2019.09.20 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0114-KDIP1-3.4012.334.2019.2.MK
z 20 września 2019 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 lipca 2019 r. (data wpływu 30 lipca 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 6 września 2019 r. (data wpływu 11 września 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 29 sierpnia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.334.2019.1.MK (doręczone w dniu 4 września 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 30 lipca 2019 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 6 września 2019 r., (data wpływu 11 września 2019 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 29 sierpnia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.334.2019.1.MK.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca lub Spółka jest spółką kapitałową mającą siedzibę na terytorium Polski, jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny i prowadzi działalność głównie w zakresie obsługi logistycznej podmiotów prowadzących sprzedaż w tzw. kanale e-commerce. Działalność ta stanowi czynności opodatkowane, niekorzystające ze zwolnienia z podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe, m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. [dalej łącznie: Dokumenty], Wnioskodawca przechowuje w ich oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo zaś przechowywane są w formie papierowej.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji Dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów, a także z czasochłonnym ich wyszukiwaniem. W związku z zaistniałą sytuacją Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu centralnego systemu informatycznego obiegu oraz elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych we współpracy z programem księgowym.

W ramach systemu wszystkie Dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym, bez możliwości jego zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego). Wytworzone kopie elektroniczne Dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej. Format zapisu Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści.

Obowiązkiem osoby wprowadzającej Dokument do systemu będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie Dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania Dokumentów. Po wprowadzeniu Dokumentów do systemu, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce (będą niszczone).

Dostęp do Dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, same pliki będą chronione przed ich modyfikacją i usunięciem hasłem. Ponadto archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłoczne przekazanie w formie elektronicznej. Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. Serwery komputerowe, na których będą przechowywane Dokumenty mogą być zlokalizowane zarówno poza terytorium Polski, jak i na terytorium Polski. Będzie to uzależnione m.in. od uwarunkowań technicznych, w tym zapewnienia bezpieczeństwa i integralności przechowywanych danych. W przypadku przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz Szefowi KAS umożliwiony będzie - za pomocą środków elektronicznych - dostęp on-line do tych Dokumentów.

System umożliwiać będzie zarówno łatwe wyszukanie Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych, zapewniona zostanie również autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj.:

Dokumenty przechowywane będą w formie nieedytowalnej jako odrębne pliki dla każdego otrzymanego Dokumentu, co skutkować będzie niemożnością modyfikacji ich zawartości. Treści zamieszczone na obrazie (skanie) będą tożsame z treściami zawartymi na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (zarchiwizowane elektronicznie Dokumenty będą dostępne w Spółce co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych),

sposób archiwizacji Dokumentów przewiduje przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do tych Dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

W przypadku rozliczeń delegacji służbowych, planowany proces wyglądać będzie następująco:

pracownik dokonujący zakupu samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy Dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku,
następnie pracownik, dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków, załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie Dokumentów,
upoważnione osoby (głównie przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej Dokumentów załączonych przez pracownika,
po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały Dokumentów,
system informatyczny Spółki będzie archiwizował wersje elektroniczne Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (co do zasady łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (Dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do otrzymanych Dokumentów (w szczególności faktur oraz faktur korygujących) w Spółce funkcjonują kontrole biznesowe. Wyżej wymienione kontrole biznesowe ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentami (w szczególności fakturami i fakturami korygującymi).

W odniesieniu do Dokumentów źródłowych kontrole te obejmować będą przykładowo: gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą, itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

Weryfikacja autentyczności pochodzenia przechowywanych faktur wynikać będzie bezpośrednio z faktu, że elektroniczna wersja Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści.

Weryfikacja integralności oraz czytelności faktury polegać będzie wykonaniu czynności mających na celu upewnienie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które faktura ta powinna zawierać. W ramach przyjętej przez Spółkę procedury, Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów powoduje, że elektroniczny zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, zapewniającej czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej. Ponadto, Wnioskodawca wskazał, że zakupy towarów i usług dokumentowane fakturami będą wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy Wnioskodawca będzie miał prawo przechowywać otrzymane w formie papierowej Dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktury i faktury korygujące, jedynie w formie elektronicznej i niszczyć ich papierowe egzemplarze?
Czy przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach i fakturach korygujących, w przypadku, gdy faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Wnioskodawca będzie miał prawo przechowywać otrzymane w formie papierowej Dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktury i faktury korygujące, jedynie w formie elektronicznej i niszczyć ich papierowe egzemplarze.
Przy założeniu spełnienia ogólnych warunków uprawniających do odliczenia, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach i fakturach korygujących w przypadku, gdy faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W myśl pkt 32 tego artykułu z kolei, fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zatem zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury, jednakże zdaniem Spółki pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Przez integralność treści faktury natomiast rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej jednak zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0112- KDIL1-3.4012.21 2017.2.JN z dnia 24 maja 2017 r.) termin „kontrola biznesowa” należy intepretować jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury, od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania”. Wskazana kontrola biznesowa powinna zapewniać wiarygodną ścieżkę kontrolną, za pomocą której istnieje możliwość powiązania konkretnej faktury z transakcją stanowiącą podstawę do jej wystawienia. Co więcej, kontrole biznesowe powinny być dostosowane do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe (m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP z dnia 14 kwietnia 2017 r.) oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) i zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może powyższy związek wykazać pozostawia się uznaniu podatnika”. Na potrzeby rozliczeń podatku VAT wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku. Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT), przy czym przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Analiza powyższych przepisów wskazuje, że ustawa o VAT nie zabrania stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),
faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),
w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT, tj.:

w zakresie przechowywania i dostępu do dokumentów:

Otrzymywane przez Wnioskodawcę Dokumenty będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na odpowiednie żądanie uprawnionych organów Spółka będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych faktur (lub ich duplikatów) - dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia:

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do skanów/zdjęć Dokumentów źródłowych wynika ona bezpośrednio z faktu, że elektroniczna wersja takiego Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści.

w zakresie integralności treści i czytelności faktury:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. W ramach procedury, Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów spowoduje, że elektroniczny zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu w ocenie Wnioskodawcy zachowana będzie czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej.

w zakresie kontroli biznesowych i ścieżki audytu:

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. W odniesieniu do Dokumentów źródłowych przykładami takiej kontroli będzie: gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą, itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów źródłowych w formie elektronicznej zapewnia autentyczność ich pochodzenia, ich integralność oraz czytelność zawartych w nich treści. Ponadto, jak zostało wskazane powyżej, sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów źródłowych odbywać się będzie z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający wyszukanie wybranych dokumentów oraz bezzwłoczny do nich dostęp. Reasumując, w ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Prezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe potwierdzających dopuszczalność elektronicznego przechowywania dokumentów otrzymanych w wersji papierowej i niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych, m.in.:

w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN z dnia 24 maja 2017 r., w której organ uznał, że: „Wnioskodawca będzie mógł przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Ponadto ww. dokumenty w formie elektronicznej Wnioskodawca będzie mógł przechowywać poza terytorium Polski”,

w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0114-KDIP1-2.4012.120.2017.1.RD z dnia 8 maja 2017 r„ w której organ stanął na stanowisku, że: „W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy tj. przechowując elektroniczne obrazy dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji”,

w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP z dnia 14 kwietnia 2017 r., w której organ wyraził pogląd, iż: „Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym”,

w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.ICz z dnia 3 kwietnia 2017 r., w której organ stwierdził, „że przechowywanie (...), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”.

Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej, przy czym Ordynacja nie reguluje w jakiej formie ma to nastąpić (elektronicznej czy papierowej). Również przepisy wykonawcze do Ordynacji nie wskazują na formę archiwizowania dokumentów otrzymanych od kontrahentów. W konsekwencji, zdaniem Spółki, także przepisy Ordynacji nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, rachunki jak również pozostałe Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej były przez nią archiwizowane wyłącznie w wersji elektronicznej, gdzie wersja papierowa będzie niszczona.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma zatem miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu, i nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 88 tej ustawy.

Z powyższego wynika, że forma w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur, przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Uznać zatem należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach lub fakturach korygujących dotyczących podróży służbowych oraz rozliczeń służbowych wydatków pracowniczych (zakładając, że faktury te dokumentują wydatki dające Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz spełnione są ogólne warunki odliczenia podatku VAT) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego, natomiast ich wersje papierowe zostaną zniszczone.

Pogląd zbieżny z powyższym znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT z 7 stycznia 2019 r.,

w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0112-KDIL1-3.4012.643.2018.3.PR z 2 stycznia 2019 r.,

w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0113-KDIPT1-3.4012.830.2018.1.ALN z 10 grudnia 2018 r.,

w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej Nr 0114-KDIP1-3.4012.577.2018.2.JF z 6 grudnia 2018 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Zakres informacji jakie powinna zawierać faktura, wskazany został w art. 106e ust. 1 ustawy.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013, poz. 1485 r.) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.

Wymienione w tym przepisie dokumenty są fakturami wystawianymi na podstawie przepisów ustawy. Zatem znajdują zastosowanie do nich przepisy regulujące sprawy faktur, w tym ich wystawianie oraz przechowywanie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Natomiast w myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług i prowadzi działalność głównie w zakresie obsługi logistycznej podmiotów prowadzących sprzedaż w tzw. kanale e-commerce. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Dodatkowo, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi ona wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych, lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady. Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe, m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie: Dokumenty), Wnioskodawca przechowuje w ich oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu centralnego systemu informatycznego obiegu oraz elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych we współpracy z programem księgowym. W ramach systemu wszystkie Dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej będą zapisywane przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym, bez możliwości jego zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego). Wytworzone kopie elektroniczne Dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów lub systemie elektronicznego rozliczania kosztów podróży służbowej. Format zapisu Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści. Obowiązkiem osoby wprowadzającej Dokument do systemu będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie Dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji ze strony osób uprawnionych, w oparciu o opracowywaną politykę archiwizacji i przechowywania Dokumentów. Po wprowadzeniu Dokumentów do systemu, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji w Spółce (będą niszczone).

Dzięki systemowi weryfikacja Dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby dokonywane będzie w całości elektronicznie. W zależności od rodzaju transakcji Dokumenty podlegać będą dodatkowo kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami, m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, delegacją pracownika, itp. Jakiekolwiek rozbieżności względem ilości, ceny, itp. będą wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby przed zatwierdzeniem rozliczenia danego Dokumentu. Dostęp do Dokumentów archiwizowanych elektronicznie będzie ograniczony tylko do wybranych osób, same pliki będą chronione przed ich modyfikacją i usunięciem hasłem. Ponadto archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych w Spółce kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłoczne przekazanie w formie elektronicznej. Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. Serwery komputerowe, na których będą przechowywane Dokumenty mogą być zlokalizowane zarówno poza terytorium Polski, jak i na terytorium Polski. Będzie to uzależnione m.in. od uwarunkowań technicznych, w tym zapewnienia bezpieczeństwa i integralności przechowywanych danych. W przypadku przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz Szefowi KAS umożliwiony będzie - za pomocą środków elektronicznych - dostęp on-line do tych Dokumentów.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że w odniesieniu do otrzymanych Dokumentów (w szczególności faktur oraz faktur korygujących) w Spółce funkcjonują kontrole biznesowe. Wyżej wymienione kontrole biznesowe ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Dokumentami (w szczególności fakturami i fakturami korygującymi). W odniesieniu do Dokumentów źródłowych kontrole te obejmować będą przykładowo: gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą, itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. Weryfikacja autentyczności pochodzenia przechowywanych faktur wynikać będzie bezpośrednio z faktu, że elektroniczna wersja Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym w odniesieniu do każdego Dokumentu źródłowego Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument oraz jego treści. Weryfikacja integralności oraz czytelności faktury polegać będzie wykonaniu czynności mających na celu upewnienie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które faktura ta powinna zawierać. W ramach przyjętej przez Spółkę procedury, Dokumentom źródłowym nadawany będzie nieedytowalny format elektroniczny uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji Dokumentów powoduje, że elektroniczny zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika. Czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (pracownicy Spółki otrzymają odpowiednie instrukcje na temat technicznych i systemowych wymagań w tym zakresie). W rezultacie, Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, zapewniającej czytelność i przejrzystość faktur archiwizowanych w formie elektronicznej. Ponadto, Wnioskodawca wskazał, że zakupy towarów i usług dokumentowane fakturami będą wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy będzie miał prawo przechowywać otrzymane w formie papierowej Dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT, w szczególności faktury i faktury korygujące, jedynie w formie elektronicznej i niszczyć ich papierowe egzemplarze.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie kopii Dokumentów papierowych oraz Dokumentów elektronicznych zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiające ich łatwe odszukanie, a więc i dostęp na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT.

Spółka przede wszystkim wskazuje, że w odniesieniu do otrzymanych Dokumentów (w szczególności faktur oraz faktur korygujących) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów archiwowanych będzie m.in: gromadzenie Dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Spółki. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

Wobec tego opisane czynności wskazują, że w Spółce będzie funkcjonować kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym, otrzymywane Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność. Należy także wskazać, że sposób przechowywania dokumentów poza terytorium kraju w formie elektronicznej będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz Szefowi Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz wskazane okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Ponadto tut. Organ informuje, że powyższe rozstrzygnięcie dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania wskazanych przez Spółkę faktur zakupowych, w tym również biletów jednorazowych spełniających wymogi wynikające z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów dotyczących wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Wnioskodawca ma również wątpliwości, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach i fakturach korygujących, w przypadku gdy faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

nabycia towarów i usług,
dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Zatem faktury dokumentujące zakupy towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej wyżej procedury archiwizowania - zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur - będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Wobec tego, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur przechowywanych jedynie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Tym samym, stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin