Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
1462-IPPB6.4510.609.2016.1.AG
z 27 stycznia 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 4 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 listopada 2016 r. (data wpływu 12 grudnia 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 20 stycznia 2017 r. (data nadania 20 stycznia 2017 r., data wpływu 23 stycznia 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot zwracanych pracownikom z tytułu:

• używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej – jest prawidłowe;
• dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady – jest nieprawidłowe.
  
  

UZASADNIENIE

W dniu 12 grudnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot zwracanych pracownikom z tytułu używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej oraz kwot zwracanych pracownikom z tytułu dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Firma X Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako „Spółka”) prowadzi działalność w zakresie produkcji pasz zwierzęcych. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, rozliczającym się na podstawie prowadzonych ksiąg handlowych. W ramach prowadzonej działalności Spółka wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Pracownicy w ramach odbywanej podróży służbowej wykorzystują prywatne samochody nie będące własnością Spółki. Pracownicy podczas odbywanych podróży służbowych ponoszą także dodatkowe koszty w postaci opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty za miejsca parkingowe. Po zakończeniu podróży służbowej pracownicy przedstawiają pracodawcy (Spółce) prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu (dalej jako „Ewidencja” lub „Kilometrówka”). W sporządzanych i dostarczanych przez pracowników ewidencjach przebiegu pojazdu dokumentowana jest faktyczna ilość przejechanych przez nich kilometrów prywatnym samochodem w ramach odbywanej podróży służbowej. Ewidencje prowadzone są według zasad określonych w przepisach podatkowych. Spółka zwracając pracownikom koszty używania samochodów prywatnych do celów służbowych stosuje limity określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm.). Dodatkowo pracownicy przedstawiają Spółce dowody dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej w postaci potwierdzeń opłat za przejazd autostradą oraz biletów opłat parkingowych. Najczęściej wydatki te dokumentowane są jedynie paragonami lub biletami potwierdzającymi wysokość opłat, zdarza się także, że wydatki dokumentowane są fakturą VAT gdzie jako nabywca widnieje Spółka.

W przypadku kosztów dodatkowych wymienionych powyżej (parking, autostrada), Spółka zwraca w całości koszty poniesione przez pracowników na podstawie przedstawionych przez nich dowodów poniesienia kosztów.

Przedmiotem zapytania są wątpliwości Spółki odnośnie poprawności zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników Spółki podczas odbywanych podróży służbowych, które Spółka zwraca pracownikom.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej (w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu), oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady (zwracanych pracownikom w pełnej wysokości bez uwzględniania limitu Kilometrówki), stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, zarówno zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu prywatnego w czasie podróży służbowej obliczany według limitu kilometrów, o którym mowa w przepisach szczególnych, jak i zwrot pełnych (bez limitu kilometrów) kwot dodatkowych kosztów związanych z pokrywanymi przez pracowników wydatkami w czasie podróży służbowych, takich jak opłaty za parking oraz przejazd autostradą, stanowić będą dla Spółki podatkowy koszt uzyskania przychodu.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 851, ze zm.; dalej jako „Ustawa”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Za koszty uzyskania przychodów można uznać takie wydatki, które spełniają łącznie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1, tj.:

1. zostały poniesione przez podatnika;
2. ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów;
3. nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 Ustawy.
   
   

Pierwsza z wymienionych przesłanek odnosi się do możliwości przypisania faktu poniesienia kosztu do osoby podatnika. Kosztem uzyskania przychodu mogą być wyłącznie koszty obciążające samego podatnika wartość ciężarów, jakie ponosi podatnik w toku prowadzenia działalności (funkcjonowania). Poniesienie kosztu jest co do zasady związane z faktycznym i definitywnym przesunięciem określonej wartości z majątku podatnika do majątku innego podmiotu.

Przesłankę celowości kosztu opisaną w punkcie drugim powyżej uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł obiektywnie oceniając oczekiwać takiego efektu. Za wydatki spełniające co do zasady przesłankę celowości uważa się tzw. koszty pracownicze.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 Ustawy ma charakter zamknięty. Ujęte w nim wyłączenia mają różny charakter i pełnią różne funkcje. W szczególności, część spośród nich prowadzi do bezwzględnego wyłączenia określonych rodzajów kosztów z kategorii kosztów podatkowych, część służy limitowaniu wysokości rozpoznawanych przez podatników rodzajów kosztów uzyskania przychodów (uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych wartości przewyższających ustalony przez ustawodawcę poziom wydatków), część przesunięciu momentu rozpoznawania określonych kosztów, wykluczeniu ich związku albo powiązaniu ich z konkretnym przychodem lub momentem podatkowym.

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.; dalej jako „Rozporządzenie”).

W myśl § 2 powołanego powyżej Rozporządzenia pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:

• przejazdów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów,
• innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
  
  

Stosownie do treści § 3 ust. 1 Rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Zgodnie zaś z § 3 ust. 3 Rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W myśl § 3 ust. 4 Rozporządzenia, w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r., poz. 1265 ze zm.).

Zgodnie z § 4 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 Rozporządzenia).

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, Spółka zwraca pracownikom koszty związane z odbywaną przez nich podróżą służbową samochodem prywatnym. Zwrot kosztów za korzystanie z prywatnego samochodu w podróży służbowej następuje na podstawie liczby przejechanych kilometrów udokumentowanych w przekazanej Ewidencji. Dodatkowo pracownikom zwracane są pełne koszty opłat za autostrady oraz parkingi na podstawie przedstawionych dowodów zakupu.

Dokonując analizy wyżej przytoczonych przepisów na tle przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, iż wydatki pracodawcy związane ze zwrotem pracownikowi kosztów poniesionych w związku z jego podróżą służbową spełniają dyspozycję przepisu art. 15 ust. 1 Ustawy. Bezsprzecznie zostały one poniesione przez podatnika, Spółka bowiem na podstawie szczegółowych przepisów jest zobowiązana do wypłaty świadczeń pieniężnych pracownikom w postaci zwrotu kosztów podróży służbowej. Obowiązek ten został przez podatnika spełniony. Poniesione przez Spółkę wydatki mają także logiczny związek z uzyskiwanymi przez nią przychodami. Związane są bowiem z podróżą służbową pracownika mającą na celu zdobycie nowych klientów lub utrzymanie dotychczasowych relacji biznesowych z obecnymi kontrahentami. Zatem także warunek odnośnie poniesienia kosztu w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodu został spełniony.

W katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodu znajdującym się w Ustawie można wprawdzie odnaleźć przepis art. 16 ust. 1 pkt 30, zgodnie z którym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra ale przepis ten odnosi się jedynie do kosztów używania samochodu obliczanych i wypłacanych na podstawie przekazywanej przez pracowników Ewidencji. Należy zauważyć, iż przepisy wyżej powoływanego Rozporządzenia nie zaliczają wydatków za przejazd autostradą oraz opłat za parking jako wydatków związanych z używaniem samochodu. Rozporządzenie kwalifikuje takie wydatki jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową.

W związku z powyższym, w stosunku do zwrotu pracownikowi opłat za autostrady oraz parking nie znajdzie zastosowanie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 30 Ustawy. Tym samym tego typu wydatki nie podlegają pod limit wynikający z przejechanych podczas podróży służbowej kilometrów, co prowadzi do konkluzji, iż stanowią one w pełnej wysokości koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.

Reasumując, z uwagi na powyższe Spółka stoi na stanowisku, iż wydatki na zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez pracownika podczas podróży służbowej zgodnie z przedstawioną ewidencją stanowić będzie dla Spółki koszt uzyskania przychodu do limitu kilometrów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 Ustawy. Natomiast zwrot poniesionych kosztów przez pracownika na przejazdy autostradą oraz postoju na parkingu jako koszt inny niż związany z używaniem samochodu prywatnego pracownika podczas podróży służbowej będzie stanowił koszt uzyskania przychodu w całości bez ograniczania go do limitu przejechanych kilometrów. Należy bowiem zauważyć, że koszty takie (opłaty za autostradę, opłaty za parking) byłyby poniesione także w przypadku, gdy pracownik jechałby służbowym samochodem Spółki. Nie są to wiec koszty związane z używaniem samochodu pracownika. Koszty te są analogiczne do kosztów pobytu pracownika w hotelu czy innych kosztów związanych z wykonaniem przez niego zadań służbowych podczas podróży służbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot zwracanych pracownikom z tytułu:

• używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej – jest prawidłowe;
• dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady – jest nieprawidłowe.
  
  

Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1888, z późn. zm.).

Art. 15 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest by wydatek łącznie spełniał następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
  
  

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.
  
  

Istotnym jest, że wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów, obciąża podatnika.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Analiza przywołanych przepisów prowadzi zatem do wniosku, że niezależnie czy samochód osobowy niebędący własnością podatnika służy potrzebom działalności gospodarczej czy też odbyciu podróży służbowej, wydatki z tytułu jego używania podlegają ograniczeniom, o których mowa w tych przepisach.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z treścią ww. przepisu, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższego przepisu wynika więc, że warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób niespełniający ww. wymogów powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo że wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Pracownicy w ramach odbywanej podróży służbowej wykorzystują prywatne samochody nie będące własnością Spółki. Pracownicy podczas odbywanych podróży służbowych ponoszą także dodatkowe koszty w postaci opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty za miejsca parkingowe. Po zakończeniu podróży pracownicy przedstawiają Spółce prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu.

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest kwestia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej oraz dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi i autostrady.

W związku z tym, że ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania” odwołać należy się do Słownika Języka Polskiego, w którym przez wydatek należy rozumieć „sumę, która ma być wydana albo sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (zob. Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, str. 1200, 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Przytoczony wyżej przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika. Ustawodawca pojęciem „używania samochodów” objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu. Niewątpliwie wydatkami takimi będą również opłaty za przejazd płatnymi autostradami oraz opłaty za parkowanie.

Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu (wyrok WSA w Gliwicach z 24 października 2012 r., sygn. akt I SA/Gl 289/12). Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki eksploatacyjne (np. wydatki na zakup paliwa) odnoszące się do samochodu, jak również inne koszty używania samochodu ponoszone w trakcie odbywania podróży służbowej, a więc również wskazane we wniosku wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu. Opłata za autostradę czy parking wiąże się nierozerwalnie z używaniem samochodu, a zatem objęta jest limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie może być zaliczona do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Podsumowując, zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej będzie stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów do wysokości limitu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie będzie natomiast kosztem podatkowym pełna kwota zwróconych dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady, gdyż wydatki te, jako wydatki z tytułu używania samochodów, również podlegają ograniczeniom, o którym mowa w powyższym przepisie.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwot zwracanych pracownikom z tytułu:

• używania prywatnego samochodu dla celów odbycia podróży służbowej – jest prawidłowe;
• dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady – jest nieprawidłowe.
  
  

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.