W odpowiedzi na pismo z dnia 08.03.2004 r. w sprawie udzielenia pisemnej informacji o stosowanie przepisów prawa podatkowego odnośnie przechowywania dokumentacji podatkowej - na podstawie art. 14a § 1 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) informuję:

Prosi Pan o wyjaśnienie przez jaki okres ma obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej. Twierdzi Pan, że dokumenty dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej należy przechowywać przez okres 5 lat i jako przykład podał za 1999 r. do końca 2003 r.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 70 § 2-5 wyżej wymienionej ustawy bieg terminu przedawnienia, nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:

1. od dnia wydania decyzji, o której mowa w art. 48 § 1, do dnia terminu płatności odroczonego podatku lub zaległości podatkowej, ostatniej raty podatku lub ostatniej raty zaległości podatkowej,
2. od dnia wejścia w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, do dnia upływu przedłużonego terminu.

Bieg terminu przedawnienia przerywa ogłoszenie upadłości. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego.

Bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zakończono postępowanie egzekucyjne. Kolejne wszczęcie postępowania egzekucyjnego nie przerywa biegu terminu przedawnienia.

Bieg terminu przedawnienia zostaje zawieszony z dniem:

1. wszczęcia postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe,
2. doręczenia organowi podatkowemu orzeczenia sądu administracyjnego wraz z jego uzasadnieniem.

Zacytowane wyżej przepisy odnoszą się do zobowiązań podatkowych powstałych po dniu 01.01.2003 r. Wynikają one ze zmian wprowadzonych do Ordynacji podatkowej ustawą z dnia 12 września 2002 r. (Dz. U. Nr 169, poz. 1387). Natomiast art. 20 § 1 i 3 noweli stanowi, że do przedawnienia zobowiązań podatkowych powstałych przed dniem wejścia w życie noweli stosuje się przepisy ustawy w brzmieniu nadanym nowelą, z zastrzeżeniem § 2. Jeżeli dotychczasowe przepisy określają korzystniejsze dla podatnika, płatnika lub inkasenta zasady i terminy przedawnienia zobowiązań podatkowych, stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie noweli.

Art. 70 § 1-5 ustawy Ordynacja podatkowa w brzmieniu obowiązującym przed dniem 01.01.2003 r. stanowi, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:

1. od dnia wydania decyzji, o których mowa w art. 48 § 1 pkt 1 i 2, do dnia terminu płatności odroczonego podatku, ostatniej raty podatku lub ostatniej raty zaległości podatkowej,
2. od dnia nabycia prawa do ulgi podatkowej do dnia wygaśnięcia tego uprawnienia.

Bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek pierwszej czynności egzekucyjnej, o której podatnik został powiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zakończono postępowanie egzekucyjne. Kolejne wszczęcie postępowania egzekucyjnego nie przerywa biegu terminu przedawnienia.

Zgodnie z art. 45 ust. 1 i ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od fizycznych w brzmieniu obowiązującym w 1999 r. (j. t. Dz. U. z 1993 r. Nr 90, poz. 416 ze zm.) podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym według ustalonego wzoru, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego roku. Podatnicy, na których ciąży obowiązek złożenia zeznania, są obowiązani w terminie określonym w ust. 1 wpłacić różnicę między podatkiem należnym od dochodu wynikającego z zeznania, a sumą należnych za dany rok zaliczek, w tym również sumą zaliczek pobranych przez płatników.

Reasumując powyższe zeznanie podatkowe o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) za 1999 r. obowiązany był Pan złożyć w urzędzie skarbowym i wpłacić wynikający z zeznania podatek do dnia 30 kwietnia 2000 roku. W związku z powyższym zobowiązanie podatkowe przedawni się najwcześniej z końcem 2005 roku. Zobowiązany jest Pan przechowywać księgi podatkowe za 1999 r. i dokumenty związane z ich prowadzeniem do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego to jest, co najmniej do końca 2005 roku, pod warunkiem, że nie wystąpiły przesłanki do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia.