Co to jest majatek trwały oraz granice 3500 zł i 1 roku
Artur M. Brzeziński | 2012-12-11 23:00:01

↑ Jak zaksięgować majątek trwały

Definicje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zawiera ustawa. Praktyka jest jednak pełna niespodzianek ...

Środki trwałe to:

• stanowiące własność lub współwłasność podatnika,
• nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
• kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
  • budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
  • maszyny, urządzenia i środki transportu,
  • inne przedmioty,
• o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
• wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo
• oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Środki trwałe to również składniki majątku, wymienione wyżej, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika:

• wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu finansowego (kapitałowego),
• zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników,
• jeżeli zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający.

Środkami trwałymi są bez względu na przewidywany okres używania:

• przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych,
• budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,
• tabor transportu morskiego w budowie (PKWiU 30.11).

Jeżeli chodzi o własność, to odpowiedni udział we współwłasności uprawnia do odpowiedniego amortyzowania udziału jak odrębnego środka trwałego (tzn. wg takich zasad jak całość, ale od części wartości początkowej). W przypadku spółki cywilnej czy jawnej wymagane jest wniesienie przedmiotu majątku do spółki (przeniesienie własności na wszystkich wspólników stosownie do udziałów, aby w ramach spółki mogli oni wszyscy amortyzować środek trwały).

W przypadku leasingu kapitałowego można amortyzować środek trwały nie stanowiący własności podatnika.

Jeżeli chodzi o drogi powstania środka trwałego, to oczywiście można środek trwały nabyć albo wytworzyć. W tym ostatnim przypadku dochodzi do połączenia różnych zakupionych rzeczy (składników materialnych) oraz własnej pracy czy też usług zewnętrznych, dzięki którym środek trwały powstaje i staje się kompletny i zdatny do użytku. W tym przypadku wartość początkowa będzie zawsze wynikać z wielu dokumentów. Warto zapamiętać, że wartości pracy własnej podatnika nie zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu, również do wartości początkowej.

Jeżeli chodzi o kompletność i zdatność do użytku, nie wystarczy zakup środka trwałego, jeżeli wymaga on nakładów przed rozpoczęciem używania (tzn. gdy nie da się go bez nakładów używać). Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z 16.10.2009 r. I SA/Lu 379/09), kompletność i zdatność do użytku w dniu przyjęcia do używania oznacza, że środek trwały zawiera wymagane elementy konstrukcyjne pozwalające na jego funkcjonowanie zgodnie z przeznaczeniem, jest sprawny technicznie, a jeśli istnieją wymogi formalne, to także są one spełnione (np. wydano decyzję o pozwoleniu na użytkowanie budynku, choć nie jest to warunek przewidziany przez prawo podatkowe). Przekazanie środka trwałego do używania przez podatnika należy rozumieć jako rozpoczęcie wykorzystywania go zgodnie z jego przeznaczeniem. Warunki kompletności i zdatności do użytku środka trwałego, o którym mowa w art. 22a ust. 1 pkt 1 p.d.o.f., są spełnione dopiero wówczas, gdy obiekt budowlany może na mocy decyzji o pozwoleniu na użytkowanie, być legalnie przyjęty do użytkowania. Do czasu wydania takiej decyzji, obiekt budowlany nie może być zaliczony do środków trwałych, a tym samym nie może być amortyzowany. Warto tu dodać, że w niektórych przypadkach budynek można użytkować po powiadomieniu o zakończeniu budowy i niezgłoszeniu sprzeciwu przez nadzór budowlany. W takim wypadku budynek również jest zdatny do użytku. Z tego właśnie powodu np. samo wynajęcie budynku lub jego części nie czyni całości środkiem trwałym.

Jeżeli chodzi o wykorzystywanie na cele działalności gospodarczej, to należy się przychylić do poglądu, zgodnie z którym środek trwały jest wykorzystywany jakkolwiek na cele działalności gospodarczej (jeżeli w ewidencji środków mamy całość środka trwałego, a nie np. udział ½ należący do męża prowadzącego firmę). Orzeczenia mamy jednak dwojakiego rodzaju, przy czym NSA wyraził pogląd korzystniejszy dla podatników:

• „funkcjonalnie wystarczające jest wykazanie związku używania określonego środka trwałego z prowadzeniem działalności gospodarczej, w taki sposób, że dany środek służy przede wszystkim tejże działalności. Z przyczyn prakseologicznych ustawa nie wymaga ani wykazania, ani zaistnienia wyłączności takiego związku. Przy ustaleniu głównego celu wykorzystania środka trwałego jego osobiste i uboczne wykorzystywanie przez podatnika lub członków jego rodziny nie jest wystarczającym powodem wyłączenia” (wyrok NSA z 29.01.2009 r. II FSK 1470/07);
• „korzystając z samochodu również do celów prywatnych podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej odpisów amortyzacyjnych od tego środka transportu” (wyrok WSA w Łodzi z 30.10.2007, I SA/Łd 1010/07).

Każdy medal ma dwie strony. W sytuacji pierwszej może następować przekazanie usług na cele prywatne, które może podlegać opodatkowaniu VAT. W takiej sytuacji można by pogodzić status środka trwałego z używaniem go na cele prywatne – zatem najlepiej jednak nie używać środka trwałego na cele prywatne.

Wartość niematerialna i prawna

Wartości niematerialne i prawne to:

• nabyte,
• nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:
  • spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,
  • spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
  • prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,
  • prawa autorskie (utwory: wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe), plastyczne, fotograficzne, lutnicze, wzornictwa przemysłowego, architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne, muzyczne i słowno-muzyczne, sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne, audiowizualne, w tym filmowe) lub pokrewne prawa majątkowe (prawo do artystycznego wykonania, prawo do fonogramów i wideogramów, do nadań programów, do pierwszych wydań oraz wydań naukowych i krytycznych
  • licencje,
  • prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1117, z późn. zm.), czyli patenty oraz dodatkowe prawa ochronne na wynalazki, prawa ochronne na wzory użytkowe i znaki towarowe, a także prawa z rejestracji na wzory przemysłowe, topografie układów scalonych oraz oznaczenia geograficzne,
  • wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)
• o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
• wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo
• oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu kapitałowego

Wartościami niematerialnymi i prawnymi są jedynie te prawa itp. wyraźnie wyżej wymienione.

Jak słusznie uznał NSA w Warszawie 5.05.2007 r. w sprawie II FSK 1346/06, utwory chronione prawem autorskim nie podlegają ulepszeniom i nie ma do nich zastosowania wymóg kompletności.

Wartością niematerialną i prawną jest również niezależnie od przewidywanego okresu używania:

• składniki majątku, wymienione wyżej, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu kapitałowego (finansowego), zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami albo uprawnionymi do korzystania z tych wartości - jeżeli zgodnie z przepisami rozdziału 4a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający,
• wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w wyniku nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze:
  • kupna,
  • przyjęcia do odpłatnego korzystania, a odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami dotyczącymi leasingu, dokonuje korzystający,
• koszty prac rozwojowych zakończonych wynikiem pozytywnym, który może być wykorzystany na potrzeby działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
  • produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone, oraz
  • techniczna przydatność produktu lub technologii została przez podatnika odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie podatnik podjął decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii, oraz
  • z dokumentacji dotyczącej prac rozwojowych wynika, że koszty prac rozwojowych zostaną pokryte spodziewanymi przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii.

Warto zauważyć, ze w pierwszym przypadku – leasing – wartości niematerialne i prawne nie należą do amortyzującego i do tego nie ma znaczenia okres ich używania. W przypadku wartości firmy i kosztów prac rozwojowych nie ma znaczenia okres ich używania, ale ważne jest, aby te wydatki poniósł amortyzujący.

Jeżeli chodzi o znaki towarowe, to rozpoczęcie użytkowania (przekazanie do używania) następuje z chwilą prawomocnej rejestracji lub nabycia takiego prawa.

Czego nie możesz amortyzować?

Amortyzacji nie podlegają następujące środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne :

• grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,
• budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu,
• dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
• wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż w wyniku nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze:
  • kupna,
  • przyjęcia do odpłatnego korzystania, a odpisów amortyzacyjnych w ramach leasingu kapitałowego (finansowego), dokonuje korzystający,
• składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność.

Oznacza to, ze wydatki na nabycie tych składników majątku nie są zaliczane w koszty uzyskania przychodu, ustala się wartość początkową, ale nie dokonuje się amortyzacji. Wydatki z tytułu nabycia (równe wartości początkowej) zaliczamy do kosztów uzyskania przychodu z chwilą sprzedaży. W przypadku zawieszenia działalności gospodarczej po prostu następuje przerwa w amortyzacji.

Co znaczy granica 3500 zł?

Prawo przewiduje tzw. niskocenne środki trwałe i wartości niematerialnej i prawne, z którymi wiąże się szczególny tryb postępowania.

Jeżeli wartość początkowa środka trwałego lub wartości nie materialnej i prawnej nie przekracza 3500 zł (czyli jest mniejsza niż 3500,01 zł), wówczas podatnik może wybrać jedną z trzech metod postępowania:

• może nie uznawać tego składnika majątku za środek trwały lub wartość niematerialną i prawną, i zaliczyć wydatki na nabycie do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu oddania do używania, albo
• może uznać ten składnik majątku za środek trwały lub wartość niematerialną i prawną i zamortyzować go jednorazowo w miesiącu oddania go do używania lub w miesiącu następnym, albo
• może uznać ten składnik majątku za środek trwały lub wartość niematerialną i prawną i zamortyzować go tak jak każdy składnik majątku trwałego o wartości początkowej wyższej niż 3500 zł (np. liniowo).

W przypadku niskocennych środków trwałych istnieje ryzyko, iż wartość początkowa w wyniku ulepszeń przekroczy 3500 zł. W takim wypadku zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu czy jednorazowa amortyzacja okaże się nieprawidłowa (błędy w wyliczeniu, faktury korygujące itp.) i trzeba będzie skorygować rozliczenia. Jeżeli nie uznano składnika majątku za środek trwały, trzeba będzie ujawnić go w ewidencji środków trwałych i dopiero rozpocząć amortyzację. Wartości niematerialne i prawne nie ulegają ulepszeniu, może jednak dojść do skorygowania wartości początkowej.

W przypadku niskocennych środków trwałych nie uznanych w ogóle za środki trwałe istnieje obowiązek umieszczenia  ich w ewidencji wyposażenia, jeżeli wartość początkowa przekracza 1500 zł (czyli wynosi co najmniej 1500,01 zł).

Jakie znaczenie ma granica 1 roku używania?

Przewidywany okres używania powyżej jednego roku (czyli co najmniej rok i jeden dzień) jest warunkiem uznania składnika majątku za środek trwały czy wartość niematerialną i prawną. Zależy zatem od tego możliwość zaliczenia wydatków na nabycie takiego składnika majątku do kosztów uzyskania przychodu. Ważne przy tym, ze chodzi o przewidywany przez podatnika okres używania (według jego subiektywnej oceny).

W przypadku, gdy okres ten jest krótszy niż rok, wydatki na nabycie zaliczamy bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu (np. w metodzie kasowej prowadzenia księgi przychodów i rozchodów – w dacie wystawienia dokumentu stanowiącego podstawę księgowania).

W przypadku majątku nie uznanego za środki trwałe istnieje obowiązek umieszczenia takich składników majątku w ewidencji wyposażenia, jeżeli wartość początkowa przekracza 1500 zł (czyli wynosi co najmniej 1500,01 zł). Dotyczy to jedynie rzeczowych składników majątku.

Jeżeli jednak podatnicy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie składniki majątku trwałego, o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł (bo te tańsze również można zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu), i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok - podatnicy są obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:

• zaliczyć te składniki do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia;
• zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, a dla wartości niematerialnych i prawnych - przy zastosowaniu zasad odpowiednich dla tych wartości (zatem obowiązkowo metoda liniowa);
• stosować te stawki amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;
• wpłacić, w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu rocznym PIT.

Odsetki od różnicy są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Podobnnie gdy podatnik zorientuje się w trakcie tego pierwszego roku używania, że okres używania majątku trwałego będzie dłuższy niż rok – tyle że odsetki nalicza się do dnia zaliczenia ich do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Gdyby okazało się, że różnica do zaksięgowania jest wyższa od kosztów danego miesiąca, n9ierozliczona nadwyżka kosztów pomniejsza koszty w następnych miesiącach.

Środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi są jednak bez względu na przewidywany okres używania:

• przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych,
• budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,
• tabor transportu morskiego w budowie (PKWiU 30.11),
• składniki majątku leasingowane (leasing kapitałowy, finansowy),
• wartość firmy oraz
• koszty zakończonych prac rozwojowych.

Są to wyjątki, w każdym przypadku te składniki majątku stanowią majątek trwały.

Uwaga, proszę zwrócić uwagę na daty publikacji tekstów (pod tytułem) - w celu weryfikacji ich aktualności!