Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu
3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa
z 12 grudnia 2016 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowanej przez pełnomocnika doradcę podatkowego przedstawione we wniosku z dnia 26 października 2016 r. (data wpływu 31 października 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej przechowywanych jedynie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 31 października 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej przechowywanych jedynie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) należy do grupy i prowadzi działalność gospodarczą związaną ze świadczeniem kompleksowych usług logistycznych na całym świecie.

W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Faktury w wersji papierowej obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Spółkę.

Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie faktur w rozumieniu przepisów ustawy VAT, potwierdzających nabycie towarów lub usług przez Spółkę związanych z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, otrzymanych od kontrahentów w wersji papierowej, w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów (dalej: „Zeskanowane dokumenty”). Usługę archiwizacji dokumentów wykonywać będzie dla Spółki podmiot trzeci (dalej: „Usługodawca”).

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

• Zeskanowane dokumenty w formacie PDF przesyłane będą przez wyznaczonych pracowników sekretariatu Spółki bezpośrednio do Usługodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej (tj. e-maila);
• Usługodawca dokonywać będzie wprowadzenia dokumentów dokumentujących określone transakcje gospodarcze do systemu DFM Wnioskodawcy na podstawie przesłanych Zeskanowanych dokumentów, zgodnie z przyjętymi regulacjami i procedurami w systemie DFM, wprowadzając jednocześnie do systemu (wraz z daną fakturą) kluczowe informacje w nich zawarte – stanowiące niejako „metrykę” Zeskanowanych dokumentów (np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.);
• Po wprowadzeniu Zeskanowanych dokumentów i ww. informacji do systemu DFM, poszczególne osoby z Działu Finansowego Spółki, odpowiedzialne za określone kategorie kosztów w Spółce, otrzymywać będą informację na temat Zeskanowanych dokumentów wprowadzonych przez Usługodawcę do systemu, które w dalszej kolejności podlegają wewnętrznie określonym przez Spółkę procedurom weryfikacji poprawności ujęcia transakcji w systemie DFM (zarówno pod kątem technicznym – poprawności „metryki dokumentu”, tj. wprowadzonych dat, wartości, nazw kontrahentów, etc. – oraz merytorycznym, tj. ujęcia transakcji w księgach podatkowych na potrzeby CIT), za które odpowiedzialni są pracownicy Działu Finansowego Spółki;
• Personel Działu Finansowego, korzystając z funkcji przesyłania komentarzy dotyczącej każdego Zeskanowanego dokumentu wprowadzonego do systemu DFM oraz możliwości udostępniania i weryfikacji Zeskanowanych dokumentów za pomocą poczty elektronicznej (e-maila), dokonywać będzie sprawdzenia poprawności ujęcia Zeskanowanych dokumentów w księgach podatkowych w oparciu o informacje przekazane od właściwych pracowników Spółki;
• Poprawa dekretacji Zeskanowanych dokumentów w systemie DFM należeć będzie do obowiązków Usługodawcy, niemniej jednak za ostateczne zatwierdzenie Skanu, równoznaczne z zaksięgowaniem Zeskanowanego dokumentu i ujęciem w systemie finansowo-księgowym SAP Spółki (dalej: „system SAP”), odpowiedzialni będą pracownicy Działu Finansowego Spółki. Od momentu zaksięgowania – zapisu Zeskanowanych dokumentów w systemie SAP, nie będzie możliwa ich edycja;
• Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF. Numer ten odpowiadać będzie numerowi transakcji ujętej w systemie SAP;
• Serwery, na których zapisywane będą Zeskanowane dokumenty, zlokalizowane są za granicą i zgodnie z najlepszą wiedzą Spółki chronione są przed zniszczeniem (przed kataklizmami, pożarem, etc.), tzn. istnieją również identyczne serwery z synchronizowanymi (duplikowanymi) danymi, umiejscowione w odpowiedniej odległości. Serwery są własnością Usługobiorcy;
• Dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów będzie umożliwiony poprzez system SAP w postaci załączników do transakcji, których dotyczyć będą Zeskanowane dokumenty. Ponadto, system DMF umożliwia podgląd korespondencji/wymiany informacji związanych z ustaleniem prawidłowego ujęcia wydatku w księgach podatkowych zarówno z Usługodawcą, jak również z właściwymi pracownikami Spółki. Równolegle, dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów możliwy będzie także za pośrednictwem systemu DFM.
  
  

Ponadto na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Zeskanowanych dokumentów w formie elektronicznej jest powiązane z systemem SAP, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Spółka zamierza prowadzić archiwizację Zeskanowanych dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone po upływie okresu ok. 60 dni.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

Opisane powyżej procedury będą miały również zastosowanie do faktur w rozumieniu przepisów ustawy VAT potwierdzających nabycie towarów lub usług przez Spółkę związanych z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT), wynikającego z Zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie VAT wynikającego z Zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Uzasadnienie

Przepisy ustawy VAT.

Ustawa VAT nawiązuje do sposobu postępowania z fakturami przez podatników jedynie w ograniczonym zakresie.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności sprzedaż i świadczenie usług. W art. 106e ust. 1 ustawy VAT określono zaś elementy, jakie powinna zawierać faktura, m.in.: datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury), cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty VAT, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę VAT, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Odnosząc się natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112a ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury są przechowywane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 i 4 ustawy VAT). Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 4 ustawy VAT, podatnicy są również zobowiązani do zapewnienia organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również do bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, w przypadku spełnienia powyższych wymogów brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Zeskanowanych dokumentów. Muszą one jednakże nosić znamiona autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pojęcia autentyczności i integralności treści faktur zostały określone w art. 106m ustawy VAT. Według tego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralność treści została natomiast określona jako brak zmian w danych, które powinna zawierać faktura. Art. 106m ust. 4 ustawy VAT wskazuje, że elementy takie jak integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ocenie Spółki, procedura którą zamierza wprowadzić, zapewni dopełnienie wszystkich wymienionych wymogów. Nie będzie możliwości dokonania żadnych zmian w odniesieniu do treści dokumentów, a proces zmiany ich formy nie będzie skutkował żadnymi modyfikacjami w danych Zeskanowanych faktur, realizując tym samym warunek zachowania integralności treści. Spółka zapewni również autentyczność pochodzenia faktur, poprzez weryfikację podmiotów, od których otrzymuje Zeskanowane dokumentów, ponadto, wprowadzi również proces ich weryfikacji w formie elektronicznej oraz wyznaczy osoby, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie procesu weryfikacji Zeskanowanych dokumentów. Czytelność faktur zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Ponadto, Spółka zwraca uwagę, iż z uwagi na fakt, że przechowywanie pozostałych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kilometrówek) nie jest w ogóle przedmiotem regulacji przepisów VAT, brak jest restrykcji w tym zakresie. Konsekwentnie, również w przypadku tych dokumentów dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Ustawa o rachunkowości

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, ze zm., dalej: „UoR”), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 UoR wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie podstawowych, niezbędnych elementów dowodu księgowego – dopiero dokument spełniający wskazane w tym przepisie warunki, stanowił będzie dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, iż dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Przepisy Ordynacji podatkowej

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 ze zm., dalej: „Ordynacja podatkowa”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Podkreślić jednocześnie należy, iż ustawodawca celowo używa sformułowania „w szczególności” w odniesieniu do katalogu dowodów, wskazując jednocześnie iż jest on katalogiem otwartym. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Prawo wspólnotowe

Obowiązki dotyczące przechowywania faktur określone są również w regulacjach prawa unijnego. Zgodnie z art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1, ze zm.; dalej: „Dyrektywa VAT”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

W świetle natomiast art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednakże zauważyć, iż polski ustawodawca nie wprowadził tej regulacji do prawa krajowego. W konsekwencji, należy uznać, iż faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy VAT, m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Potwierdza to również orzecznictwo sądów administracyjnych. Przykładowo, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 lutego 2012 r. sygn. I FSK 655/11 stwierdził, że: „(...) stosownie do art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Z powołanych przepisów Dyrektywy 112 wynika zatem, że ustawodawcy pozostawiono decyzję co do wprowadzenia szczególnych wymogów przechowywania faktur w prawie krajowym. (...). Uprawniona jest przy tym konstatacja, że w krajowym uregulowaniu zrezygnowano z użycia z obecnego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W akcie wykonawczym ustawodawca polski zastrzegając „obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur w oryginalnej postaci”, jednocześnie nie zastrzegł, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione”.

Podobnie stwierdził również Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyrokach z dnia 24 maja 2012 r. sygn. I FSK 1228/11, z dnia 26 stycznia 2012 r. sygn. I FSK 482/11, z dnia 21 grudnia 2011 r. sygn. I FSK 363/11.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej Zeskanowanych dokumentów w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy VAT zostanie dopełniony.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy VAT). Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT kwotę VAT naliczonego stanowi suma kwot VAT wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Negatywne przesłanki odliczenia określone zostały w art. 88 ustawy VAT.

W konsekwencji, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

• w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
• faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
• odliczenia dokonuje podatnik VAT,
• towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
• w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.
  
  

W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z tych faktur.

Podsumowując, z uwagi na fakt, iż:

• przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy VAT, a
• procedura, którą zamierza wdrożyć Spółka dotycząca przechowywania Zeskanowanych dokumentów zapewnia warunki określone w art. 106m w stosunku do Zeskanowanych dokumentów, a zatem autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur

– należy uznać, iż Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) VAT naliczonego zawartego na Zeskanowanych dokumentach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Na możliwość odliczenia nie będzie miał wpływu fakt, iż papierowe oryginały przedmiotowych faktur będą niszczone. Podobnie w przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie elektronicznej i w takiej też formie przechowywanych (zgodnie z opisaną procedurą), Spółka będzie uprawniona (na zasadach określonych w ustawie VAT) VAT naliczonego zawartego na tych fakturach.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, w interpretacji z dnia 19 października 2015 r., sygn. IBPP2/4512-718/15/BW stwierdził, że: „Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych”.

Stanowisko to potwierdzają również m.in. stanowiska wyrażone przez:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lipca 2016 r., sygn. IPPP2/4512-392/16-2/MT,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2016 r ., sygn. IPPP2/4512-280/16-4/MMa,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26 lutego 2016 r., sygn. IPPP1/4512-1214/15-2/BS,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 19 października 2015 r., sygn. IBPP2/4512-717/15/RSz,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 31 lipca 2015 r., sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 29 lipca 2015 r., sygn. IPPP1/4512-594/15-3/EK,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 lipca 2015 r., sygn. IPPP3/4512-477/15-2/KP,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2015 r., sygn. IPPP3/4512-509/15-3/WH,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 10 lipca 2015 r., sygn. IBPP3/4512-328/15/AŚ,
• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 17 czerwca 2015 r., sygn. IPPP1/4512-550/15-2/MK.
  
  

W podobnym stanie faktycznym wypowiedział się również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 2 listopada 2010 r., sygn. I SA/Bk 286/10: „W ocenie Sądu, błędne jest przekonanie organu, że polski ustawodawca wykluczył możliwość stosowania tzw. mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polega na wysyłaniu faktury w formie papierowej i przechowaniu kopii tej faktury w formie elektronicznej, przy zastrzeżeniu możliwości wydrukowania kopii faktury w każdym czasie na żądanie organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy ekonomiczne, na które powoływała się strona skarżąca we wniosku oraz względy ekologiczne”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.
   
   

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymany przez podatnika paragon zawierał będzie dane określone w art. 106e ustawy będzie on fakturą w rozumieniu ustawy i stosować się do niego będą wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli paragon nie będzie zawierał ww. danych, to nie będzie mógł zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca otrzymuje faktury w formie elektronicznej i papierowej. Ze względu na wysokie koszty przechowywania i archiwizowania faktur w wersji papierowej zamierza rozpocząć przechowywanie ich w formie elektronicznej w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania papierowych dokumentów. Usługę archiwizacji będzie wykonywał podmiot zewnętrzny.

Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi „metrykę” np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy.

Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone po upływie okresu ok. 60 dni.

Wnioskodawca umożliwi zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich natychmiastowy pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zapewni to organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp i wgląd do Zeskanowanych dokumentów.

Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zachowywał będzie taką samą autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej.

Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej.

Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Wskazać należy natomiast, że do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z Zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.