2017.04.14 - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP
z 14 kwietnia 2017 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 lutego 2017 r. (data wpływu 3 marca 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów księgowych wystawionych lub otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 3 marca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów księgowych wystawionych lub otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a jego wspólnicy – podatnikami podatku dochodowego. Wnioskodawca prowadzi na terytorium kraju sprzedaż wielofunkcyjnego urządzenia kuchennego.

Dokumenty sprzedażowe

Z tytułu sprzedaży swoich produktów oraz usług Wnioskodawca wystawia na rzecz odbiorców faktury (wskazuje przy tym, że pojęcie to obejmuje: faktury sprzedażowe, faktury korygujące, duplikaty faktur a także noty księgowe), a w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – paragony.

Faktury na nabywców są wystawiane aktualnie wyłącznie w formie papierowej.

W związku z faktem, że wystawianie przez Wnioskodawcę faktur w formie papierowej wiąże się z ponoszeniem wydatków w postaci kosztów papieru i tonera do drukarki, a także przechowywanie i archiwizowanie dużej ilości papierowych dokumentów jest uciążliwe, rozważa on zmianę sposobu przechowywania wystawionych przez siebie w formie papierowej faktur.

Wnioskodawca zamierza zmienić formę przechowywania dokumentów sprzedażowych i przechowywać je wyłącznie w formie elektronicznej. W związku z powyższym zamierza on odstąpić od drukowania egzemplarza faktury na swoje potrzeby – w takim przypadku egzemplarz dla kontrahenta będzie drukowany i mu przesyłany, a egzemplarz dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, lecz będzie przechowywany w formie elektronicznej. W efekcie planowanych działań Wnioskodawca nie będzie w ogóle drukował i przechowywał faktur w formie papierowej, lecz wyłącznie elektronicznej.

Dokumenty zakupowe

W związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą Wnioskodawca ponosi szereg różnego rodzaju wydatków, które jego dostawcy dokumentują wystawianymi przez siebie fakturami, fakturami korygującymi, duplikatami faktur lub innymi dokumentami takimi jak: paragony, rachunki, noty księgowe. Dokumenty te są wystawiane przez dostawców w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku wydatków dokumentowanych dokumentami papierowymi, Wnioskodawca musi je archiwizować i gromadzić, co wiążę się z ponoszeniem przez niego znacznych kosztów w tym zakresie. Dążąc do uproszczeń w przechowywaniu i archiwizowaniu dokumentów oraz obniżenia kosztów w tym zakresie, Wnioskodawca zamierza zrezygnować z przechowywania dokumentów zakupowych w formie papierowej i przejść na ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu faktury i inne dokumenty kosztowe będą skanowane i odpowiednio opisywane, a następnie przez określony przepisami czas, przechowywane przez niego. Skanowanie dokumentów będzie odbywało się w sposób zapewniający odpowiednią jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu zakupowego będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury czy innego dokumentu zakupowego, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści zeskanowanego dokumentu nie będzie możliwa.

Wnioskodawca podkreśla, że elektroniczna forma przechowywania dokumentów zastąpi papierową formę przechowywania dokumentów, co w praktyce oznacza, że po dokonaniu zapisu faktury elektronicznej lub zeskanowaniu dokumentu papierowego (dokumentów sprzedażowych oraz dokumentów zakupowych), to elektroniczne dokumenty będą przechowywane, a papierowe pierwowzory będą utylizowane (niszczone).

System elektronicznego przechowywania faktur wystawionych przez Wnioskodawcę w formie papierowej oraz dokumentów zakupowych otrzymanych w formie papierowej będzie zapewniał ich przechowywanie:

do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
w podziale na okresy rozliczeniowe,
w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej oraz w sposób umożliwiający tym organom pobór tych faktur i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.

Forma przechowywania dokumentów papierowych uniemożliwi ingerencję i modyfikację ich treści.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy postępowanie Wnioskodawcy polegające na tym, że faktury wystawione i wysyłane/przekazane odbiorcom w formie papierowej, będą przez niego przechowywane w formie elektronicznej (bez ich drukowania), jest prawidłowe i czy podatek VAT należny wynikający z takich dokumentów może zostać uznany za prawidłowo dokumentowany?
Czy postępowanie Wnioskodawcy polegające na tym, że dokumenty zakupowe, otrzymane przez niego w formie papierowej, będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej będzie prawidłowe, a Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z tych faktur (przy założeniu spełnienia innych przesłanek z Ustawy VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Planowane przez niego działanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej faktur wystawionych na rzecz kontrahenta (w tym faktur sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów i not księgowych) w formie papierowej w sposób opisany we wniosku jest poprawny. Podatek należny wykazany w fakturach wystawionych przez Wnioskodawcę w formie papierowej dla kontrahenta, a przechowywanych przez niego wyłącznie elektronicznie, jest podatkiem właściwie udokumentowanym.

Ad 2.

Postępowanie polegające na tym, że dokumenty zakupowe (w tym faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, rachunki i paragony), otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej, będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, będzie prawidłowe, a Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z tych faktur (przy założeniu spełnienia innych przesłanek z Ustawy VAT).

Uzasadnienie dla stanowiska nr 1 i 2

W ocenie Wnioskodawcy przechowywanie wskazanej przez niego powyżej dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur sprzedaży, faktur zakupu, faktur korygujących do ww. faktur, duplikatów, rachunków paragonów i not księgowych, wyłącznie w formie elektronicznej jest poprawne, prawnie dopuszczalne i będzie wystarczające dla stwierdzenia dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania dokumentacji podatkowej, a przede wszystkim nie zawierają zakazu przechowywania jej wyłącznie w formie elektronicznej.

Regulacje prawa podatkowego odnoszącego się do zagadnienia przechowywania dokumentacji podatkowej zawarte są w szczególności w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r., poz. 613, ze zmianami; dalej: Ordynacja podatkowa) oraz Ustawie VAT.

Ordynacja podatkowa w art. 86 § 1 stanowi, iż podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego chyba, że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przepis ten określa zatem wyłącznie przedmiot i termin przechowywania, nie odnosi się natomiast do formy, w jakiej miałoby ono następować. W konsekwencji nie można w oparciu o tę regulację przesądzać, aby preferowaną przez ustawodawcę była forma papierowa a nie elektroniczna. Przepis nie zawiera nakazu przechowywania dokumentacji jedynie w postaci papierowej i jednocześnie nie zawiera zakazu przechowywania dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Uprawnione jest zatem zdaniem Wnioskującej twierdzenie, iż na gruncie przepisów Ordynacji podatkowej forma przechowywania dokumentacji należy do swobodnego uznania podatnika.

Z kolei na gruncie przepisów Ustawy VAT zagadnieniu przechowywania dokumentów poświęcone są art. 112 i 112a. W kontekście analizowanego zagadnienia istotna jest przede wszystkim treść art. 112a stanowiącego, iż podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zasadniczo podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu powyższego nie stosuje się jednak, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ust. 4 analizowanego przepisu nakłada natomiast na podatników obowiązek zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przywołanych regulacji Ustawy VAT wynika, zdaniem Wnioskodawcy bezsprzecznie, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, i to wyłącznie w tej formie. Odmienna wykładnia powołanego przepisu prowadziłaby do tego, że bezprzedmiotowe stałoby się postanowienie wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy również z treści przepisów Ustawy VAT nie wynika, aby wykluczone było przechowywanie dokumentacji księgowej (w tym faktur sprzedażowych, faktur korygujących, faktur zakupowych, duplikatów faktur, paragonów rachunków i not obciążeniowych) wyłącznie w formie elektronicznej. Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112a ust. 1 Ustawy VAT oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112a ust. 4 Ustawy VAT, Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej zarówno dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów, not księgowych) jak i dokumentów zakupowych (faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów, rachunków, paragonów, not księgowych) wystawionych i otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

Słuszność stanowiska o możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawionych i otrzymanych przez podatnika w formie papierowej, potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. Taki pogląd znajdziemy m.in. w interpretacjach, przykładowo w interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 9 czerwca 2016 r., nr IPPP2/4512-280/16-4/MMa, w której organ wskazuje: „(...) Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.

Analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane również przez: Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 11 marca 2016 r., nr IPPP3/4512-165/16-2/ISZ, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 8 stycznia 2016 r., nr IPPP2/4512-1052/15 -4/AO, Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 27 lutego 2015 r., nr IBPP3/443-1391/14/JP, jak również w szeregu innych interpretacji podatkowych. Analiza interpretacji w tym zakresie wskazuje na jednolitość stanowiska organów podatkowych co do możliwości przechowywania dokumentów sprzedażowych oraz dokumentów zakupowych wyłącznie w formacie elektronicznym.

W tym stanie rzeczy, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż będzie uprawniony do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej w postaci obrazu elektronicznego (skanu dokumentu zapisanego w nieedytowalnym formacie) oraz zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej.

Mając zatem na uwadze fakt, że przepisy podatkowe zezwalają Wnioskodawcy na przechowywanie wystawionych w formie papierowej dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, należy przyjąć, że podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów jest podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym. Analogicznie: podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, jest podatkiem należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie elektronicznie.

Wnioskodawca zaznacza przy tym, że pytając o prawidłowość jego stanowiska w zakresie prawa do odliczenia VAT z dokumentów przechowywanych wyłącznie elektronicznie ma na myśli wyłącznie te przypadki, w których spełnione są też inne warunki dla odliczenia VAT (jak np. udokumentowanie odpowiednim rodzajem dokumentu, związek wydatku z działalnością opodatkowaną, powstanie obowiązku podatkowego u dostawcy czy brak ziszczenia się przesłanek z art. 88 Ustawy VAT wyłączających prawo do odliczenia VAT).

Podsumowując powyższe – w ocenie Wnioskodawcy przysługuje mu prawo do przechowywania otrzymanych w formie papierowej dokumentów sprzedażowych i dokumentów zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej. Sposób przechowywania przez Wnioskodawcę dokumentów, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, spełnia wymogi ustaw podatkowych i dlatego elektroniczny sposób przechowywania dokumentacji jest prawidłowy. W efekcie podatek należny wykazywany w dokumentach sprzedażowych przechowywanych wyłącznie elektronicznie jest podatkiem należycie i odpowiednio udokumentowanym. Podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jest podatkiem prawidłowo i należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy – przy założeniu spełnienia innych wymogów nałożonych Ustawą VAT w odniesieniu do odliczenia VAT – przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów przechowywanych wyłącznie elektronicznie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, określił wymogi dotyczące zawartości faktury, czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Są to:

data wystawienia;
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawka podatku;
suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwota należności ogółem.

Faktura – zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy – może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a (art. 106e ust. 6 ustawy).

Przywołany wyżej art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy określa szczególne warunki dla faktur wystawianych z tytułu dostawy towarów bądź świadczenia usług, gdy wartość należności nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro, jeśli kwota jest określona w euro. W praktyce określa się je mianem faktur uproszczonych, choć sam ustawodawca nie wprowadza takiej nazwy.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy – paragon bądź inny podobny dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy (paragon bądź inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

‒ podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:
1. na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:
1. na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:
1. na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
2. zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy).

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast art. 106m ust. 3 ustawy stanowi, że przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy art. 106m ust. 4 ustawy – autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wynika z przedstawionego opisu sprawy, w związku z uciążliwością przechowywania i archiwizowania oraz ponoszonymi wydatkami, Wnioskodawca zamierza zmienić formę przechowywania dokumentów sprzedażowych (faktur sprzedaży, faktur korygujących oraz duplikatów faktur) wystawianych przez niego w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza drukować i przesyłać do kontrahenta jeden egzemplarz faktury, natomiast egzemplarz faktury przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, lecz przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej w systemie elektronicznym. W powyższy sposób Wnioskodawca zamierza przechowywać również dokumenty zakupowe (faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur) otrzymywane od swoich kontrahentów w formie papierowej. W tym celu dokumenty zakupowe będą skanowane, opisywane i przez określony przepisami czas przechowywane przez Wnioskodawcę.

Elektroniczna forma przechowywania zastąpi papierową formę przechowywania dokumentów, co w praktyce oznacza, że po dokonaniu zapisu faktury elektronicznej lub zeskanowaniu dokumentu papierowego (dokumentów sprzedażowych oraz dokumentów zakupowych), to elektroniczne dokumenty będą przechowywane, a papierowe pierwowzory będą utylizowane (niszczone).

System elektronicznego przechowywania faktur wystawionych przez Wnioskodawcę w formie papierowej oraz dokumentów zakupowych otrzymanych w formie papierowej będzie zapewniał ich przechowywanie:

do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
w podziale na okresy rozliczeniowe,
w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej oraz w sposób umożliwiający tym organom pobór tych faktur i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów przez wymagany przepisami okres, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu przechowywania, pomimo otrzymywania i wystawiania dokumentów w formie papierowej (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych, rachunków i paragonów).

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, później zeskanowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, a których papierowa forma zostanie zniszczona, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy, który określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca wskazał, że pytanie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej dotyczy wyłącznie przypadków, w których spełnione będą również inne warunki dla odliczenia podatku (tj. udokumentowanie odpowiednim rodzajem dokumentu, związek wydatku z działalnością opodatkowaną, powstanie obowiązku podatkowego u dostawcy, brak ziszczenia się przesłanek z art. 88 ustawy wyłączających prawo do odliczenia podatku).

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego procesu przechowywania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji przedmiotowych faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Odpowiadając na pytania Wnioskodawcy należy stwierdzić, że jego postępowanie polegające na przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych i zakupowych, otrzymanych w formie papierowej będzie prawidłowe. W efekcie podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów będzie podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym. Podatek naliczony wynikający z dokumentów zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej będzie podatkiem prawidłowo i należycie udokumentowanym, a Wnioskodawcy – przy założeniu spełnienia innych wymogów nałożonych ustawą VAT w odniesieniu do odliczenia VAT – będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie elektronicznie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.

Reklama

O nas

Regulamin