stwierdzić zaistnienie faktu istotnego prawnie- nie może być dokonane w dowolnej formie, lecz musi zostać sporządzony w formie określonej przepisami prawa, stanowiąc dokument urzędowy, będący dowodem tego co zostało w nim urzędowo stwierdzone (art. 194 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa - Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.). W przypadku wywozu towaru za granicę, forma w jakiej graniczny urząd celny potwierdza tenże wywóz określona została w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 7 września 2001 r. w sprawie deklaracji skróconych i zgłoszeń celnych (Dz. U. Nr 117, poz. 1250 ze zm.), którego przepisy są wiążące dla organów administracji celnej. Tym samym potwierdzenie przez graniczny urząd celny wywozu towaru poza państwową granicę Rzeczypospolitej Polskiej może nastąpić w sposób określony tymi przepisami - na stosownych kartach dokumentu SAD tj. karcie 1 A lub 3 SAD opatrzonej pieczęcią VAT lub karcie 3 SAD z adnotacją „Towar wystąpił za granicę dnia ..., w OC/PC...., pod poz..., z podpisem i pieczęcią „Polska-Cło”.

Ponadto, zgodnie z § 44 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z 07 września 2001 r. w sprawie deklaracji skróconych i zgłoszeń celnych w wypadku zaginięcia karty 1A funkcjonariusz celny urzędu przeznaczenia wydaje, na wniosek zgłaszającego, zaświadczenie o wyprowadzeniu towarów poza polski obszar celny na podstawie posiadanych dokumentów i zapisów ewidencyjnych. Jako, że w ustawie o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym ustawodawca nie sprecyzował jednoznacznie co jest uważane za dokument celny ani co taki dokument musi zawierać, zaświadczenie, o którym mowa w przytoczonym § 44 ust. 2 rozporządzenia, może być uznane za dokument celny uprawniający podatnika do zastosowania stawki 0 % na wymienione w nim towary.

Stawkę podatku 0%, o której mowa w art. 18 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym stosuje się w eksporcie towarów pod warunkiem, że podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany miesiąc otrzymał dokument potwierdzający wywóz towaru poza państwową granicę Rzeczypospolitej Polskiej. Ponadto zgodnie z art. 18 ust. 5 jeżeli warunek o którym mowa powyżej nie został spełniony, podatnik nie wykazuje tej sprzedaży w ewidencji, o której mowa w art. 27 ust. 4, za dany miesiąc, lecz w miesiącu następnym, stosując stawkę podatku 0%, pod warunkiem otrzymania dokumentu wymienionego w ust. 4 przed złożeniem deklaracji podatkowej za ten miesiąc. W razie nieotrzymania tego dokumentu w terminie określonym w zdaniu poprzednim, mają zastosowanie stawki właściwe dla sprzedaży tego towaru w kraju. Przepis ten stosuje się w przypadku, gdy podatnik posiada dokument celny wystawiony przez wewnętrzny urząd celny. Ze złożonych wyjaśnień wynika, że podatnik nie posiada dokumentu celnego wystawionego przez wewnętrzny urząd celny, a zatem nie może tu mieć zastosowania art. 18 ust. 5, a stawkę podatku VAT właściwą dla sprzedaży tego towaru w kraju podatnik winien zastosować w momencie, gdy towar został faktycznie sprzedany.