Faktura korygująca VAT 2013
Artur M. Brzeziński | 2012-12-11 23:00:01

↑ Baza dowodów księgowych

Od 1 stycznia 2013 r. faktury korygujące wystawia się w następujących sytuacjach po wystawieniu faktury:

- gdy udzielono rabatu (czy też obniżono cenę) – do konkretnych faktur lub w konkretnym okresie;

- gdy zwrócono całość lub część towarów;

- gdy zwrócono sprzedawcy kwoty nienależne (w tym za usługi uznane za niewykonane);

- gdy zwrócono sprzedawcy całość lub część zaliczek udokumentowanych fakturami zaliczkowymi;

- gdy podwyższono cenę;

- gdy stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać następujące dane:

Jeżeli rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego podaje się w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Prawodawca umożliwił również wystawienie faktury rabatowej w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie. Dzięki temu rabaty za terminowe płatności czy ilość dokonanych zakupów będą wymagać znacznie mniejszego nakładu pracy przy ich dokumentowaniu dla potrzeb VAT.

W takim przypadku faktura korygująca powinna zawierać:

- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

- imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy

- numer identyfikacyjny VAT nabywcy

- okres, do którego odnosi się udzielany rabat;

- kwotę udzielonego rabatu;

- kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Jeżeli rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego podaje się w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Nota kredytowa VAT

Za fakturę korygującą uznaje się notę korygującą VAT, dotyczącą usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wystawiany za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, jeżeli zawiera co najmniej następujące dane:

- określenie usługobiorcy i usługodawcy;

- informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy;

- datę wystawienia;

- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;

- stawkę podatku;

- kwotę podlegającą opodatkowaniu bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

- łączną kwotę należności wraz z podatkiem;

- kwotę podatku.

Ww. dokument nie jest jednak fakturą, jeżeli dotyczy usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, opodatkowanych stawką podatku w wysokości 0 %.

Faktury korygujące a VAT

W przypadku faktur korygujących zmniejszających:

- sprzedawca obniża podstawę opodatkowania  VAT (zwiększa podatek należny) pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę; uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano;

- nabywca zmniejsza podatek naliczony VAT w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę faktury otrzymał – jeżeli wcześniej VAT z pierwotnej faktury odliczył. Jeżeli nie odliczył – to zmniejszenie nastąpi w miesiącu, w którym ten pierwotny VAT zostanie odliczony (jeżeli w ogóle zostanie odliczony).

Na przykład: Sprzedawca Sp. z o.o. wystawiła fakturę korygującą zmniejszającą 30 czerwca 2010 r. Nabywca Sp. J. otrzymała ją 2 lipca 2010 r. Potwierdzenie odbioru zostało wysłane pocztą i doszło do Sprzedawca Sp. z o.o. dopiero 3 sierpnia 2010 r. Sprzedawca ma prawo zmniejszyć podatek należny w VAT-7 za sierpień 2010 r. (lub w VAT-7K za III kwartał 2010 r.), a nabywca ma obowiązek zmniejszyć podatek naliczony w VAT-7 za lipiec 2010 r. (lub w VAT-7K za III kwartał 2010 r.).

Faktury zmniejszające występują gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej pierwotnej fakturze, w przypadku rabatów, zwrotów, pomyłki w kwocie podatku, ilości towaru, obniżeń ceny itd.

W przypadku faktur korygujących zwiększających:

- sprzedawca ma obowiązek zwiększyć podatek należy w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy VAT wynikający z pierwotnej faktury;

- nabywca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego w okresie, za który fakturę korygującą otrzymał.

Na przykład: Sprzedawca Sp. z o.o. wystawiła fakturę korygującą zwiększającą 30 czerwca 2010 r. do faktury wystawionej 1 marca 2009 r. Nabywca Sp. J. otrzymała ją 2 lipca 2010 r. Potwierdzenie odbioru nie zostało wysłane, bo nie ma takiego obowiązku.  Sprzedawca ma obowiązek zwiększyć podatek należny w VAT-7 za marzec 2009 r. (lub w VAT-7K za I kwartał 2009 r.), a nabywca ma prawo odliczyć podatek naliczony w VAT-7 za lipiec 2010 r. (lub w VAT-7K za III kwartał 2010 r.).

Faktury zwiększające występują gdy podstawa opodatkowania ulega zwiększeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej pierwotnej fakturze, w  pomyłki w kwocie podatku, ilości towaru, podwyżek ceny itd.

Przechowywanie faktur korygujących

Podatnicy przechowują:

- wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury (np. noty korygujące), w tym faktury będące duplikatami tych faktur,

- otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

- w podziale na okresy rozliczeniowe (czyli osobno faktury dotyczące kwartałów VAT-7K czy miesięcy VAT-7) w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (czyli kontrola nie będzie wiecznie czekać na odnalezienie faktury i uzna, że podatnik jej nie posiada) oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (uwagi na ten temat przedstawiono wyżej)

- od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (biorąc pod uwagę przepisy PIT co najmniej 6 pełnych lat kalendarzowych po roku wystawienia czy otrzymania).

Nie-podatnicy (np. osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej VAT) nie mają obowiązku przechowywania faktur, to oczywiste.

Rolnik ryczałtowy jest obowiązany przechowywać oryginały faktur VAT RR oraz kopie oświadczeń (stałych, do umów kontraktacji) przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (np. na własnym serwerze w USA czy na serwerze z programem do fakturowania w Niemczech).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie trzeba jednak na żądanie faktur drukować, można je dać np. na płytce DVD czy na innym nośniku, oczywiście w formacie umożliwiającym ich łatwe odtworzenie. Jeżeli do odtworzenia faktur potrzebny jest specjalny program, trzeba go nieodpłatnie udostępnić kontrolującym albo po prostu zrobić jednak wydruk.

Okres przejściowy 2012/2013

Do udokumentowania czynności dokonanych przed 1 stycznia 2013 r. stosuje się zasady określone w roku 2012.

Na przykład:

Usługa została zakończona 31 grudnia 2012 r. Należy ja zafakturować według zasad obowiązujących w roku 2012.

Dostawa towarów z montażem została wykonana ostatecznie 2 stycznia 2013 r. Należy ją zafakturować według zasad obowiązujących w roku 2013.

Umowa na świadczenie usług trwała od 1 listopada 2012 r. do 2 lutego 2013 r. Należy ją zafakturować według zasad obowiązujących w roku 2013.

Wystawiono fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego w roku 2012. Obowiązek podatkowy powstał w roku 2013 (wtedy też zakończono usługę). Skoro jednak fakturę wystawiono w terminie zgodnie z przepisami obowiązującymi w roku 2012, nie trzeba jej korygować i wystawiać ponownie faktur według nowych zasad.

Do wystawiania faktur korygujących oraz faktur będących duplikatami do faktur wystawionych według starych zasady (czyli przed 2013 r. albo w 2013 r. w odniesieniu do czynności wykonanych w roku 2012) stosuje się nowe zasady korygowania. 

Uwaga, proszę zwrócić uwagę na daty publikacji tekstów (pod tytułem) - w celu weryfikacji ich aktualności!