e-Rachunek (rachunek w formie elektronicznej)
Artur M. Brzeziński | 2012-12-11 23:00:01

↑ Baza dowodów księgowych

Od 11 marca 2011 r. rachunki nie muszą juz zawierać określenia "Oryginał" lub "kopia", nie muszą już zawierać podpisu i pieczęci wystawcy. Oznacza to zarazem, że rachunek można już wysłać w postaci e-podpisanego pliku, podobnie jak to było z fakturą VAT nawet przed ostatnimi zmianami przepisów w tym zakresie.

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej (np. przepisy dotyczące fakturowania przez podatników VAT), podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Teraz można to uczynić równiez w formie elektronicznej.

Pobierz formularz rachunku zwykłego bez VAT lub rachunku do umowy o dzieło w excelu całkowicie bezpłatnie!

Zgodnie z § 17 rozporządzenia za fakturę VAT uważa się również rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.), wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur według zasad określonych w rozporządzeniu. Chodzi tu o rachunki wystawiane przez niezarejestrowanych podatników VAT. To tej grupy zaliczamy:

• podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego do 150'000 zł rocznie;
• podatników świadczących usługi zwolnione z podatku VAT (usługi medyczne, związane z kulturą, wynajem mieszkań itd),

jeżeli z własnej woli nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT.

Takie osoby wystawiają rachunki, które sa fakturami. Mogą do nich stosować przepisy rozporządzenia w sprawie e-faktur. Do tej pory nie było to możliwe, ponieważ przepisy wymagały od treści rachunku czytelnego podpisu. Chodziło o podpis własnoręczny, to wykluczało jakąkolwiek możliwość elektronicznego wystawienia czy przesłania dokumentu. Obecnie wystarczy zatem e-podpisać e-rachunek, tak samo jak przy e-fakturze.

Jeżeli zaś chodzi o rachunki wystawiane przez osoby nie będące podatnikami VAT, np. pracujący na podstawie umowy o dzieło czy umowy zlecenia, to te osoby w braku przepisów szczególnych moga wystawić rachunek w formie pisemnej poprzez wystawienie go w formie elektronicznej oraz e-podpisanie (przy zastosowaniu certyfikatu kwalifikowanego). Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) "Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej." W przypadku rachunków takie przepisy szczególne nie istnieją, zatem obecnie e-rachunek e-podpisany certyfikatem kwalifikowanym zgodnie z prawem będzie równoważny rachunkowi wystawionemu na piśmie. Wcześniej nie było to możliwe, ponieważ przepisy wymagały od treści rachunku czytelnego podpisu. Chodziło o podpis własnoręczny, to wykluczało jakąkolwiek możliwość elektronicznego wystawienia czy przesłania dokumentu - bez względu na inne regulacje.

Powołując się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010 r. I FSK 1444/09 mozna stwierdzić, że można wystawić rachunek w formie elektronicznej, e-podpisać go, wysłać do kontrahenta, on może go sobie wydrukować i przechowywać w formie papierowej. Powinien jednak zachować plik przesłany elektronicznie dla celów dowodowych.

Udostępnianie e-rachunku może nastąpić w dowolnym formacie elektronicznym (*.doc, *.xls, *.pdf, *.html, *.jpg, *.bmp, różnego rodzaju skany itp.). E-rachunki mogą być przesyłane (np. mailem) albo udostępniane (np. w panelu klienta do pobrania albo wyświetlane na stronie www).

Odnośnie treści czy innych spraw związanych z e-rachunkami stosujemy zasady dotyczące rachunków papierowych. Nie istnieją bowiem żadne przepisy szczególne dotyczące e-rachunków.

Uwaga, proszę zwrócić uwagę na daty publikacji tekstów (pod tytułem) - w celu weryfikacji ich aktualności!