Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.652.2018.2.JF
z 16 stycznia 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 i art. 14r ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku wspólnym z dnia 29 października 2018 r. (data wpływu 2 listopada 2018 r.) uzupełnionym w dniu 3 stycznia 2017 r. (data wpływu 4 stycznia 2019 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 20 grudnia 2018 r. (doręczone w dniu 27 grudnia 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, pobierania, elektronicznego obiegu, przechowywania faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczących dostawy (nabycia) towarów i usług – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 listopada 2018 r. wpłynął ww. wniosek wspólny o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, pobierania, elektronicznego obiegu, przechowywania faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczących dostawy (nabycia) towarów i usług. Wniosek został uzupełniony w dniu 3 stycznia 2019 r. (data wpływu 4 stycznia 2019 r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 20 grudnia 2018 r. znak 0114-KDIP1-3.4012.652.2018.1.JF (doręczone w dniu 27 grudnia 2018 r.).

We wniosku złożonym przez:

• Zainteresowanego będącym stroną postępowania: S. GmbH&Co.KG
  
• Zainteresowanego niebędącego stroną postępowania:
  1. S. Sp. z o.o.,
     
  2. K. Sp. z o.o.
     
  
  

przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

S. Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce, K. Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce i S. GmbH&Co.KG z siedzibą w Niemczech (dalej łącznie: Spółki) są członkami Grupy S. (dalej: Grupa S.).

Grupa S. zajmuje się m.in. produkcją i dystrybucją mebli medycznych w kraju i za granicą.

Spółki są zarejestrowane na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynni podatnicy VAT. Spółki dokonują na terytorium Polski dostaw towarów, będących przedmiotem opodatkowania podatkiem VAT w Polsce. Spółki dokonują miedzy sobą transakcji (dalej: transakcje wzajemne):

• jedna ze Spółek dokonuje sprzedaży towarów/usług do innej Spółki, która następnie dokonuje odsprzedaży tych towarów do finalnego odbiorcy - podmiotu spoza Grupy S., albo
  

• jedna ze Spółek dokonuje sprzedaży towarów/usług na rzecz innej Spółki, bez ich dalszej odsprzedaży.
  
  
  

W opisanych powyżej transakcjach wzajemnych każda ze Spółek może pełnić zarówno rolę dostawcy, jak i nabywcy. Transakcje wzajemne mogą dotyczyć również wszelkich innych typów świadczeń zachodzących między Spółkami.

Spółki dokonują również transakcji z podmiotami spoza Grupy S. (dalej: transakcje zewnętrzne). Transakcje zewnętrzne obejmują zarówno dostawy towarów i świadczenie usług na rzecz klientów zewnętrznych (dalej: Klienci zewnętrzni), jak również zakup towarów i usług od dostawców (dalej: Dostawcy).

Klienci zewnętrzni i Dostawcy Spółek są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Obecnie faktury dokumentujące transakcje wzajemne, jak również transakcje zewnętrzne są wystawiane i przechowywane głównie papierowo.

W celu minimalizacji kosztów związanych z przesyłaniem papierowych faktur oraz ich archiwizacją w formie papierowej, Spółki planują zmianę sposobu wystawiania i przechowywania dokumentów poprzez stosowanie wyłącznie elektronicznego obiegu takich dokumentów (dalej: elektroniczny obieg dokumentów).

Elektroniczny obieg dokumentów będzie obejmował elektroniczny obieg faktur w ramach Grupy S., przesyłanie i przechowywanie w formie elektronicznej faktur wysłanych do Klientów zewnętrznych oraz przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych od Dostawców w formie papierowej i elektronicznej (PDF). Elektroniczny obieg dokumentów będzie zgodny z poniższymi procedurami.

Elektroniczny obieg dokumentów w ramach Grupy S.

W celu udokumentowania wzajemnych transakcji dokonywanych pomiędzy Spółkami, Spółki planują wystawiać faktury elektroniczne, które będą spełniały wymogi dotyczące faktur przewidziane przepisami art. 106a-106n ustawy o VAT, w szczególności będą zawierały wszystkie dane wymagane do uznania dokumentu za fakturę.

Przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w ramach Grupy S. Spółki planują zawarcie umów albo umowy wielostronnej dotyczacej elektronicznego fakturowania. Umowy dotyczące elektronicznego fakturowania będą zawierały w szczególności: akceptację formy elektronicznego fakturowania, wskazanie osoby/osób/stanowisk osób/działów, w których zatrudnione są osoby upoważnione do wystawiania faktur elektronicznych, szczegółowy opis procedury wystawiania faktur elektronicznych.

Elektroniczne fakturowanie w ramach Grupy S. będzie oparte na następujących zasadach:

• Jedna ze Spółek złoży innej ze Spółek zamówienie na towary/usługi. Zamówienie to zostanie wprowadzone w systemie SAP przez upoważnionego pracownika Spółki.
  

• System SAP automatycznie wystawi w imieniu Spółki będącej dostawcą w tej transakcji fakturę dokumentującą dostawę na rzecz nabywcy - drugiej ze Spółek. Faktura dokumentująca świadczenie usług/dostawę towarów zostanie wystawiona po zakończeniu ich świadczenia.
  

• Ww. faktura będzie miała formę elektroniczną i będzie zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.
  

• Każda ze Spółek upoważni osobę/osoby (swojego pracownika) do wystawiania faktur elektronicznych w imieniu danej Spółki. Upoważnienie do wystawiania, wglądu oraz odbierania elektronicznych faktur zostanie udzielone tylko ograniczonej grupie osób, dla których dostęp ten jest niezbędny. Będą to osoby z działów księgowości, controllingu, sprzedaży oraz zakupów. Możliwość wystawiania oraz wyświetlania faktur elektronicznych danej Spółki oprócz pracowników poszczególnych działów mogą mieć również osoby, które będą kontrolować oraz nadzorować procesy księgowe w systemie SAP.
  

• W celu wystawienia/wglądu lub pobrania faktur elektronicznych upoważnione osoby będą logowały się do systemu SAP przy użyciu indywidualnego loginu i hasła.
  

• Każda faktura w chwili jej wygenerowania przez SAP będzie otrzymywała unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę.
  

• Po wystawieniu faktury elektronicznej system SAP będzie automatycznie księgował dokument. Faktura w sposób elektroniczny będzie połączona z księgowaniem należności po stronie dostawcy.
  

• Sposób księgowania faktur w systemie SAP będzie umożliwiał łatwą identyfikację samej faktury, jak również kwoty faktury, daty jej wygenerowania oraz danych identyfikujących odbiorcę faktury.
  

• Faktura elektroniczna będzie automatycznie konwertowana przez SAP do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu.
  

• Po wystawieniu i zaksięgowaniu faktury elektronicznej, będzie ona archiwizowana w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie w systemie SAP we właściwym okresie rozliczeniowym, którego księgowana faktura dotyczy.
  

• Zaksięgowana w SAP po stronie Spółki będącej dostawcą towarów/usług faktura elektroniczna w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie, będzie automatycznie księgowana i archiwizowana po stronie Spółki będącej nabywcą. Po zalogowaniu się w systemie SAP osoby upoważnione w Spółce będącej nabywcą towarów/usług uzyskają dostęp do danej faktury.
  

• Nabywca - odbiorca faktury - nie będzie miał możliwości dokonania zmian w treści dostarczonej mu faktury. Upoważnione u nabywcy osoby będą miały możliwość wglądu do otrzymanych faktur, ich pobrania oraz wydruku.
  

• Wystawiona oraz pobrana faktura elektroniczna w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie, będzie elektronicznie przechowywana w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie we wspólnym archiwum w SAP. Faktury elektroniczne będą przechowywane w SAP przez okres wymagany przepisami prawa w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej faktury elektronicznej. Faktury w formacie PDF będą umożliwiały odczytanie wszystkich danych zawartych na fakturze.
  

• Faktury elektroniczne, o których mowa powyżej, będą archiwizowane na serwerze znajdującym się na terytorium Niemiec.
  

• Dodatkowo, faktury otrzymane lub wystawione przez S. GmbH&Co.KG mogą być przechowywane w formie PDF przez podmiot świadczący na rzecz tej Spółki usługi w zakresie przygotowania deklaracji VAT w Polsce.
  

• SAP Spółek mających siedzibę w Polsce będzie posiadał funkcjonalność umożliwiającą organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach elektronicznych. Przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli dostęp do faktur oraz możliwość szybkiego odszukania konkretnych faktur, a także ich pobrania z systemu SAP. Narzędzia techniczne, które będą wykorzystywane w ramach tego systemu pozwolą na pobór faktur oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach, jednakże w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur (format PDF lub inny nieedytowalny format uniemożliwiający edycję obrazu faktur).
  

• Udokumentowane fakturami elektronicznymi nabycie towarów i usług od Spółki będącej sprzedawcą, będzie służyło działalności opodatkowanej VAT Spółki będącej nabywcą przedmiotowych towarów i usług.
  
  
  

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej do Klientów zewnętrznych

Spółki planują również wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej do swoich Klientów zewnętrznych.

Faktury elektroniczne, o których mowa powyżej będą spełniały wymogi dotyczące faktur przewidziane przepisami art. 106a-106n ustawy o VAT, w szczególności będą zawierały wszystkie dane wymagane do uznania dokumentu za fakturę.

Przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w transakcjach zewnętrznych Spółki planują zawarcie umów dotyczących elektronicznego fakturowania z Klientami zewnętrznymi lub otrzymanie pisemnych zgód Klientów zewnętrznych na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej (dalej: Umowy). Umowy dotyczące elektronicznego fakturowania będą zawierały w szczególności: akceptację formy elektronicznego fakturowania, wskazanie osoby/osób/stanowisk, osób/działów, w których zatrudnione są osoby upoważnione do wystawiania faktur elektronicznych, szczegółowy opis procedury wystawiania faktur elektronicznych, adresy e-mail, z których upoważnieni pracownicy poszczególnych Spółek będą wysyłali faktury w formie elektronicznej do Klientów zewnętrznych oraz adresy e-mail, na które upoważnieni pracownicy poszczególnych Spółek będą wysyłali faktury w formie elektronicznej do Klientów zewnętrznych.

Faktury w formie elektronicznej będą przesyłane wyłącznie do tych Klientów zewnętrznych, którzy wyrazili pisemną zgodę na taki sposób fakturowania oraz wskazali adresy e-mail, na które faktury w formie elektronicznej mają być przesyłane przez poszczególne Spółki. Faktury w formie elektronicznej będą przesyłane w załączniku wiadomości e-mail przez wyznaczonych pracowników poszczególnych Spółek.

Spółki będą przesyłały Klientom zewnętrznym faktury w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie.

Spółki zobowiążą się do przesłania faktur drogą elektroniczną w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność ich treści, w szczególności poprzez:

• przesyłanie faktur drogą elektroniczną ze wskazanego przez poszczególne Spółki w Umowie adresu e-mail,
  

• przesyłanie faktur drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Klienta zewnętrznego w Umowie,
  

• zastosowanie określonego formatu przesyłanej drogą elektroniczną faktury, zapewniającego brak możliwości zmiany danych w niej zawartych (format PDF lub inny nieedytowalny format).
  
  
  

Faktury wysyłane do Klientów zewnętrznych będą księgowane i archiwizowane w systemie SAP w sposób analogiczny do faktur dokumentujących transakcje wzajemne w ramach Grupy S..

Przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej

Faktury papierowe otrzymane od Dostawców będą skanowane przez poszczególne Spółki do formatu PDF, XML lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Po zeskanowaniu faktury, w systemie będą odczytywane dane z tej faktury, aby można było je przenieść do systemu SAP.

Zeskanowane faktury w nieedytowalnym formacie (dalej: e-faktury zakupowe) będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników poszczególnych Spółek pod kątem danych, które się w nich znajdują, np. ilości, ceny, wartości, danych dot. nabywcy i dostawcy.

Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą zakupową a zrealizowaną na rzecz danej Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

E-faktury zakupowe po weryfikacji będą księgowane w systemie księgowym (SAP) poszczególnych Spółek. W systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury zakupowej do danej Spółki. Tylko upoważniona grupa pracowników Spółek będzie miała dostęp do e-faktur zakupowych i będzie mogła je wyświetlić. Żaden z pracowników Spółek nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur zakupowych ani zmiany danych w nich zawartych.

Każdej e-fakturze zakupowej zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną e-fakturę zakupową.

E-faktury zakupowe będą archiwizowane na serwerach poszczególnych Spółek w systemie SAP i będą połączone z zapisem księgowym danej transakcji. W przypadku S. GmbH&Co.KG e-faktury będą dodatkowo przechowywane w Polsce w formie PDF przez podmiot świadczący na rzecz tej Spółki usługi w zakresie przygotowania deklaracji VAT w Polsce. Wówczas e-faktury będą przechowywane w specjalnie przeznaczonych do tego folderach z podziałem na okresy rozliczeniowe, tj. w folderze dot. rozliczenia za okres, w którym dana e-faktura została wykazana dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktury.

Funkcjonalność systemu SAP umożliwi identyfikację e-faktur dot. danego okresu rozliczeniowego, co zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktury. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktury.

E-faktury zakupowe będą archiwizowane przez okres wymagany przepisami prawa.

Dostęp do elektronicznych dokumentów/zapisów księgowych w systemie SAP będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez poszczególne Spółki, w drodze nadanych uprawnień w systemie SAP. W przypadku faktur S. GmbH&Co.KG dostęp do e-faktur będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez podmiot świadczący na rzecz tej Spółki usługi w zakresie przygotowania deklaracji VAT w Polsce, w drodze nadanych im uprawnień. W obu przypadkach osoby te będą miały możliwość podglądu e-faktury i jej wydruku w razie potrzeby, nie będą miały jednak żadnej możliwości ingerencji w treść e-faktury zakupowej, ani zmiany danych w niej zawartych.

Otrzymanych faktur papierowych Spółki po zeskanowaniu nie będą archiwizowały. Faktury te zostaną zniszczone przez Spółki, po zeskanowaniu.

Wszystkie faktury otrzymane przez Spółki będą dokumentowały nabycie towarów i usług, które będą wykorzystywane przez nie do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie elektronicznej jako załącznik do e-maila (PDF)

Spółki, po uprzedniej ich zgodzie, otrzymują również od Dostawców lub innych spółek z Grupy S. faktury drogą elektroniczną jako załącznik do wiadomości e-mail. W takim przypadku w ramach elektronicznego obiegu dokumentów:

• faktury będą dołączane do wiadomości e-mail w nieedytowalnym formacie (PDF),
  

• wystawca faktury w zakresie, w jakim faktury dotyczą sprzedaży dokonywanej na terytorium Polski, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności wystawionych przez niego faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
  
  
  

Faktury te będą przez Spółki przechowywane w formacie PDF. Spółki będą również przechowywały e-mail, do którego została załączona faktura, w formie skanu/kopi przechowywanej wraz z fakturą, której dotyczy lub e-mail będzie archiwizowany osobno w programie poczty e-mail. Faktura i e-mail będą wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem otrzymanej wersji.

Po zeskanowaniu/zapisaniu faktury (oraz ewentualnie e-maila), w systemie będą odczytywane dane z tej faktury, aby można było je przenieść do systemu SAP.

Zeskanowane faktury w nieedytowalnym formacie (dalej: e-faktury PDF) będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółek pod kątem danych, które się w nich znajdują, np. ilości, ceny, wartości, danych dot. nabywcy i dostawcy.

Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną E-fakturą PDF a zrealizowaną na rzecz danej Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług.

E-faktury PDF po weryfikacji będą księgowane w systemie księgowym (SAP) poszczególnych Spółek. W systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu takiej faktury (e-maila) do danej Spółki. Tylko upoważniona grupa pracowników poszczególnych Spółek będzie uprawniona do otrzymywania e-faktur PDF (faktury będą wysyłane na specjalnie do tego utworzony adres e- mail należący do danej Spółki lub adres e-mail jej upoważnionego pracownika) oraz będzie miała dostęp do e-faktur PDF i będzie mogła je wyświetlić.

Żaden z pracowników Spółek nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur PDF ani zmiany danych w nich zawartych.

Każdej e-fakturze PDF zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną e-fakturę PDF.

E-faktury PDF będą archiwizowane na serwerach poszczególnych Spółek w systemie SAP i będą połączone z zapisem księgowym danej transakcji. W przypadku S. GmbH&Co.KG mogą być przechowywane w formie PDF przez podmiot świadczący na rzecz tej Spółki usługi w zakresie przygotowania deklaracji VAT w Polsce. Wówczas e-faktury PDF będą przechowywane w specjalnie przeznaczonych do tego folderach z podziałem na okresy rozliczeniowe, tj. w folderze dot. rozliczenia za okres, w którym dana e-faktura została wykazana dla potrzeb rozliczenia podatku VAT. Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktury. E-faktury PDF będą archiwizowane przez okres wymagany przepisami prawa.

Dostęp do elektronicznych dokumentów/zapisów księgowych w systemie SAP będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez poszczególne Spółki, w drodze nadanych uprawnień w systemie SAP. W przypadku faktur S. GmbH&Co.KG dostęp do E-Faktur PDF będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez podmiot świadczący na rzecz tej Spółki usługi w zakresie przygotowania deklaracji VAT w Polsce, w drodze nadanych im uprawnień. W obu przypadkach osoby te będą miały możliwość podglądu e-faktury PDF i jej wydruku w razie potrzeby, nie będą miały jednak żadnej możliwości ingerencji w treść e-faktury PDF, ani zmiany danych w niej zawartych.

W przypadku, gdy faktura będzie przechowywana wraz ze skanem lub kopią e-maila otrzymanych e-maili z załączonymi do nich fakturami PDF Spółki po zeskanowaniu/zapisaniu nie będą archiwizowały. Przedmiotowe e-maile wraz z załącznikami zostaną usunięte z poczty e-mail. W przypadku gdy skan lub kopia e-maila nie będzie przechowywana wraz z fakturą, Spółki będą archiwizowały e-maile, do których zostały załączone faktury w systemie poczty e-mail.

Wszystkie faktury otrzymane przez Spółki będą dokumentowały nabycie towarów i usług, które będą przez nie wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

W odpowiedzi na wezwanie pismem z dnia 2 stycznia 2019 r. wskazano, że w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym wniosku fakturami, fakturami korygującymi oraz duplikatami faktur Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (tożsamość dostawcy - autentyczność pochodzenia faktury). Kontrole biznesowe i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów zostały opisane we wniosku i zostaną zapewnione w następujący sposób:

Faktury zakupowe papierowe otrzymane od dostawców będą skanowane przez poszczególne Spółki do formatu PDF, XML lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Faktury zakupowe otrzymane od dostawców drogą elektroniczną jako załącznik do wiadomości e-mail będą:

• dołączane do wiadomości e-mail w nieedytowalnym formacie (PDF),
  

• przesyłane wyłącznie na wskazany przez poszczególne Spółki adres e-mail,
  

• przesyłane/otrzymywane wyłącznie ze wskazanego przez dostawcę adresu e-mail,
  

otrzymywanie przez Spółki faktur zakupowych w tej formie wymaga zgody Spółki.

W związku z powyższym, tylko ci Dostawcy, w stosunku do których poszczególne Spółki wyraziły zgodę na otrzymywanie faktur w drodze elektronicznej będą mogły je wystawiać/wysyłać na rzecz Spółki w takiej formie. Wystawca faktury, w zakresie w jakim faktury dotyczą sprzedaży dokonywanej na terytorium Polski, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność wystawionych przez niego faktur zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Faktury te będą przez Spółki przechowywane w formacie PDF. Spółki będą również przechowywały e-mail, do którego załączona została faktura, w formie skanu/kopii przechowywanej wraz z fakturą, której dotyczy lub będzie archiwizowany osobno w programie poczty e-mail. Faktura i e-mail będą wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem otrzymanej wersji.

Faktury zakupowe otrzymane od innych Spółek z Grupy S. zgodnie z opisanym we Wniosku elektronicznym obiegiem dokumentów w ramach Grupy S.:

• będą automatycznie księgowane w systemie SAP nabywcy i w sposób elektroniczny połączone z księgowaniem należności po stronie dostawcy,
  

• każda ze Spółek upoważni osobę/osoby (swojego pracownika) do wystawiania faktur elektronicznych w imieniu danej Spółki. Upoważnienie do wystawiania, wglądu oraz odbierania elektronicznych faktur zostanie udzielone tylko ograniczonej grupie osób, dla których dostęp ten jest niezbędny. Będą to osoby z działów księgowości, controllingu, sprzedaży oraz zakupów,
  

• sposób księgowania faktur w systemie SAP będzie umożliwiał łatwą identyfikację samej faktury, jak również kwoty faktury, daty jej wygenerowania oraz danych identyfikujących odbiorcę faktury,
  

• faktura elektroniczna będzie automatycznie konwertowana przez SAP do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu. Nabywca (odbiorca) faktur nie będzie miał możliwości dokonania zmian w treści dostarczonej mu faktury. Upoważnione u nabywcy osoby będą miały możliwość wglądu do otrzymanych faktur, ich pobrania oraz wydruku,
  

• wystawiona oraz pobrana faktura elektroniczna w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie, będzie elektronicznie przechowywana w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie we wspólnym archiwum w SAP. Faktury elektroniczne będą przechowywane w SAP przez okres wymagany przepisami prawa w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej faktury elektronicznej. Faktury w formacie PDF będą umożliwiały odczytanie wszystkich danych zawartych na fakturze.
  
  
  

Po zeskanowaniu/zapisaniu faktury, w systemie będą odczytywane dane z tej faktury, aby można było je przenieść do systemu SAP (nie dotyczy to faktur otrzymywanych w ramach Grupy S., gdyż te księgowane są automatycznie).

W systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury zakupowej do danej Spółki.

Tylko upoważniona grupa pracowników Spółek będzie miała dostęp do faktur zakupowych i będzie mogła je wyświetlić.

Żaden z pracowników Spółek nie będzie miał możliwości ingerencji w treść faktur zakupowych ani zmiany danych w nich zawartych.

Faktury zakupowe automatycznie zaksięgowane, zeskanowane/zapisane w nieedytowalnym formacie będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników poszczególnych Spółek pod kątem danych, które się w nich znajdują, w szczególności:

• ilości towarów/usług,
  

• ceny towarów/usług,
  

• wartości towarów/usług,
  

• danych dot. dostawcy, od którego Spółka nabyła towary/usługi i który jest wystawcą faktury.
  
  
  

Dane te będą weryfikowane/kontrolowane na podstawie złożonego przez Spółkę zamówienia (jeśli takie było składane) oraz ilości towarów/usług nabytych faktycznie przez Spółkę od dostawcy (dostarczonych przez danego dostawcę).

Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą zakupową (w tym korygującą, duplikatem faktury) a faktycznie zrealizowaną na rzecz danej Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług przez dostawcę, w tym w szczególności pozwoli na:

• potwierdzenie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
  

• zapewnienie autentyczności pochodzenia tych dokumentów,
  

• zapewnienie, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
  
  
  

Faktury zakupowe nieobjęte automatycznym księgowaniem po ich weryfikacji będą księgowane w systemie księgowym (SAP) poszczególnych Spółek.

Faktury opisane zostaną zniszczone przez Spółki dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku VAT a także po ich zeskanowaniu.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w ramach Grupy S. spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT?
2. Czy faktury, o których mowa w pytaniu nr 1 uprawniają Spółki, będące w danej transakcji nabywcą, do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach?
3. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób wystawiania i przesyłania faktur do Klientów zewnętrznych oraz sposób ich przechowywania spełnia warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT?
4. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg e-faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej przez poszczególne Spółki, będące w danej transakcji nabywcą, jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur?
5. Czy poszczególnym Spółkom, będącym w danej transakcji nabywcą, będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur zakupowych przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym?
6. Czy poszczególnym Spółkom, będącym w danej transakcji nabywcą, będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur PDF przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w ramach Grupy S. spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT.
2. Faktury, o których mowa w pytaniu nr 1 uprawniają Spółki, będące w danej transakcji nabywcą, do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach.
3. Opisany w zdarzeniu przyszłym sposób wystawiania i przesyłania faktur do Klientów zewnętrznych oraz sposób ich przechowywania spełnia warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT.
4. Opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg w-faktur zakupowych otrzymanych przez Spółki w formie papierowej jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur.
5. Spółkom będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur zakupowych przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym.
6. Spółkom będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur PDF przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym.
   
   

Uzasadnienie:

Ad 1.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż oraz wewnątrzwspólnotową dostawę i eksport towarów (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Przepisy ustawy o VAT definiują pojęcie „faktury”. W myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Przepisy ustawy o VAT zawierają również definicję „faktury elektronicznej”. Zgodnie z przepisem art. 2 pkt 33 ustawy o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się, cyt.: „fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

W związku z powyższym, fakturę elektroniczną stanowi dokument spełniający łącznie następujące warunki:

1. jest dokumentem w formie elektronicznej,
2. zawiera dane wymagane dla faktur wskazane w przepisach ustawy o VAT,
   
3. został wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym.
   
   

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują, jaki dokument należy rozumieć przez dokument w formie elektronicznej. Ponadto, przepisy ustawy o VAT wskazują, że taki dokument może zostać wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Ustawodawca pozostawia zatem podatnikom dowolność w zakresie stosowania w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Oznacza to, że każdy dokument elektroniczny wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, który zawiera dane wymagane dla faktur, stanowi fakturę elektroniczną.

W opisanym zdarzeniu przyszłym:

• Jedna ze Spółek złoży innej ze Spółek zamówienie na towary/usługi. Zamówienie to zostanie wprowadzone w systemie SAP przez upoważnionego pracownika Spółki.
  

• System SAP automatycznie wystawi w imieniu Spółki będącej dostawcą w tej transakcji fakturę dokumentującą dostawę na rzecz nabywcy - drugiej ze Spółek. Faktura dokumentująca świadczenie usług zostanie wystawiona po zakończeniu ich świadczenia.
  

• Ww. faktura będzie zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.
  

• Faktura elektroniczna będzie automatycznie konwertowana przez SAP do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu.
  

• Nabywca otrzyma fakturę w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie.
  
  
  

W konsekwencji, faktury dokumentujące wzajemne transakcje wystawiane przez poszczególne Spółki na zasadach wskazanych w zdarzeniu przyszłym spełniają warunki do uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o VAT zawierają następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur elektronicznych:

1. stosowanie elektronicznych faktur wymaga uzyskania przez podatnika akceptacji takiej formy przesyłania faktur przez ich odbiorcę (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT),
2. w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT),
3. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT),
4. podatnicy przechowują faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT), tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie bowiem z przepisem art. 70 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613) dalej: Ordynacja podatkowa, cyt: „ Art. 70 § 1 Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.
5. podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),
6. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 2-4 ustawy o VAT).
   
   

Zdaniem Spółek opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w ramach Grupy S. spełniają wszystkie wskazane powyżej warunki.

Ad a

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w ramach Grupy S. Spółki planują zawarcie umów albo umowy wielostronnej dotyczącej elektronicznego fakturowania, które będą zawierały akceptację formy elektronicznego fakturowania.

Należy zatem uznać, że warunek uzyskania akceptacji nabywcy na elektroniczne fakturowanie zostanie przez Spółki spełniony.

Ad b

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego po wystawieniu i zaksięgowaniu faktury elektronicznej będzie ona archiwizowana w formacie PDF lub innych nieedytowalnym formacie w systemie SAP we właściwym okresie rozliczeniowym, którego księgowana faktura dotyczy.

Zaksięgowana w SAP po stronie Spółki będącej dostawcą towarów/usług faktura elektroniczna w formacie PDF lub w innym nieedytowalnym formacie, będzie automatycznie księgowana i archiwizowana po stronie Spółki będącej nabywcą.

W rezultacie faktura w formacie PDF będzie automatycznie udostępniana nabywcy w systemie SAP. Po zalogowaniu się w systemie SAP osoby upoważnione w Spółce będącej nabywcą towarów/usług uzyskają dostęp do danej faktury.

Należy zatem uznać, że warunek przesyłania i udostępniania nabywcy faktur elektronicznych oraz zachowania ich jednocześnie w swojej dokumentacji zostanie przez Spółki spełniony.

Ad c

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

• autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,
  

• integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
  
  
  

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast, co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza: 1. «łatwy do odczytania», 2. «zrozumiały» (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny). W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106 m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT). Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposobów, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego:

• każda ze Spółek upoważni osobę/osoby (swojego pracownika) do wystawiania faktur elektronicznych w imieniu danej Spółki. Upoważnienie do wystawiania, wglądu oraz odbierania elektronicznych faktur zostanie udzielone tylko ograniczonej grupie osób, dla których dostęp ten jest niezbędny. W celu wystawienia faktur elektronicznych upoważnione osoby będą logowały się do systemu SAP przy użyciu indywidualnego loginu i hasła. Rozwiązanie to pozwoli na zapewnienie pewności co do tożsamości dostawcy oraz wystawcy faktury,
  

• oprócz pracowników poszczególnych działów (księgowości, controllingu, sprzedaży, zakupów) możliwość wystawiania oraz wyświetlania faktur mogą mieć również osoby, które będą kontrolować oraz nadzorować procesy księgowe w systemie SAP. Pozwoli to zapewnić systemowi SAP zgodność z regulacjami prawnymi oraz procedurami wewnętrznymi każdej ze Spółek. Funkcjonalność ta pozwoli na ustalenie i zachowanie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wykreowanym zamówieniem, fakturą a dokonaną dostawą konkretnego towaru,
  

• proces księgowania w SAP zakłada, że faktura elektroniczna będzie automatycznie konwertowana przez system do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu i w tym formacie będzie automatycznie księgowana i udostępniana nabywcy.
  

• po stronie Spółki - nabywcy - jedynie uprawnieni pracownicy Spółki (po zalogowaniu do systemu SAP przy użyciu indywidualnego loginu i hasła) będą mieli możliwość wglądu do otrzymanych faktur, ich pobrania oraz wydruku. Nie będą oni mieli możliwości dokonywania zmian w treści dostarczonych faktur, przede wszystkim ze względu na brak uprawnień systemowych jak i nieedytowalny format otrzymanych dokumentów. Powyższe rozwiązanie pozwoli uzyskać pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono żadnych danych, które powinna ona zawierać,
  

• stosowany przez Spółki nieedytowalny format faktur elektronicznych uniemożliwia modyfikację danych na dokumencie, przez co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych w fakturach elektronicznych. Format PDF lub inny nieedytowalny format prezentuje odbiorcy treść faktury w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewnia również czytelność wygenerowanego obrazu faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym.
  
  
  

W świetle powyższych okoliczności należy zatem uznać, iż wprowadzone przez Spółki zasady wystawiania, pobierania oraz przechowywania faktur elektronicznych w ramach Grupy S. określają sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Ad d

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, faktury elektroniczne będą archiwizowane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie we wspólnym archiwum w SAP przez okres wymagany przepisami prawa.

Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ad e

Jak wskazano powyżej, Spółki wprowadzą procedury gwarantujące m.in.:

• autoryzację dostępu do faktur elektronicznych,
  

• dostęp do faktur elektronicznych ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
  

• ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie procesu fakturowania od momentu złożenia zamówienia do momentu pobrania faktury przez nabywcę,
  

• stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu.
  
  
  

Powyższe zasady pozwolą Spółkom zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych zgodnie z przepisami art. 106m ustawy o VAT.

Ponadto, jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego:

• Wystawiona oraz otrzymana faktura elektroniczna w formacie PDF lub inny nieedytowalnym formacie będzie elektronicznie przechowywana w tym samym nieedytowalnym formacie we wspólnym archiwum w SAP.
  

• Po wystawieniu faktury elektronicznej system SAP będzie automatycznie księgował dokument. Faktura w sposób elektroniczny będzie połączona z księgowaniem należności po stronie dostawcy.
  

• Faktury elektroniczne będą przechowywane w SAP przez okres wymagany przepisami prawa w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej faktury gwarantowane przez funkcjonalności systemu SAP. Faktury w formacie PDF będą umożliwiały odczytanie wszystkich danych zawartych na fakturze.
  

• Każda faktura w chwili jej wygenerowania przez SAP będzie otrzymywała unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę.
  

• Sposób księgowania faktur w systemie SAP będzie umożliwiał łatwą identyfikację samej faktury, jak również kwoty faktury, daty jej wygenerowania oraz danych identyfikujących odbiorcę faktury.
  

• System SAP poprzez ograniczenia w dostępie oraz poziomie uprawnień zapewniać będzie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nim przechowywane.
  
  
  

W świetle powyższego należy uznać, iż stosowane w ramach Grupy S. narzędzia techniczne i procedury pozwolą na przechowywanie wystawionych oraz otrzymanych faktur elektronicznych od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,
  

• w sposób zapewniający,
  

• łatwe ich odszukanie,
  

• autentyczność pochodzenia,
  

• integralność treści,
  

• czytelność.
  
  
  

Ad e

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego system SAP Spółek mających siedzibę w Polsce będzie posiadał funkcjonalność umożliwiającą organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w dokumentach.

Przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, będą mieli dostęp do faktur oraz możliwość szybkiego odszukania konkretnych faktur, a także ich pobrania z systemu SAP. Narzędzia techniczne, które wykorzystywane będą w ramach systemu SAP pozwolą na pobór faktur oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach, jednakże w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur (format PDF lub inny nieedytowalny format uniemożliwiają edycję obrazu faktur).

W świetle powyższego należy uznać, iż stosowane w ramach Grupy S. narzędzia techniczne i procedury pozwolą na bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, pomimo iż faktury będą przechowywane na serwerze na terytorium Niemiec.

Powyższe stanowisko, w zakresie uznania zaproponowanych przez Spółki rozwiązań w ramach systemów informatycznych wykorzystujących procedury, procesy oraz narzędzia techniczne gwarantujące autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdzają również interpretacje indywidualne Ministra Finansów, np.: interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 lipca 2015 r. sygn. IPPP1/443-179/12/15-10/S/PR/EK cyt.: „Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF (...). Każdy dokument elektroniczny, wygenerowany w systemie Spółki zostanie wyeksportowany na bezpieczną witrynę www., do której dostęp otrzymają wyłącznie uprawnieni przez danego kontrahenta Spółki użytkownicy. Dostęp do witryny będzie wymagał autoryzacji użytkownika przy użyciu loginu i hasła. (...) Zaprezentowany przez Wnioskodawcę sposób wystawiania i udostępniania (...) i przechowywania faktur sprzedaży i faktur korygujących (...) gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność faktur”.

Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko Ministra Finansów należy uznać, że opisane w zdarzeniu przyszłym zasady wystawiania, poboru oraz przechowywania faktur elektronicznych w ramach Grupy S. spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT.

Ad 2.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt.: „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy”.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.: „10b Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny”.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepisy art. 88 wskazują czynności (faktury), w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

• nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,
  

• w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
  

• nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
  

• czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.
  
  
  

Z powyższych przepisów wynika, iż ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur. Należy zatem uznać, iż faktury elektroniczne wystawione zgodnie z przepisami ustawy VAT dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

W przypadku opisanym w zdarzeniu przyszłym faktury wystawiane w ramach Grupy S. są zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo, jak zostało wykazane powyżej, ze względu na procedury obowiązujące w Spółkach zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność, o której mowa w przepisie art. 106m ustawy o VAT.

Mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

• dokumentowane fakturami elektronicznymi nabycie towarów i usług od Spółki będącej sprzedawcą, będzie służyło działalności opodatkowanej VAT Spółki będącej nabywcą przedmiotowych towarów i usług.
  

• faktury dokumentujące powyższe dostawy lub usługi będą wystawiane po rozpoczęciu przemieszczenia towarów lub po zakończeniu świadczenia usług, co oznacza, że u Spółki będącej sprzedawcą powstanie obowiązek podatkowy,
  

• sposób wystawiania i przesyłania faktur w ramach Grupy S. umożliwi Spółce będącej nabywcą towarów, otrzymanie/pobranie faktury elektronicznej po jej wystawieniu,
  

• faktury nie należą do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,
  

- faktury elektroniczne wystawione w ramach Grupy S. uprawniają Spółki, będące w danej transakcji nabywcą, do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego na przedmiotowych fakturach.

Ad 3.

Jak wskazano powyżej każdy dokument elektroniczny wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, który zawiera dane wymagane dla faktur, stanowi fakturę elektroniczną.

Zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego faktury przesyłane w formie elektronicznej do Klientów zewnętrznych:

• będą spełniały wszystkie wymogi dotyczące faktur przewidziane przepisami art. 106a-106n ustawy o VAT, w szczególności będą zawierały dane wymagane do uznania dokumentu za fakturę,
  

• będą przesyłane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie.
  
  
  

W konsekwencji, faktury dokumentujące transakcje z Klientami zewnętrznymi wystawiane przez poszczególne Spółki z Grupy S. na zasadach wskazanych w zdarzeniu przyszłym, spełniają warunki do uznania ich za faktury elektroniczne w rozumieniu przepisu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

Ponadto, zdaniem Spółek, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych do Klientów zewnętrznych oraz sposób ich przechowywania spełniają wszystkie warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur elektronicznych, o których mowa w przepisach ustawy o VAT, ponieważ:

• przed wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów w transakcjach zewnętrznych Spółki planują zawarcie umów dotyczących elektronicznego fakturowania z Klientami zewnętrznymi, które to Umowy będą zawierały akceptację formy elektronicznego fakturowania - warunek uzyskania akceptacji nabywcy na elektroniczne fakturowanie zostanie przez Spółki spełniony,
  

• jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółki zobowiążą się do przesyłania faktur drogą elektroniczną w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność ich treści, w szczególności poprzez:
  
  • przesyłanie faktur drogą elektroniczną ze wskazanego przez poszczególne Spółki w Umowie adresu e-mail,
    
  • przesyłanie faktur drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez Klienta zewnętrznego w Umowie,
    
  • zastosowanie określonego formatu przesyłanej drogą elektroniczną faktury, zapewniającego brak możliwości zmiany danych w niej zawartych (format PDF lub inny nieedytowalny format).
    
  - warunek określenia sposobu zapewniania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury zostanie spełniony;
  
• faktury w formie elektronicznej będą przesyłane przez wyznaczonych pracowników poszczególnych Spółek w załączniku wiadomości e-mail na adres wskazany przez Klienta zewnętrznego. Faktury te będą księgowane i archiwizowane w systemie SAP w sposób analogiczny do faktur dokumentujących transakcje wzajemne - warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur zostaną spełnione.
  
  

Wniosek: Wprowadzone przez Spółki zasady wystawiania i przesyłania faktur do Klientów zewnętrznych oraz sposób ich przechowywania spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności, integralności treści oraz czytelności, o których mowa w przepisach ustawy o VAT.

Ad 4.

Jak wskazano w odpowiedzi na pytanie nr 1, przepisy art. 112 oraz 112a ustawy o VAT, zawierają następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów:

1. podatnicy przechowują faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie bowiem z przepisem art. 70 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613) dalej: Ordynacja podatkowa, cyt: „ Art. 70 § 1 Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”,
2. podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3. podatnicy zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
4. podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 2-4 ustawy o VAT).
   
   

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą powyższe warunki. Nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad dla faktur przechowywanych elektronicznie, z wyjątkiem sytuacji przechowywania faktur elektronicznie poza terytorium kraju. Oznacza to, że powyższe warunki dotyczące przechowywania faktur muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i elektronicznej.

Zdaniem Spółek opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych otrzymanych przez poszczególne Spółki w formie papierowej spełnia wskazane powyżej warunki.

Ad a

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, e-faktury zakupowe będą archiwizowane na serwerach Spółki w systemie SAP i będą połączone z zapisem księgowym danej transakcji. W przypadku S. GmbH&Co.KG mogą być przechowywane w formie PDF przez podmiot świadczący na rzecz tej Spółki usługi w zakresie przygotowania deklaracji VAT w Polsce. E-faktury zakupowe będą archiwizowane przez okres wymagany przepisami prawa.

Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ad b

Zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego:

• e-faktury zakupowe po weryfikacji będą księgowane w systemie księgowym (SAP) Spółki,
  

• e-faktury zakupowe będą przechowywane na serwerach Spółki w systemie SAP i będą połączone z zapisem księgowym danej transakcji, co umożliwi identyfikację e-faktur dot. danego okresu rozliczeniowego. W przypadku S. GmbH&Co.KG mogą być przechowywane w formie PDF przez podmiot świadczący na rzecz tej Spółki usługi w zakresie przygotowania deklaracji VAT w Polsce,
  

• każdej e-fakturze zakupowej zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną e-fakturę zakupową,
  

• taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie faktury.
  
  
  

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg e-faktur spełnia warunki dot. przechowywania faktur:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,
  

• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
  
  
  

Ad c

Zdaniem Spółek opisane w zdarzeniu przyszłym zasady odnoszące się do elektronicznego obiegu faktur zakupowych spełniają wszystkie warunki dotyczące zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur elektronicznych, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, w przypadku elektronicznego obiegu faktur zakupowych:

• faktury papierowe otrzymane od Dostawców będą skanowane przez Spółkę do formatu PDF, XML lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność,
  

• wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
  

• po zeskanowaniu faktury, w systemie będą odczytywane dane z tej faktury, aby można było je przenieść do systemu SAP,
  

• zeskanowane faktury w nieedytowalnym formacie (e-faktury zakupowe) będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w nich znajdują, np. ilości, ceny, wartości, danych dotyczących nabywcy i dostawcy,
  

• weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą zakupową a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług,
  

• tylko upoważniona grupa pracowników Spółki będzie miała dostęp do e-faktur zakupowych i będzie mogła je wyświetlić,
  

• żaden z pracowników Spółki nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur zakupowych ani zmiany danych w nich zawartych.
  

• dostęp do danego folderu i elektronicznych dokumentów w nim zawartych/zapisów księgowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez Spółkę, w drodze nadanych uprawnień w systemie SAP. Osoby te będą miały możliwość podglądu skanu i jego wydruku w razie potrzeby, nie będą miały jednak żadnej możliwości ingerencji w treść e-faktury zakupowe, ani zmiany danych w niej zawartych.
  
  
  

Wskazana powyżej procedura elektronicznego obiegu faktur zakupowych, gwarantująca m.in.:

• autoryzację dostępu do przechowywanych e-faktur zakupowych,
  

• dostęp do e-faktur zakupowych ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
  

• stosowanie nieedytowalnego i czytelnego formatu,
  

- pozwoli Spółkom zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność e-faktur zgodnie z przepisami 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad d

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, SAP Spółek mających siedzibę w Polsce będzie posiadał funkcjonalność umożliwiającą organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bezzwłoczny dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach elektronicznych. W razie konieczności (na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami), przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli dostęp do faktur oraz możliwość szybkiego odszukania konkretnych faktur, a także ich pobrania z systemu SAP. Narzędzia techniczne, które będą wykorzystywane w ramach tego systemu pozwolą na pobór faktur oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach, jednakże w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur (format PDF lub inny nieedytowalny format.

W świetle powyższego należy uznać, że warunek zapewnienia dostępu organom podatkowym oraz organowym kontroli skarbowej do e-faktur zakupowych będzie spełniony w ramach wprowadzonej przez Spółkę procedury elektronicznego obiegu e-faktur zakupowych.

Powyższe stanowisko w zakresie uznania procedury gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna Ministra Finansów, przykładowo:

• interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa, cyt.: „Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi „metrykę” np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM. Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji, a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone. (...) Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej. (...) Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.
  

• interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2016 r. sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz, cyt.: „Przesyłane przez sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu. Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności: data faktury (...). Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe. (...) Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) jest zgodne z powyższymi przepisami”.
  
  
  

Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko Ministra Finansów należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg e-faktur zakupowych jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności e-faktur zakupowych.

Ad 5 i Ad 6

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt.: „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy”.

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.: „10b prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma fakturę lub dokument celny”.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepisy art. 88 ustawy o VAT wskazują czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

• nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,
  

• w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
  

• nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
  

• czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.
  
  
  

Z powyższych przepisów wynika, iż ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur.

Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

Mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

1. zarówno e-faktury zakupowe, jak i e-faktury PDF będą dokumentowały nabycie towarów i usług, które będą przez Spółki wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
   
2. w systemie księgowym Spółki zostanie odnotowana i zachowana informacja dotycząca daty wpływu do Spółki zarówno e-faktury zakupowej, jak i e-faktury PDF (data wpływu elektronicznej faktury na adres e-mail pracowników poszczególnych Spółek),
   
3. elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w stosunku do wszystkich archiwizowanych dokumentów, w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur:
   1. e-faktury zakupowe i e-faktury PDF będą wiernym odzwierciedleniem otrzymanej wersji:
      
      • e-faktury zakupowe będą skanowane przez Spółkę do formatu PDF, XML lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność,
        
      • e-faktury PDF będą przechowywane w formacie PDF wraz ze skanem lub kopią e-maila, do którego zostały załączone,
   2. e-faktury zakupowe i e-faktury PDF będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w nich znajdują, np. ilości, ceny, wartości, danych dot. nabywcy i dostawcy - weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą zakupową/e-fakturą PDF a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą lub świadczeniem usług,
      
   3. tylko upoważniona grupa pracowników poszczególnych Spółek będzie miała dostęp do e-faktur zakupowych i e-faktur PDF i będzie mogła je wyświetlić,
      
   4. żaden z pracowników Spółek nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur zakupowych i e-faktur PDF,
      
   5. każdej e-fakturze zakupowej i e-fakturze PDF zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną E-fakturę zakupową i e-fakturę PDF,
      
   6. dostęp do danego folderu i elektronicznych dokumentów w nim zawartych/zapisów księgowych będą miały wyłącznie osoby upoważnione przez Spółkę, w drodze nadanych uprawnień w systemie SAP. Osoby te będą miały możliwość podglądu skanu i jego wydruku w razie potrzeby, nie będą miały jednak żadnej możliwości ingerencji w treść e-faktury zakupowej ani e-faktury PDF, jak również nie będą miały możliwości zmiany danych w nich zawartych.
4. faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej nie należą do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,
   
   - poszczególnym Spółkom, będącym w danej transakcji nabywcą, będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych e-faktur zakupowych oraz e- faktur PDF przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.
   
   
   

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

We wniosku wskazano, że Grupa Spółek zajmuje się m.in. produkcją i dystrybucją mebli medycznych. Spółki są zarejestrowanymi podatnikami VAT i dokonują dostaw towarów opodatkowanych podatkiem VAT. Spółki dokonują miedzy sobą transakcji wzajemnych oraz transakcji zewnętrznych (Dostawcy, Klienci). Każda ze Spółek może pełnić zarówno rolę dostawcy, jak i nabywcy. Spółki planują stosowanie wyłącznie elektronicznego obiegu dokumentów - przesyłanie i przechowywanie w formie elektronicznej faktur wysłanych do Klientów zewnętrznych oraz przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych od Dostawców w formie papierowej i elektronicznej (PDF). Faktury zostaną zniszczone przez Spółki dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku VAT a także po ich zeskanowaniu.

Spółki zaznaczyły, że w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym wniosku fakturami, fakturami korygującymi oraz duplikatami faktur Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (tożsamość dostawcy - autentyczność pochodzenia faktury).

Ad 1

Wątpliwość Wnioskodawców budzą wystawianie, pobieranie oraz przechowywanie faktur elektronicznych w ramach Grupy, tj. czy faktury te spełniają warunki dotyczące sposobu przechowywania, zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółki kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółki określiły sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności Faktur. Potwierdza o spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Z wniosku wynika, że wystawiane faktury elektroniczne spełniać będą wymogi przewidziane art. 106a-106n ustawy, w szczególności wskazano, że faktury będą zawierały wszystkie dane wymagane do uznania dokumentu za fakturę. Poza tym Spółki planują zawarcie umów (umowy wielostronnej) w zakresie elektronicznego fakturowania. W transakcjach wzajemnych Spółki będą składać zamówienie na towary (usługi), które zostanie wprowadzone w systemie SAP, który z kolei wystawi w imieniu Spółki dostawcy dla Spółki nabywcy elektroniczną fakturę dokumentującą dostawę zawierająca elementy wymagane przepisami ustawy. Jak wynika z opisu sprawy stosowany przez Spółki system SAP będzie automatycznie wystawiał faktury zarówno dla dostawcy jak i dla nabywcy oraz je archiwizował, natomiast upoważnienie do wystawiania, wglądu oraz odbierania elektronicznych faktur zostanie udzielone ograniczonej grupie osób, dla których dostęp jest niezbędny oraz wymagający użycia indywidualnego loginu i hasła. Z wniosku wynika, że każda faktura będzie automatycznie konwertowana do nieedytowalnego formatu oraz archiwizowana w nieedytowalnym formacie we wspólnym archiwum. Faktury elektroniczne będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie. Format PDF będzie umożliwiał odczytanie wszystkich danych z faktury. Poza tym - jak wskazano - program SAP zastosowany przez Spółki będzie umożliwiał organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line, pobór oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach elektronicznych, natomiast narzędzia techniczne, które będą wykorzystywane w ramach tego systemu pozwolą na pobór faktur oraz przetwarzanie danych zawartych w fakturach w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur przez Spółki z wykorzystaniem oprogramowania SAP jest zgodne z powołanymi przepisami. Zatem opisany sposób wystawiania, przesyłania oraz archiwizacji faktur dokumentujących sprzedaż między Spółkami jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawców dotyczą również odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach elektronicznych wystawianych, pobieranych oraz przechowywanych przez system SAP stosowany przez Grupę S..

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach elektronicznych wystawianych w ramach grupy przez Spółki, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Poza ograniczeniami prawa do odliczenia podatku naliczonego związanego z czynnościami zwolnionymi oraz niepodlegającymi opodatkowaniu, ustawodawca przewiduje również ograniczenia wymienione wprost w art. 88 ustawy. Jest to m.in. brak prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia usług gastronomicznych.

Poza tym zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1. ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;
   
2. ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:
   1. otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy,
      
   2. uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy;
3. ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy.
   
   
   

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 10c ustawy).

Powołany przepis wprowadza termin podatnika do skorzystania z przysługującego prawa do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy oraz nie wcześniej niż podatnik otrzyma fakturę lub dokument celny dotyczący odliczenia.

W rozpatrywanej sprawie wskazano, że udokumentowane fakturami elektronicznymi nabycie towarów i usług od Spółki będącej sprzedawcą, będzie służyło działalności opodatkowanej VAT Spółki będącej nabywcą przedmiotowych towarów i usług.

Wobec tego należy stwierdzić, że przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku Spółka nabywca będzie miała prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę nabywcę czynności opodatkowanych. Prawo to zaistniej w dacie powstania po stronie Spółki dostawy obowiązku podatkowego.

Zatem Spółka nabywca nie utraci prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Spółek w zakresie pytania 2 należy uznać za prawidłowe.

Ad 3

Wątpliwości Wnioskodawców dotyczą także spełnienia warunków dotyczących zapewnienia autentyczności, integralności treści oraz czytelności wystawiania i przesyłania faktur do Klientów zewnętrznych oraz sposobu ich przechowywania tych faktur.

Jak wskazano w opisie sprawy Spółki planują wystawianie i przesyłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej (PDF lub inny nieedytowany format) również do swoich Klientów zewnętrznych. Przede wszystkim wskazano, że opisane faktury elektroniczne będą spełniały wymogi przewidziane art. 106a-106n ustawy, w szczególności będą zawierały wszystkie dane wymagane do uznania dokumentu za fakturę. Spółki planują zawarcie umów dotyczących elektronicznego fakturowania z Klientami zewnętrznymi lub otrzymanie pisemnych zgód Klientów zewnętrznych na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, które będą zawierały: akceptację formy elektronicznego fakturowania; wskazanie upoważnionych (osób, stanowisk, działów) do wystawiania faktur elektronicznych; szczegółowy opis procedury wystawiania faktur elektronicznych; adresy e-mail, z których i na które faktury będą przesyłane w załączniku wiadomości e-mail przez wyznaczonych pracowników poszczególnych Spółek.

Skoro – jak wskazano – przyjęte procedury pozwolą na to, że wystawiane dla Klientów zewnętrznych opisane faktury elektroniczne będą spełniały wymogi przewidziane art. 106a-106n ustawy, w szczególności będą zawierały wszystkie dane wymagane do uznania dokumentu za fakturę oraz - co istotne - Spółki zobowiążą się do przesłania faktur drogą elektroniczną w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność ich treści - wobec tego stwierdzić należy, że wystawianie przez Spółki z wykorzystaniem oprogramowania SAP oraz przesyłanie do Klientów i przechowywanie faktur jest zgodne z powołanymi przepisami ustawy, w szczególności opisany elektroniczny system SAP obsługujący wystawianie, przesyłanie oraz archiwizację faktur dokumentujących sprzedaż między Spółkami a Klientem zewnętrznym jest zgodny z art. 106m.

Faktury wystawione przez Spółki w opisany sposób przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego spełnią również przesłanki określone w art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Należy podzielić zdanie Spółek, że wystawianie i przesyłanie faktur do Klientów zewnętrznych oraz ich przechowywanie przy przechowywaniu w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego spełni warunki, o których mowa w przepisach ustawy.

Zatem stanowisko Spółek odnośnie pytania 3 należy uznać za prawidłowe.

Ad 4

Wątpliwości Wnioskodawców dotyczą także tego czy elektroniczny obieg e-faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej przez poszczególne Spółki, będące w danej transakcji nabywcą, jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy.

Z opisanych okoliczności wynika, że faktury papierowe otrzymane od Dostawców będą skanowane przez poszczególne Spółki do formatu PDF, XML lub innego nieedytowalnego formatu zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność. Otrzymane faktury papierowe po ich zeskanowaniu zostaną zniszczone, ale dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku VAT. Wskazano również, że faktury te będą przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe i szybkie odszukanie przez okres wymagany przepisami prawa.

Skoro jak wskazano – zeskanowane faktury zakupowe (e-faktury) będą podlegały weryfikacji przez wyznaczonych pracowników (ilość, cena, wartość, dane nabywcy i dostawcy – na podstawie złożonego przez Spółki zamówienia), a weryfikacja ta pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą zakupową (w tym korygującą, duplikatem faktury), a zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług oraz pozwoli na potwierdzenie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury i zapewni autentyczność pochodzenia tych dokumentów i to, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, to należy zgodzić się z Wnioskodawcami, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg faktur zakupowych otrzymanych przez Spółki w formie papierowej jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur.

Tym samym stanowisko Wnioskodawców w zakresie pytania nr 4 należy uznać za prawidłowe.

Ad 5 i 6

Wątpliwości dotyczą tego czy poszczególnym Spółkom, będącym w danej transakcji nabywcą, będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur oraz e-faktur PDF zakupowych przechowywanych zgodnie z opisanym elektronicznym obiegiem dokumentów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a i b ustawy).

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Faktury otrzymywane od Dostawców będą przez Spółki przechowywane w formacie PDF z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe i szybkie odszukanie przez okres wymagany przepisami prawa.

Poza tym, faktury zakupowe zapisane w nieedytowanym formacie, w jakim je otrzymano jak i zeskanowane będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników poszczególnych Spółek pod kątem danych, które się w nich znajdują (ilości towarów/usług, ceny towarów/usług, wartości towarów/usług, danych dot. dostawcy, od którego Spółka nabyła towary/usługi i który jest wystawcą faktury). Dane te będą weryfikowane (kontrolowane) na podstawie złożonego przez Spółkę zamówienia oraz ilości towarów (usług) nabytych faktycznie przez Spółkę od dostawcy (dostarczonych przez danego dostawcę). Co istotne, weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą zakupową (w tym korygującą, duplikatem faktury) a faktycznie zrealizowaną na rzecz danej Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług przez dostawcę, w tym w szczególności pozwoli na potwierdzenie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury oraz pozwoli na zapewnienie autentyczności pochodzenia tych dokumentów, pozwoli również na zapewnienie, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Poza tym wskazano, że faktury zakupowe papierowe zostaną zniszczone przez Spółki dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku VAT, a także po ich zeskanowaniu.

W odniesieniu natomiast do faktur otrzymywanych drogą elektroniczną jako załącznik do wiadomości e-mail w formacie PDF, wystawca faktury, w zakresie w jakim faktury dotyczą sprzedaży dokonywanej na terytorium Polski, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność wystawionych przez niego faktur zgodnie z przepisami ustawy. Spółki będą również przechowywały e-mail, do którego załączona została faktura, w formie skanu/kopii przechowywanej wraz z fakturą, której dotyczy lub będzie archiwizowany osobno w programie poczty e-mail. Faktura i e-mail będą wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem otrzymanej wersji, a weryfikacja pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą PDF a zrealizowaną dostawą lub świadczenia usług na rzecz Spółki.

Skoro jak wskazano w niniejszej sprawie - wszystkie faktury (również e-faktury i e-faktury PDF) otrzymane przez Spółki będą dokumentowały nabycie towarów i usług, które będą wykorzystywane przez nie do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, to należy zgodzić się z Wnioskodawcami, że przy braku zaistnienia przesłanek wynikających z art. 88 ustawy, będzie im przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur zakupowych przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym.

Tym samym stanowisko Wnioskodawców w zakresie pytania nr 5 i 6 należy uznać za prawidłowe.

Wskazać należy, że niniejsza interpretacja dotyczy wystawiania, pobierania, elektronicznego obiegu i przechowywania faktur elektronicznych oraz otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego dostawy (nabycia) towarów i usług. Nie rozstrzygano natomiast wspomnianych w opisie zdarzenia przyszłego „wszelkich innych typów świadczeń zachodzących między Spółkami”, ponieważ nie było to przedmiotem wniosku (tj. pytań czy też stanowiska Wnioskodawców). Interpretacja nie rozstrzyga również w zakresie powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczenia usług czy też przemieszczenia towarów.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
   
   

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.