Ewidencja wyposażenia
Artur M. Brzeziński | 2012-12-11 23:00:01

↑ Jak zaksięgować majątek trwały

Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych (ze względu na przewidywany okres używania do roku czy też ze względu na niską wartość początkową).

Wyposażeniem nie są zatem prawa czy inne składniki majątku niezaliczone do wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1.500 zł (czyli co najmniej 1500,01 zł). Nie znaczy to, że mniej wartościowe składniki majątku nie są wyposażeniem, ale że po prostu nie są ewidencjonowane (ujmowane w ewidencji wyposażenia).

Ewidencję wyposażenia prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Ewidencji wyposażenia nie mają obowiązku prowadzić wynajmujący prywatnie.

Brak ewidencji wyposażenia nie skutkuje niemożności zaliczenia wydatku na nabycie wyposażenia do kosztów uzyskania przychodu, niemniej jednak podlega karze za nieprowadzenie ewidencji.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę nabycia,
• numer faktury lub rachunku,
• nazwę wyposażenia,
• cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
• numer pozycji, pod którą wpisano w księdze przychodów i rozchodów koszt związany z nabyciem wyposażenia (wpisujemy go w kolumnie 13 netto, gdy odliczenie VAT przysługuje; do VATu oczywiście faktury zakupu ujmujemy w ewidencji VAT),
• datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz
• przyczynę likwidacji wyposażenia.

Podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej albo zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, dokonują wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.

Podatnik jest obowiązany dokonać zapisów w ewidencji wyposażenia najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania. Na przykład: Jan Nowak zakupił laptop za 1800 zł 1 maja 2010 r., i nie zaliczył go do środków trwałych. 3 czerwca 2010 r. przekazał go do używania. Do 30 czerwca włącznie powinien wpisać go do ewidencji wyposażenia.

Przepisy nie określają zasad poprawiania wpisów w ewidencji wyposażenia, jednak można uznać, iż dopuszczalne będzie skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki.

Ewidencja wyposażenia może przybrać formę:

• książeczki zakupionej w księgarni akcydensowej (gotowa ewidencja), wypełnionej ręcznie;
• wydrukowanych kart z tabelkami komputera, wypełnionych ręcznie;
• kartki z ręcznie narysowaną tabelką i wypełnionej ręcznie;
• odręcznego pisma bez żadnej tabelki, byle określone dane były zawarte w tym dokumencie;
• ww. odręcznych wpisów w zeszycie szkolnym itd.

Prawo nie przewiduje możliwości elektronicznego prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów. Można jednak przyjąć, zgodnie z doświadczeniem z pracownikami organów podatkowych, że dopuszczalne jest drukowanie ewidencji wyposażenia co miesiąc (na koniec miesiąca), nie rzadziej, niż za każdy miesiąc, w którym dokonano nowego wpisu w ewidencji (tak, żeby zawsze w terminie do ostatniego dnia danego miesiąca była dostępna wydrukowana aktualna ewidencja).

Ewidencja wyposażenia ryczałtowców

Ryczałtowcy - podatnicy (osoby fizyczne) oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani prowadzić m.in. ewidencję wyposażenia..

Wyposażeniem nie są zatem prawa czy inne składniki majątku niezaliczone do wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1.500 zł (czyli co najmniej 1500,01 zł). Nie znaczy to, że mniej wartościowe składniki majątku nie są wyposażeniem, ale że po prostu nie są ewidencjonowane (ujmowane w ewidencji wyposażenia).

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie dotyczy podatników osiągających przychody z wynajmu prywatnego, mogą jednak taką ewidencję zaprowadzić. W przypadku gdy podatnicy ci równocześnie osiągają przychody z działalności gospodarczej, ewidencją wyposażenia obejmuje się wyłącznie wyposażenie związane z prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą (a nie wpisuje się tam wyposażenia związanego z wynajmem prywatnym).

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę nabycia,
• numer faktury lub rachunku,
• nazwę wyposażenia,
• cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
• datę likwidacji, w tym również datę sprzedaży lub darowizny, oraz
• przyczynę likwidacji wyposażenia.

Podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej albo zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, dokonują wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji. Ażeby wycenić wyposażenie, najlepiej przechowywać dowody zakupu (choć tak naprawdę nie ma takiego obowiązku).

Przepisy nie określają terminu dokonywania wpisów w ewidencji wyposażenia przez ryczałtowców. Można zatem stwierdzić, że w chwili, gdy dany składnik majątku stanie się wyposażeniem, powinien zostać wpisany do ewidencji wyposażenia. Będzie to dzień przekazania tego składnika majątku do używania. Na przykład: Jan Nowak zakupił laptop za 1800 zł 1 maja 2010 r., i nie zaliczył go do środków trwałych. 3 czerwca 2010 r. przekazał go do używania. Do 30 czerwca włącznie powinien wpisać go do ewidencji wyposażenia.

Przepisy nie określają zasad poprawiania wpisów w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jednak można uznać, iż dopuszczalne będzie skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki.

Ewidencja wyposażenia może przybrać formę:

• książeczki zakupionej w księgarni akcydensowej (gotowa ewidencja), wypełnionej ręcznie;
• wydrukowanych kart z tabelkami komputera, wypełnionych ręcznie;
• kartki z ręcznie narysowaną tabelką i wypełnionej ręcznie;
• odręcznego pisma bez żadnej tabelki, byle określone dane były zawarte w tym dokumencie;
• ww. odręcznych wpisów w zeszycie szkolnym itd.

Prawo nie przewiduje możliwości elektronicznego prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników ryczałtu ewidencjonowanego. Można jednak przyjąć, że dopuszczalne jest drukowanie ewidencji wyposażenia co miesiąc (na koniec miesiąca), nie rzadziej, niż za każdy miesiąc, w którym dokonano nowego wpisu w ewidencji (tak, żeby zawsze w terminie do ostatniego dnia danego miesiąca była dostępna wydrukowana aktualna ewidencja).

Uwaga, proszę zwrócić uwagę na daty publikacji tekstów (pod tytułem) - w celu weryfikacji ich aktualności!