Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
IPPP2/443-349/13-2/AO
z 15 maja 2013 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 kwietnia 2013 r. (data wpływu 18.04.2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej oraz ich przechowywania w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18 kwietnia 2013 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego w fakturach otrzymanych w formie papierowej oraz ich przechowywania w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. jest podmiotem z siedzibą na terytorium kraju prowadzącym działalność gospodarczą. Spółka jest zarejestrowana jako polski podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Obecna procedura otrzymywania i archiwizowania faktur

W związku z prowadzoną działalnością, Spółka nabywa towary i usługi od Dostawców. Nabycia te są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawców na rzecz Spółki. Faktury (względnie inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie) są otrzymywane przez Spółkę w oryginale, w formie papierowej (Spółka otrzymuje też faktury w formie elektronicznej, niemniej jednak nie są one przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację). Każda faktura (dokument księgowy) otrzymywana przez Spółkę jest odpowiednio opisywana / stemplowana przez osobę odpowiedzialną ze Spółki, a następnie wprowadzana do systemu finansowo-księgowego.

W części przypadków, faktury otrzymane w formie papierowej są przekazywane do usługodawcy, który skanuje faktury (do nieedytowalnego pliku) i udostępnia Spółce ich elektroniczny obraz, Obraz ten Spółka może w każdej chwili odtworzyć za pośrednictwem platfomy intenetowej udostępnianej przez tego usługodawcę. Jednocześnie oryginały zeskanowanych faktur są przechowywane w formie papierowej w specjalnie dedykowanej do tego celu powierzchni magazynowej (mogą być w każdej chwili wydane w oryginalnej postaci).

Pozostałe faktury otrzymane w formie papierowej, nieprzekazane do skanowania / archiwizacji do usługodawcy, są przez Spółkę przechowywane w formie papierowej w specjalnie przeznaczonych do tego segregatorach.

Rozważana procedura archiwizowania dokumentów księgowych

Z uwagi na dużą ilość faktur papierowych i istotne koszty ich przechowywania, Spółka rozważa wprowadzenie procedury archiwizowania dokumentów księgowych (w tym faktur) wyłącznie w formie elektronicznej. Poniżej Spółka przedstawia opis rozważanej procedury elektronicznej archiwizacji dokumentów księgowych.

Rozważana procedura archiwizacji zakłada zeskanowanie każdej otrzymanej od Dostawców faktury (dokumentu księgowego) i jej przechowywanie w formie elektronicznej. Jednocześnie procedura ta zakłada, że zeskanowane faktury / dokumenty księgowe będą niszczone.

Skanowanie faktur może być dokonywane:

przez pracowników Spółki (wówczas obrazy faktur będą zapisywane przez tych pracowników w formie nieedytowalnych plików na przeznaczonym do tego celu nośniku danych), bądź też przez usługodawcę (podmiot zewnętrzny), zgodnie z obecnie funkcjonującą procedurą opisaną powyżej (wówczas obrazy faktur będą zapisywane przez usługodawcę w formie nieedytowalnych plików i udostępniane pracownikom Spółki przez tego usługodawcę za pośrednictwem platformy internetowej).

W ramach procedury, wszystkie dokumenty księgowe (faktury) będą przechowywane w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego (z podziałem na okresy, których dotyczą). System ten zapewnia również zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur (dokumentów księgowych). Wersja elektroniczna faktury (dokumentu księgowego) zawierać będzie dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści faktury (dokumentu księgowego) po utworzeniu, odpowiednio przez pracownika Spółki lub usługodawcę, jej elektronicznego obrazu (zeskanowania do pliku). Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmować będzie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania, praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo — księgowe Spółki będą miały dostęp elektroniczny / on-line do obrazu danego dokumentu. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, jest ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne, łatwe do odszukania i jak już wyżej zaznaczono, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z rozważaną procedurą?
2. Czy przechowywanie przez Spółkę w formie elektronicznej (zgodnie z rozważaną procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania (zakładając, że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność)?
3. Czy w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione elektronicznie z nośnika danych / on-line za pośrednictwem platformy internetowej, w której są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane ze środowiska, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do plików źródłowych)?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy,

Stanowisko Spółki w zakresie Pytania 1.

Zdaniem Spółki, Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z rozważaną procedurą.

Stanowisko Spółki w zakresie Pytania 2.

W opinii Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z rozważaną procedurą) przez Spółkę faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania (zakładając, że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność).

Stanowiska Spółki w zakresie Pytania 3.

W ocenie Spółki, w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione elektronicznie z nośnika danych / on-line za pośrednictwem platformy internetowej, w której są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane ze środowiska, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do plików źródłowych).

UZASADNIENIE STANOWISKA WNIOSKODAWCY

Uzasadnienie Spółki w zakresie Pytania 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT (z zastrzeżeniami niemąjącymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie). W konsekwencji należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

W przedmiotowej sytuacji, nie powinno budzić wątpliwości, że po stronie Spółki są spełnione warunki uprawniające do odliczenia VAT z faktur wystawianych przez Dostawców. Po pierwsze, faktury te dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę przy prowadzeniu działalności gospodarczej (opodatkowanej VAT). Po drugie, Spółka fizycznie otrzymuje oryginały tych faktur (m.in. w formie papierowej) co oznacza, że może odliczyć VAT z otrzymanych faktur.

Sam sposób późniejszego przechowywania tych faktur nie wpływa na to, że Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego. Na powyższe uprawnienie nie ma wpływu fakt, iż faktura zakupowa jest przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu proponowanej, określonej w stanie faktycznym procedury. W opinii Spółki, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (co zostanie wyjaśnione w uzasadnieniu stanowiska Spółki w odniesieniu do Pytania 2).

Należy również wskazać, że praktyka organów podatkowych potwierdza możliwość odliczenia VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które są następnie przechowywane w formie elektronicznej. Przykładowo, stanowisko takie zostało wskazane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r., sygn. ILPP4/443-534/11-2/EWW:

„(...) wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych) (...)”.

Podobne stanowisko zostało również wyrażone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r., sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 lutego 2011 r., sygn. IPPP1-443-1182/10-4/Igo, czy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011r., sygn. nr IPPP1-443-1119/10-4/AS.

Stąd też, skoro są spełnione wszystkie warunki formalne do odliczenia przez Spółkę VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, to brak jest przeszkód aby Spółka ten VAT odliczała (co zresztą jest zgodne z aktualną linią orzeczniczą organów podatkowych).

Uzasadnienie stanowiska Spółki w zakresie Pytania 2

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie fakturowania podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, oraz otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury; przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura).

Jednocześnie, jak stanowi § 21 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że, faktury te są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy rozporządzenia w sprawie fakturowania nie określają w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej z analizy przepisów rozporządzenia w sprawie fakturowania należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych — albo forma papierowa albo forma elektroniczna. Taki wniosek wynika z analizy § 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro rozporządzenie w sprawie fakturowania jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i rozporządzenie to dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, proponowana procedura przechowywania faktur przez Spółkę w formie skanów gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnia ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk jest możliwy w każdym czasie i nie różni się on od obrazu faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej. W konsekwencji powyższego, zdaniem Spółki, nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią procedura przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania.

Na marginesie należy wskazać, iż powyższe stanowisko Spółki jest zgodne z opinią Ministerstwa Finansów wyrażoną w związku ze zmianami w fakturowaniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. W komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. opublikowanym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wskazano (w odniesieniu do zmian legislacyjnych wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.), że;

„(...) Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej (...)”.

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura archiwizowania i przechowywania elektronicznie faktur otrzymanych w formie papierowej jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.

Uzasadnienie stanowiska Spółki w zakresie Pytania 3

Zgodnie z § 21 ust. 4 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w fonie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle stanowiska przedstawionego przez Spółkę w odniesieniu do Pytania 2, Spółka może przechowywać elektronicznie faktury otrzymane w formie papierowej, przy założeniu, że są spełnione dodatkowe warunki. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oznacza, że dostęp do tych faktur następuje poprzez wgląd poprzez utworzone pliki źródłowe (skany) do treści tych faktur (względnie przez wydrukowanie / skopiowanie tych faktur z systemu, w którym są przechowywane, i zapewnieniu wglądu do plików źródłowych).

Jeśli więc organy podatkowe zwrócą się do Spółki z żądaniem okazania powyższych faktur, to Spółka powinna zapewnić im dostęp do elektronicznych obrazów tych faktur (względnie wydrukowanie / skopiowanie tych faktur z elektronicznego środowiska, w którym są przechowywane).

W tym kontekście również brak jest podstaw, aby organy podatkowe żądały od Spółki przedstawienia faktur (z których nastąpiło odliczenie VAT) w formie papierowej. Skoro bowiem takie faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, to brak jest konieczności dodatkowego przechowywania ich w formie papierowej. Dlatego też, w przypadku kontroli podatkowej, wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione w formie elektronicznej w środowisku, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane z elektronicznego środowiska, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do plików źródłowych).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ww. ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12,16 i 18.

Jak wynika z art. 86 ust. 11 ww. ustawy jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Przywołane przepisy wskazują, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ww. ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).

Na mocy § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
   
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur
   - w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
   
   
   

Zgodnie z treścią § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do § 21 ust. 3 ww. rozporządzenia przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wobec regulacji § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na podstawie § 20a ust. 1 ww. rozporządzenia podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 ww. rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia, według § 2 pkt 7 ww. rozporządzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Natomiast na podstawie § 2 pkt 8 tego rozporządzenia przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Wskazać ponadto należy, iż zgodnie z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe przepisy określają warunki przechowywania faktur VAT. Nie narzucają obowiązku przechowywania przez odbiorcę faktur dokumentujących dokonane zakupy w formie, w jakiej zostały wystawione. Tym samym, również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uwarunkowane przechowywaniem otrzymanych faktur w formie papierowej. Prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary oraz usługi, które wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Obecnie faktury (względnie inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie) są otrzymywane przez Spółkę w oryginale, w formie papierowej. Oryginały faktur są przechowywane w formie papierowej w specjalnie dedykowanej do tego celu powierzchni magazynowej lub w specjalnie przeznaczonych do tego segregatorach. Z uwagi na dużą ilość faktur papierowych i istotne koszty ich przechowywania Spółka rozważa wprowadzenie procedury archiwizowania dokumentów księgowych (w tym faktur) wyłącznie w formie elektronicznej. Rozważana procedura archiwizacji zakłada zeskanowanie każdej otrzymanej od dostawców faktury (dokumentu księgowego) i jej przechowywanie w formie elektronicznej. Jednocześnie procedura ta zakłada, że zeskanowane faktury / dokumenty księgowe będą niszczone. Skanowanie faktur może być dokonywane przez pracowników Spółki (wówczas obrazy faktur będą zapisywane przez tych pracowników w formie nieedytowalnych plików na przeznaczonym do tego celu nośniku danych), bądź też przez usługodawcę (podmiot zewnętrzny), gdzie obrazy faktur będą zapisywane przez usługodawcę w formie nieedytowalnych plików i udostępniane pracownikom Spółki przez tego usługodawcę za pośrednictwem platformy internetowej. W ramach tej procedury wszystkie dokumenty księgowe (faktury) będą przechowywane w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego (z podziałem na okresy, których dotyczą). System ten zapewnia również zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur (dokumentów księgowych). Wersja elektroniczna faktury (dokumentu księgowego) zawierać będzie dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści faktury (dokumentu księgowego) po utworzeniu, odpowiednio przez pracownika Spółki lub usługodawcę, jej elektronicznego obrazu (zeskanowania do pliku). Ponadto przechowywanie w wersji elektronicznej obejmować będzie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania, praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo — księgowe Spółki będą miały dostęp elektroniczny / on-line do obrazu danego dokumentu. W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność treści. Warunek ten spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W niniejszych okolicznościach, jak wskazał Wnioskodawca, zastosowanie rozważanej procedury, zgodnie z którą faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej będą skanowane i przechowywane w formie elektronicznej, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność archiwizowanych faktur. Faktury przechowywane będą z podziałem na okresy, których dotyczą. Ponadto przechowywanie faktur w wersji elektronicznej obejmować będzie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania, praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo — księgowe Spółki będą miały dostęp elektroniczny / on-line do obrazu danego dokumentu. W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które są w pełni czytelne i łatwe do odszukania.

Mając na uwadze przywołane uregulowania w świetle przedstawionej treści wniosku stwierdzić należy, że przechowywanie przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (zgodnie z rozważaną procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach powyższego rozporządzenia. Wnioskodawca w rozważanej procedurze przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej będzie zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, o których mowa w § 20a rozporządzenia z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Ponadto Wnioskodawca przechowuje otrzymane faktury w podziale na okresy których dotyczą, co pozwala na ich w pełni czytelne i łatwe odszukanie a także pełny i bezzwłoczny do nich dostęp. Z uwagi więc na to, iż Spółka przy przechowywaniu faktur w podziale na okresy, których dotyczą zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego otrzymywane w formie papierowej faktury mogą być przechowywane w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania w wersji papierowej, gdyż taki sposób przechowywania będzie zgodny z przepisami rozporządzenia.

Zapewniając organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poprzez udostępnienie elektroniczne lub wydrukowanie Wnioskodawca wypełnia przesłankę określoną w § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia dotyczącą dostępu do przechowywanych faktur. Zatem faktury udostępnione elektronicznie z nośnika danych / on-line za pośrednictwem platformy internetowej, w której są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane ze środowiska, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do plików źródłowych) stanowią podstawę odliczenia podatku naliczonego, a w przypadku kontroli podatkowej są dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT. Sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

W konsekwencji powyższego, Wnioskodawcy, zarejestrowanemu polskiemu podatnikowi VAT czynnemu, nabywającemu towary i usługi, wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych, dokumentowane fakturami otrzymanymi w formie papierowej, których archiwizacji Wnioskodawca będzie dokonywał w formie elektronicznej przez pracowników Spółki bądź też przez usługodawcę (podmiot zewnętrzny) będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów dokumentowanych fakturami otrzymanymi w formie papierowej, które przechowywane będą w formie elektronicznej według rozważanej procedury.

W konsekwencji powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.