Faktura VAT do 2012
Artur M. Brzeziński | 2012-12-11 23:00:01

↑ Baza dowodów księgowych

Podatnicy VAT, czynni i zwolnieni, są obowiązani wystawić fakturę dokumentującą dokonanie czynności podlegającej opodatkowaniu (również zwolnionej z VAT) oraz otrzymanie całości lub części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Istnieje wiele rodzajów faktur, różnią się między sobą warunkami wystawienia oraz treścią minimalną.

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa również na podatnikach zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni w Polsce, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności (miejscem świadczenia) jest terytorium państwa członkowskiego UE inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze (czyli polscy podatnicy fakturują czynności, które są opodatkowane za granicą, gdzie oni sami nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT lub podobni).

Pobierz formularz faktury VAT w excelu całkowicie bezpłatnie!

Obowiązek wystawiania faktur nie obejmuje sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej VAT, jeżeli osoby te zażądają wystawienia faktury. Na rzecz innych nabywców sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę niezależnie od tego, czy nabywca jej zażąda, czy też nie. Oczywiście sprzedawca może być przekonany, że osoba faktycznie dokonująca zakupu nie działa jako przedstawiciel firmy czy instytucji, ale jako osoba fizyczna, więc w braku żądania i w braku potwierdzonej informacji co do statusu prawnego nabywcy można uznać, że nabywcą jest osoba fizyczna.

Niezależnie od powyższego w przypadku

• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju (Polska-zagranica na rzecz osób fizycznych) oraz
• wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu,

w każdym przypadku trzeba wystawić fakturę.

Organy egzekucyjne w administracji oraz komornicy sądowi w przypadku sprzedaży towarów, wystawiają w imieniu dłużnika i na jego rachunek faktury potwierdzające dokonanie sprzedaży tych towarów. Fakturę wystawia się, jeżeli na dłużniku spoczywa obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów. Za osoby uprawnione do wystawiania faktur w imieniu organów egzekucyjnych uważa się kierowników tych organów lub osoby przez nich upoważnione.

Fakturę można skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej VAT (sprzedawca) lub noty korygującej (nabywca). Anulowanie faktury, tzn. jej zniszczenie czy uznanie, że nie wywołuje skutków prawnych, jest możliwe tylko wtedy, gdy faktura nie została wydana nabywcy. Po wydaniu faktury można ją jedynie skorygować. Faktury w zaden sposób nie opisujemy, po prostu wystawiamy fakturę korygującą czy notę korygującą. Skutki wad faktur szerze opisano przy okazji faktur korygujących VAT.

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w zasadzie 1 stycznia 2011 r. można zniszczyć dokumenty za rok 2004). Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zasady te stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej. Warto jednak dodać, że od 1 stycznia 2011 r. nie ma już oznaczenia oryginału i kopii. Wystarczy, że w przypadku faktury papierowej będzie oryginał i kopia, nie muszą być jednak tak dosłownie oznaczone.

Obowiązek wystawienia faktury VAT nie zależy od kwoty sprzedaży, nie ma też znaczenia, czy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej, czy też nie.

Nie istnieje żadna minimalna kwota, od której trzeba wystawiać fakturę VAT. Do 2004 r. istniała kwota, do której wystawiano tzw. rachunek uproszczony. Obecnie wystawiamy jedynie fakturę i to już od 1 grosza.

Faktura VAT nie służy do obciążania kontrahentów za niewykonane i nieopłacone świadczenia. Dokumentują one czynności opodatkowane VAT. Obciążyć można notą obciążeniową albo fakturą proforma.

Termin wystawienia faktury

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

W przypadku gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Można tak zrobić w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury.

Fakturę dokumentującą kwotę należności z tytułu niezwrócenia przez odbiorcę opakowań za które

• pobrano kaucję lub
• określono w umowie kaucję

wystawia się nie później niż siódmego dnia po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowań. Jeżeli w umowie nie określono daty zwrotu opakowań, fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowań.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności:

• przedpłatę,
• zaliczkę,
• zadatek,
• ratę,

fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Pobierz formularz faktury VAT zaliczkowej w excelu całkowicie bezpłatnie! Wariant standard oraz faktura VAT MP.

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów podatnik może – ale nie musi - wystawić fakturę potwierdzającą otrzymanie całości lub części ceny. Jeżeli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury, to fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-5 i 7-11, ust. 16a  i 16b oraz ust. 19a ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Są to m.in.:

• dostawa lokali i budynków,
• dostawa energii, usługi komunalne, telekomunikacyjne,
• transport, spedycja, komunikacja miejska, usługi budowlane,
• dostawa gazet, magazynów i czasopism,
• usługi ochrony mienia, pośrednictwa ubezpieczeniowego, stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dostawa złomu,
• usługi druku gazet i czasopism,
• wniesienie wkładu budowlanego lub mieszkaniowego,
• niektóre usługi spółdzielni na rzecz członków,
• wydanie towarów przez komisanta na rzecz komitenta,
• oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste,
• w przypadku importu usług opodatkowanych zgodnie z art.28b ustawy o VAT.

Faktury te nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego, z wyjątkiem faktur w zakresie dostaw energii, usług komunalnych i telekomunikacyjnych, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

W przypadku usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, fakturę - dokument VAT dotyczący usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wystawiany za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej - wystawia się nie później niż 28. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano tę usługę.

W ilu egzemplarzach wystawiamy fakturę

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Warto jednak dodać, że od 1 stycznia 2011 r. nie ma już oznaczenia oryginału i kopii. Wystarczy, że w przypadku faktury papierowej będzie oryginał i kopia, nie muszą być jednak tak dosłownie oznaczone.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności numeru identyfikacyjnego, nadanego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik wystawia fakturę w trzech egzemplarzach; oryginał faktury jest wydawany nabywcy; jedną z kopii faktury podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, drugą przesyła w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o podatku VAT.

Biuro Wymiany Informacji Podatkowych Izby Skarbowej w Poznaniu
ul. Poznańska 46
62-510 Konin
Tel. (063) 242 33 55

Również w przypadku sprzedaży mienia przez organ egzekucji administracyjnej czy przez komornika sądowego wystawia się fakturę w trzech egzemplarzach:

• oryginał otrzymuje nabywca;
• kopię faktury organ egzekucyjny przekazuje dłużnikowi,
• zachowując drugą kopię w swojej ewidencji.

Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.

Faktura VAT a kasa fiskalna

Stan prawny do 31.12.2012 r.

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik obowiązany jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Nie trzeba dołączyć paragonu w przypadku sprzedaży:

• dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej (faktura z kasy fiskalnej),
• gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Niestety, takie zasady określają przepisy dotyczące VAT. Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów mają swoje przepisy szczególne, zgodnie z którymi są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur (zawsze).

W przypadku gdy faktura wystawiona w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia po prostu w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Treść faktury

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. Suma podatku od poszczególnych pozycji może się różnić od podatku naliczonego od sumy (z reguły są to różnice groszowe) – podatnik sam wybiera metodę.

W przypadku przejęcia spółki i wystawienia faktur po przejęciu, ale przed wpisaniem nowej spółki do KRS, faktury mogą zawierać dawną nazwę, natomiast faktury wystawione po chwili wpisu - już dane nowego podmiotu. W razie potrzeby trzeba je zatem korygować, zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 10 lutego 2011 r. w sprawie I SA/Rz 845/10.

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Zakup paliwa wlewanego do kanistrów nie nakłada takiego obowiązku – nawet jeśli następnie jest wlewane do samochodu. Zakup paliwa do motocykla czy kosiarki nie wiąże się z obowiązkiem ujawnienia numeru rejestracyjnego w treści faktury.

W przypadku gdy podatnik jest obowiązany do stosowania cen urzędowych zawierających podatek, w fakturze stwierdzającej dokonanie sprzedaży:

• jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto;
• sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatku;
• kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru:

gdzie:

KP -   oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatku, przy czym wielkość wynikającą z wzoru zaokrągla się tak jak niżej podano,
WB -   oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatku,
SP -   oznacza stawkę podatku.

Taka sama zasada może być stosowana również w przypadku, gdy sprzedawca stosuje jako ceny sprzedaży umowne ceny brutto.

Jeżeli podatnik sprzedał towar w opakowaniu zwrotnym, pobierając lub określając w umowie za to opakowanie kaucję, wartości opakowania nie uwzględnia się w treści faktury dokumentującej sprzedaż.

Zgodnie z przepisami faktura winna zawierać „numer kolejny”, co oznacza, że chronologicznie później wystawiona faktura ma numer kolejny, czyli powiększony o 1 w stosunku do numeru poprzednio wystawionej faktury.

Ciągła numeracja może obejmować tygodnie, miesiące, kwartały, lata, okresy wieloletnie czy całość działalności podatnika, byle z powodu numeracji nie dało się pomylić faktur. Na przykład faktura z pierwszego tygodnia lipca 2/07 może pomylić się z fakturą z drugiego tygodnia lipca 2/07, ale odpowiednio nie pomylą się już 2/1T/07/2010 i 2/2T/07/2010. Warto zatem rodzaj okresu uwzględnić w oznaczeniu numeracji.

Nie ma obowiązku prowadzenia numeracji w okresach rocznych, bo VAT nie jest podatkiem rozliczanym co do zasady w okresach rocznych. Pierwsza faktura z roku następnego może mieć kolejny numer po ostatniej z roku poprzedniego, może do tego zawierać oznaczenie roku (lub nie, jeżeli na przykład jest to numeracja ciągła od początku działalności) – np. 781/2010 z grudnia i 782/2011 ze stycznia.

Można wprowadzać ciągłość numeracji w ramach punktu sprzedaży, poszczególnych sprzedawców itd. (63/SKLEP/2010 czy 25/Adrian//2010), byle w numeracji uwzględniono oznaczenie pozwalające na wyodrębnienie wielu oddzielnych ciągłych numeracji faktur, by faktury się nie pomyliły.

Warto tu zwrócić uwagę na fakt, że wystawianie faktur „wstecz” z numerem 78A (że niby po numerze 78, jest naganną praktyką, bowiem od razu widać, że fakturę antydatowano.

W każdym bądź razie faktura z nieprawidłowo nadanym numerem nadal daje prawo do odliczenia VAT (Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt III SA/Wa 514/10).

Od 1 maja 2004 r. faktura nie wymaga podpisywania czy pieczętowania, wystarczy wydrukować dokument (czy tez wypisać go ręcznie). Warto jednak, aby kupujący na termin płatności podpisywali faktury VAT, gdyż akceptacja faktury umożliwia dochodzenie roszczeń w uproszczonych postępowaniach sądowych. W każdym bądź razie upoważnienia do wystawiania faktury VAT bez podpisu nabywcy nie mają obecnie sensu.

Jedyna sytuacja, w której faktura wymaga podpisu, to faktura VAT RR, która powinna zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. Nie można jednak tych podpisów zastąpić żadnym oświadczeniem, upoważnieniem.

Dowód księgowy – zatem i faktura - powinien być sporządzony przez podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Inni wystawcy rachunków, np. wynajmujący, mogą wystawić rachunek w obcym języku, byle zawierał zwroty „oryginał”, „kopia”, „faktura VAT” czy „duplikat”, i inne zwroty określone prawem.

Waluta faktury wynika z umowy. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.  Ryczałtowcy i podmioty nie prowadzące podatkowej księgi przychodów I rozchodów nie mają obowiązku umieszczania przeliczenia na rachunku. Kwotę podatku zawsze wyrażamy w złotych, bez względu na to, w jakiej walucie jest wystawiona faktura. 

Więcej danych na fakturze

Stan prawny do 31.12.2012 r.

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT (nie ma już - jak przed 2011 r. - załącznika nr 4 do ustawy, wszystkie zwolnienia są wymienione w treści ustawy, głównie w art.43) albo przepisów wykonawczych do ustawy o VAT w treści faktury wskazuje się również symbol statystyczny towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli

• ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy lub
• przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub
• przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie,

powołują ten symbol (czyli jeśli w załączniku lub w przepisie jest mowa o symbolu statystycznym),

Na żądanie nabywcy podatnik podatku akcyzowego, który nie został zwolniony z obowiązku podatkowego w tym podatku, określa w fakturze kwotę podatku akcyzowego, zawartą w wartości towarów wykazanych w tej fakturze.

Faktury dotyczące eksportu usług (usługi opodatkowane u nabywcy w ramach importu usług) oraz faktury dotyczące dostawy towarów opodatkowanych u nabywcy zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają adnotację, iż podatek rozlicza nabywca, lub wskazanie właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca, albo tez oznaczenie "odwrotne obciążenie".

Wszystkie zasady dotyczące faktur stosuje się w odniesieniu do faktury dotyczące eksportu usług (są to transakcje zgodnie z ustawą o VAT nieopodatkowane VAT) jeżeli dla tych czynności podatnicy wystawiający fakturę nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze. Faktury te:

• nie zawierają stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem;
• mogą nie zawierać NIP nabywcy.

W przypadku świadczenia usług na rzecz:

• podatników podatku od wartości dodanej lub
• osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

faktura dokumentująca wykonanie tych czynności powinna zawierać:

• numer (NIP), pod którym nabywca usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, oraz
• informację, że zobowiązanym do rozliczenia tego podatku jest nabywca usługi, lub odesłanie do odpowiedniego przepisu dyrektywy, na podstawie którego zobowiązanym do rozliczenia tego podatku jest nabywca usługi albo informację "odwrotne obciążenie".

Wszystkie zasady dotyczące faktur stosuje się również faktur wystawionych przez przedstawiciela podatkowego, jeżeli jest upoważniony do wystawiania faktur, z tym że faktury wystawione przez przedstawiciela podatkowego powinny zawierać dodatkowo dane dotyczące nazwy i adresu tego przedstawiciela oraz jego numer identyfikacji podatkowej.

W przypadku wystawiania faktur przez nabywcę usługi na podstawie stosownej umowy faktura powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Organy egzekucyjne w administracji oraz komornicy sądowi w przypadku sprzedaży towarów, wystawiają w imieniu dłużnika i na jego rachunek faktury potwierdzające dokonanie sprzedaży tych towarów. Fakturę wystawia się, jeżeli na dłużniku spoczywa obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów. Za osoby uprawnione do wystawiania faktur w imieniu organów egzekucyjnych uważa się kierowników tych organów lub osoby przez nich upoważnione.

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna dodatkowo zawierać:

• nazwę i adresy organów egzekucyjnych;
• w miejscu określonym dla sprzedawcy - nazwę i adres dłużnika;
• imię i nazwisko lub czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury.

Kopię faktury organ egzekucyjny przekazuje dłużnikowi, zachowując jedną kopię w swojej ewidencji.

Faktury wystawiane przez operatorów telekomunikacyjnych na rzecz ich abonentów z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych mogą zawierać w wyodrębnionej części dane dotyczące usług (i faktur) świadczonych przez innych operatorów na rzecz tych abonentów, pod warunkiem że z zawartych umów między tymi operatorami wynika taki sposób ich dokumentowania. Po prostu w fakturze końcowej będą wymienione dane dotyczące usług niejako refakturowanych.

W przypadku świadczenia i importu usług, których nabycie finansowane jest w części ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej, można skorzystać ze stawki VAT 0% m.in. pod warunkiem wyodrębnienia w wystawionej fakturze nie część wartości usług finansowanych ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej oraz z innych środków finansowych.

Inne przypadku, w którym niektóre dane nie muszą być ujawnione w treści faktury, opisane są na stronach dotyczących danego rodzaju faktur.

Mniej danych na fakturze

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku do każdej stawki odrębnie nie jest wymagane, jeżeli sprzedaż jest opodatkowana, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od:

• 6,18 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 3 %;
• 6,42 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7 %;
• 7,32 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22 %.

Faktury wystawiane na rzecz:

• osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz
• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych (nawet jeśli nie są to rolnicy ryczałtowi)

mogą nie zawierać NIP nabywcy.

Faktury wystawiane:

• nabywcom eksportowanych towarów,
• uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych,
• nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług komunalnych wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy,

mogą nie zawierać NIP nabywcy.

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik obowiązany jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Nie trzeba dołączyć paragonu w przypadku sprzedaży:

• dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej (faktura z kasy fiskalnej),
• gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Faktury dotyczące importu usług (usługi opodatkowane u nabywcy) zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają adnotację, iż podatek rozlicza nabywca, lub wskazanie właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca.

Wszystkie zasady dotyczące faktur stosuje się w odniesieniu do faktury dotyczące eksportu usług (są to transakcje zgodnie z ustawą o VAT nieopodatkowane VAT) jeżeli dla tych czynności podatnicy wystawiający fakturę nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze. Faktury te:

• nie zawierają stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem;
• mogą nie zawierać NIP nabywcy;

W przypadku świadczenia usług na rzecz

• podatników podatku od wartości dodanej lub
• osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej,

faktura dokumentująca wykonanie tych czynności powinna zawierać:

• numer (NIP), pod którym nabywca usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, oraz
• informację, że zobowiązanym do rozliczenia tego podatku jest nabywca usługi, lub odesłanie do odpowiedniego przepisu dyrektywy, na podstawie którego zobowiązanym do rozliczenia tego podatku jest nabywca usługi.

Inne przypadku, w którym dodatkowe dane powinny być ujawnione w treści faktury, opisane są na stronach dotyczących danego rodzaju faktur.

Refaktura

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Refaktura to standardowa faktura, obciążająca kontrahenta wydatkami poniesionymi w jego sprawie, lub też obciążająca kontrahenta kosztami usług wykonanych bezpośrednio na rzecz tego kontrahenta przez osoby trzecie lub kosztami towarów dostarczonych kontrahentowi bezpośrednio przez osobę trzecią.

W prawie podatkowym nie istnieje obecnie pojęcie refaktury.  Refaktura to zwykła faktura spełniająca wszelkie wymogi formalne dla danego rodzaju dostawy czy usługi. Po prostu jeżeli podmiot A fakturuje na B, B refakturuje na C, a świadczenie przechodzi od A do C albo też C zwraca koszty B zgodnie z umową czy ustawą, to wszystko jest w porządku. Trzeba jednak pamiętać, że termin wystawienia faktury i obowiązek podatkowy powstają w stosunkach między A i B oraz B i C w tym samym czasie, w związku z jedną i tą samą dostawą czy usługą.

Jedyny przepis, który reguluje kwestie refakturowania, choć nie wymienia nazwy „re faktura”, stwierdza, że faktury wystawiane przez operatorów telekomunikacyjnych na rzecz ich abonentów z tytułu świadczenia usług telekomunikacyjnych mogą zawierać w wyodrębnionej części dane dotyczące usług (i faktur) świadczonych przez innych operatorów na rzecz tych abonentów, pod warunkiem że z zawartych umów między tymi operatorami wynika taki sposób ich dokumentowania. Po prostu w fakturze końcowej będą wymienione dane dotyczące usług niejako refakturowanych.

Warto jednak przypomnieć akty prawne z lat 60-tych, wtedy bowiem kształtowały się pojęcia refaktury. Na przykład w rozporządzeniu Ministra Finansów z 10 kwietnia 1962 r. w sprawie poboru w formie ryczałtu podatków obrotowego, dochodowego i wyrównawczego (...) czytamy "W takich przypadkach rachunki za wykonane świadczenia na eksport wystawia podatnik na rzemieślniczą spółdzielnię zaopatrzenia i zbytu lub inną organizację zbytu rzemiosła i prywatnego przemysłu, która następnie refakturuje całość dostaw bądź usług na przedsiębiorstwo zaopatrzenia i zbytu załączając do refaktur kopie rachunków wystawianych przez podatnika."

Faktura w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów

Stan prawny do 31.12.2012 r.

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać:

• numer podatnika dokonującego dostawy NIP-PL,
• właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.

Ww. numeru sprzedawcy nie podaje się w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Ww. numeru nabywcy nie podaje się w przypadku w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu oraz w niektórych przypadkach, gdy przedmiotu dostawy są wyroby akcyzowe (w przypadku, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy  o VAT)

W przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, faktura stwierdzająca dokonanie dostawy powinna dodatkowo zawierać moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (pojazdy lądowe), ilość godzin roboczych (pojazdy wodne i powietrzne).

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności numeru identyfikacyjnego, nadanego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik wystawia fakturę w trzech egzemplarzach; oryginał faktury jest wydawany nabywcy; jedną z kopii faktury podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, drugą przesyła w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o podatku VAT.

Biuro Wymiany Informacji Podatkowych Izby Skarbowej w Poznaniu
ul. Poznańska 46
62-510 Konin
Tel. (063) 242 33 55

Faktura wewnętrzna

Stan prawny do 31.12.2012 r.

W przypadku czynności:

• opodatkowanej nieodpłatnej dostawy towarów;
• opodatkowanego nieodpłatnego świadczenia usług;
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca;
• importu usług, oraz
• dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze,

wystawiane są faktury wewnętrzne.

Faktury wewnętrzne mogą być papierowe lub elektroniczne.

Treść faktury powinna być taka, jak w przypadku standardowej faktury, z tym że w przypadku:

• opodatkowanej nieodpłatnej dostawy towarów oraz opodatkowanego nieodpłatnego świadczenia usług, gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;
• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług, faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.

Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.

Faktura VAT marża

Stan prawny do 31.12.2012 r.

W fakturach dokumentujących czynności, których podstawą opodatkowania jest marża:

• u podatników świadczących usługi turystyczne;
• u podatników dokonujących dostawy dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków i towarów używanych,

w miejsce oznaczenia "FAKTURA VAT" stosuje się oznaczenie "FAKTURA VAT marża".

Można wystawić fakturę VAT bez oznaczenia „faktura VAT marża”, jeżeli w treści faktury znajdzie się odesłanie („faktura wystawiona zgodnie …”) odpowiednio do:

• przepisów art. 119 ustawy lub art. 306 dyrektywy (usługi turystyczne);
• przepisów art. 120 ustawy lub art. 313 dyrektywy (towary używane)

i gdy faktura zawiera się dane:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W przypadku gdy usługi dla bezpośredniej korzyści turysty świadczone są poza terytorium UE, jeżeli nabywcą usługi turystyki jest podatnik, w wystawionej fakturze oprócz kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem wykazuje się odrębnie tę część kwoty należności, do której ma zastosowanie stawka 0 %.

Faktura VAT MP

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Mały podatnik VAT ma prawo do rozliczania się z podatku VAT metodą kasową. W takim wypadku w wystawianych fakturach:

• w miejsce oznaczenia "FAKTURA VAT" stosuje oznaczenie "FAKTURA VAT-MP";
• dodatkowo ujmuje termin płatności należności określonej w fakturze.
   

Faktura VAT RR

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Rolnikowi ryczałtowemu:

• dokonującemu dostawy produktów rolnych;
• świadczącego usługi rolnicze,

na rzecz podatnika podatku VAT, który rozlicza ten podatek, przysługuje zryczałtowany zwrot podatku z tytułu nabywania niektórych środków produkcji dla rolnictwa opodatkowanych tym podatkiem. Kwota zryczałtowanego zwrotu podatku – 6% kwoty należnej z tytułu sprzedaży - jest wypłacana rolnikowi ryczałtowemu przez nabywcę produktów rolnych. Nabywca ten wystawia tzw. fakturę VAT RR, gdzie dodaje do ceny 6% VAT.

Faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako "Faktura VAT RR" i zawierać co najmniej:

• imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy;
• numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;
• datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;
• nazwy nabytych produktów rolnych;
• jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;
• cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
• wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
• stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;
• kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych;
• wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;
• czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób,
• oświadczenie dostawcy produktów rolnych w brzmieniu:

W przypadku umów kontraktacji lub innych umów o podobnym charakterze oświadczenie takie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Oświadczenie to sporządza się jako osobny dokument. Dokument ten powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy;
• numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;
• datę zawarcia i określenie przedmiotu umowy,
• datę sporządzenia tego dokumentu oraz czytelny podpis składającego oświadczenie.

Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest przekazywany nabywcy.

W przypadku rezygnacji ze zwolnienia od podatku określonego – rezygnacji ze statutu rolnika ryczałtowego – oświadczenie stałe (umowa kontraktacji) informuje o tym niezwłocznie nabywcę.

Rolnik ryczałtowy jest obowiązany przechowywać oryginały faktur VAT RR oraz kopie oświadczeń (stałych, do umów kontraktacji) przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

VAT Faktura WE uproszczona

Stan prawny do 31.12.2012 r.

W wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) faktura wystawiana przez drugiego w kolejności podatnika powinna zawierać dodatkowo następujące informacje:

• adnotację "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135-138 ustawy o ptu" lub "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE";
• stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej;
• numer VAT dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych, który jest stosowany przez niego wobec pierwszego i ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej;
• numer identyfikacyjny stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej ostatniego w kolejności podatnika.

Te same zasady stosuje się odpowiednio, gdy:

• ostatnim w kolejności podmiotem jest osoba prawna, która nie jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, a która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w państwie członkowskim, w którym znajduje się towar w momencie zakończenia wysyłki lub transportu;
• w procedurze uproszczonej ostatnim w kolejności podmiotem jest polski podatnik VAT lub osoba prawna niebędąca polskim podatnikiem VAT, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych, a drugim w kolejności podatnikiem jest podatnik podatku od wartości dodanej, który posługuje się w procedurze uproszczonej numerem identyfikacyjnym wydanym mu na potrzeby tego podatku przez państwo członkowskie inne niż Rzeczpospolita Polska, z uwzględnieniem obowiązujących w tym innym państwie członkowskim przepisów w zakresie dokumentowania tej procedury.

Faktura zaliczkowa

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik może – ale nie musi - wystawić fakturę potwierdzającą otrzymanie całości lub części ceny. Jeżeli wystawia fakturę, stosuje terminy wystawienia takie, jak w krajowej fakturze zaliczkowej.

Faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT" lub "FAKTURA VAT-MP", kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto;
• jeżeli wcześniej wystawiano faktury zaliczkowe, to również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto;
• stawkę podatku;
• kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:

gdzie:

KP -   oznacza kwotę podatku,
ZB -   oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
SP -   oznacza stawkę podatku.

• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;
• datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), o której mowa w ust. 1-3, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach standardowych, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury w związku z dostawą czy wykonaniem usługi.

Inne dokumenty uznane za fakturę

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Za fakturę uznaje się również:

• bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:
  • nazwę i numer identyfikacji 1podatkowej sprzedawcy,
  • numer i datę wystawienia biletu,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę należności wraz z podatkiem,
  • kwotę podatku;
• dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane:
  • określenie usługodawcy i usługobiorcy,
  • numer kolejny i datę ich wystawienia,
  • nazwę usługi,
  • kwotę, której dotyczy dokument;
• dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:
  • nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
  • numer kolejny i datę wystawienia,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
  • kwotę należności wraz z podatkiem,
  • kwotę podatku;
• rachunki, wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur VAT.

Za fakturę uznaje się dokument VAT dotyczący usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wystawiany za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, jeżeli zawiera co najmniej następujące dane:

• określenie usługobiorcy i usługodawcy;
• informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy;
• datę wystawienia;
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;
• stawkę podatku;
• kwotę podlegającą opodatkowaniu bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• łączną kwotę należności wraz z podatkiem;
• kwotę podatku.

Ww. dokument nie jest jednak fakturą, jeżeli dotyczy usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, opodatkowanych stawką podatku w wysokości 0 %.

Duplikat faktury VAT

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo (oprócz wszystkich danych zawartych w fakturze pierwotnej) zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia.

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Jeżeli nabywca otrzymal wcześniej oryginał, to jedynie wkłada duplikat na miejsce zagubionego oryginału (księgowanie np. kosztu w dacie wystawienia oryginału). Jeżeli nabywca nigdy nie otrzymał oryginału (np. zaginął na poczcie), to księgowanie kosztu odbywa się w dacie wystawienia duplikatu.

Takie same zasady dotyczą duplikatu faktury papierowej, i duplikatu faktury elektronicznej (e-faktury). Ponadto w przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Takie same zasady stosuje się do duplikatu noty korygującej.

Jak skorygować fakturę VAT

Stan prawny do 31.12.2012 r.

Nie w każdym przypadku jest możliwe skorygowanie błędnie wystawionej faktury VAT:

• uzyskując fakturę korygującą od sprzedawcy;
• wystawiając notę korygującą dla sprzedawcy.

Najprościej poprosić sprzedawcę o fakturę korygującą, ma on bowiem już wpisane w systemie komputerowych wszystkie danei tak po prostu będzie szybciej.

Jeżeli błąd dotyczy daty wystawienia, można go poprawić fakturą korygującą, jeżeli data wystawienia ujęta na fakturze nie jest zgodna z faktyczną datą wystawienia. Jeżeli niezgodność wynika np. z błędu w numeracji – ale data wystawienia ujęta na fakturze jest faktyczną data jej wystawienia – korekty nie można w ogóle przeprowadzić (błędu nie ma).

Jeżeli błąd dotyczy numeru, to nie można przeprowadzić korekty. Wpisany numer jest poprawnym numerem tej konkretnej faktury, a to, że numer został nadany niezgodnie z przyjętymi u sprzedawcy zasadami czy nawet niezgodnie z obowiązującym prawem, nie ma znaczenia. Numer niepoprawnie nadany jest zawsze poprawnie nadany.

Jeżeli błąd dotyczy danych nabywcy czy sprzedawcy, można wystawić fakturę korygującą – ale tylko w takim przypadku, gdy nie doprowadzi to do zmiany nabywcy czy sprzedawcy na inny podmiot. Można np. poprawić nazwę ulicy na inną, czy błąd w numerze NIP (albo w ogóle gdy podano NIP innego podatnika), jednak nie można zmienić całkowicie nazwy jednej na inną – bo to oznacza zmianę jednego podatnika na innego.

W przypadku podania omyłkowo innego sprzedawcy lub nabywcy należy po prostu opisać fakturę (anulować), ewentualnie skorygować do zera, a następnie wystawić fakturę (nie fakturę korygującą) z datą bieżącą i numerem bieżącym, ale z odpowiednią (dawną) datą sprzedaży.

Jeżeli sprzedawca nie chce wystawić faktury korygującej (bo np. nie zgadza się z istotą korekty), albo gdy nabywca chce samodzielnie dokonać korekty, można wystawić notę korygującą.

Notą korygującą nie możemy skorygować tych samych ww. informacji, których nie da się skorygować fakturą korygującą, a ponadto:

• miary i ilości sprzedanych towarów lub zakresu wykonanych usług;
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
• wartości towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Uwaga, proszę zwrócić uwagę na daty publikacji tekstów (pod tytułem) - w celu weryfikacji ich aktualności!