INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 6 sierpnia 2012 r. (data wpływu: 9 sierpnia 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 29 października 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 9 sierpnia 2012 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 29 października 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka (Wnioskodawca) jest firmą handlową. Spółka zatrudnia kilku przedstawicieli handlowych, których zadaniem jest pozyskiwanie i obsługa klientów dla Spółki. Podstawą stosunku pracy zawartego z przedstawicielami handlowymi jest umowa o pracę, w której, jako miejsce pracy, podano obszar kilku województw.

Charakter pracy zatrudnionych pracowników wiąże się z koniecznością dojazdów do istniejących i potencjalnych klientów. W związku z tym, że miejsce wykonywania pracy obejmuje rozległy obszar geograficzny, w trakcie jej wykonywania zatrudniony pracownik ponosi wydatki związane z dłuższym pobytem w trasie, a obejmujące m.in. noclegi w hotelach. Ponieważ opisane wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Z uwagi na fakt, iż zwrot kosztów poniesionych przez pracowników nie stanowi dla pracownika żadnej dodatkowej korzyści, a jest jedynie refinansowaniem wydatku poniesionego w imieniu i na rzecz pracodawcy na podstawie przedłożonych przez pracownika do rozliczenia dokumentów w postaci wystawionych na Spółkę faktur i rachunków, Spółka nie traktuje zwrotu tych wydatków jako przychodu ze stosunku pracy. Poniesione przez pracownika Spółki wydatki mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. Wydatki te nie mają związku z celami osobistymi pracownika, a wyłącznie z celami służbowymi (Spółka musi zapewnić pracownikowi nocleg w przypadku dłuższego pobytu u klienta mającego siedzibę w innym mieście). Wydatki są ściśle związane z wykonywaniem określonych zadań w imieniu i na rzecz Spółki.

Wydatki te ponoszone są w ramach wypełniania obowiązków służbowych, w ramach zadań wyjazdowych niestanowiących podróży służbowej; są w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę (wydatki te nie mają związku z celami osobistymi pracownika, a wyłącznie z celami służbowymi).

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy wypłacone pracownikowi, którego miejscem pracy wskazanym w umowie jest województwo bądź obszar kilku województw, kwoty tytułem zwrotu wydatków związanych z wykonywaniem pracy w postaci wizyt u klientów i potencjalnych klientów, poza siedzibą Spółki i miejscem zamieszkania pracownika (ale na terenie określonym w umowie o pracę jako miejsce pracy), takie jak zwrot kosztów noclegów, stanowią dla niego przychód i czy Spółka powinna pobrać i odprowadzić od nich zaliczkę na podatek dochodowy.

Czy pracownikowi, który nie przedłoży rachunku za nocleg, wypłaca się ryczałt na nocleg i stanowi on przychód pracownika, od którego należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych...

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem pracy, a obejmujących zwłaszcza wydatki dotyczące noclegów, nie jest dla pracownika dodatkowym przysporzeniem majątkowym, wobec czego nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. Zdaniem Spółki, w przypadku wyjazdów do klientów i potencjalnych klientów na obszarze określonym jako miejsce pracy, zatrudniony pracownik nie odbywa podróży służbowych w myśl przepisów Kodeksu pracy, ponieważ nie wyjeżdża poza obszar określony jako miejsce pracy. Faktyczne miejsce wykonywania pracy oznaczone jako obszar geograficzny województwa bądź regionu wymusza ponoszenie wydatków tytułem noclegów i podobnych kosztów w czasie dojazdu do klienta. Wydatki te stanowią nieodłączny element pracy wykonywanej poza siedzibą firmy i nie wykazują jakiegokolwiek związku z osobistymi celami pracownika, a wręcz przeciwnie, wynikają z mobilnego charakteru wykonywanej przez niego pracy i są niezbędne do prawidłowego jej wykonania. Wobec tego, zwrot pracownikowi wydatków, które w sposób bezpośredni można powiązać z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę nie powoduje uzyskania przez niego realnych korzyści majątkowych. Ustalone między Spółką a zatrudnionym pracownikiem zasady rozliczania tych wydatków nie mogą prowadzić do sytuacji, w której pracownik będzie finansował działalność gospodarczą pracodawcy. Zwrot pracownikowi wydatków poniesionych na opłacenie noclegów, ze względu na to, że stanowią one nieodłączny element wykonywanej pracy, ma jedynie charakter wyrównania ubytku w jego majątku i nie można traktować go jako przysporzenia majątkowego. Zwrot przedmiotowych kosztów nie stanowi dla pracownika żadnej dodatkowej korzyści, a jest jedynie refinansowaniem wydatku poniesionego przez pracownika w imieniu i na rzecz pracodawcy, wobec czego nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, a co za tym idzie, nie powinien podlegać również opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Pracownik na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków przedkłada faktury, rachunki lub paragony, potwierdzające poniesienie kosztu. Spółka zwraca pracownikowi równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów, po ich analizie i weryfikacji miejsca poniesienia. Zwrotowi nie podlegają wydatki prywatne, niewiążące się z wykonywaną pracą. Wydatki, o których mowa, mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę, a nie z celami osobistymi pracownika.

Podsumowując, Spółka uważa, że zwrot pracownikowi wydatków z tytułu noclegu poniesionych w związku w wykonywaniem obowiązków służbowych nie stanowi przychodu ze stosunku pracy podlegającego opodatkowaniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne – to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b (art. 12 ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Mając na uwadze wyżej powołane uregulowania prawne, należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności”, co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy, jak również wartość otrzymanych świadczeń nieodpłatnych.

Stosownie zaś do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Oznacza to, że zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów z nią związanych. W przypadku, gdy pracownik nie jest w podróży służbowej, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty tychże należności. Zatem, zwrot kosztów noclegu stanowi wówczas świadczenie ze strony pracodawcy na rzecz pracownika, które nie korzysta ze zwolnienia zawartego w wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Spółka (Wnioskodawca) jest firmą handlową. Spółka zatrudnia kilku przedstawicieli handlowych, których zadaniem jest pozyskiwanie i obsługa klientów dla Spółki. Podstawą stosunku pracy zawartego z przedstawicielami handlowymi jest umowa o pracę, w której, jako miejsce pracy, podano obszar kilku województw. Charakter pracy zatrudnionych pracowników wiąże się z koniecznością dojazdów do istniejących i potencjalnych klientów. W związku z tym, że miejsce wykonywania pracy obejmuje rozległy obszar geograficzny, w trakcie jej wykonywania zatrudniony pracownik ponosi wydatki związane z dłuższym pobytem w trasie, a obejmujące m.in. noclegi w hotelach. Ponieważ opisane wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z uwagi na fakt, iż zwrot kosztów poniesionych przez pracowników nie stanowi dla pracownika żadnej dodatkowej korzyści, a jest jedynie refinansowaniem wydatku poniesionego w imieniu i na rzecz pracodawcy na podstawie przedłożonych przez pracownika do rozliczenia dokumentów w postaci wystawionych na Spółkę faktur i rachunków, Spółka nie traktuje zwrotu tych wydatków jako przychodu ze stosunku pracy.

Mając na uwadze opis stanu faktycznego przedstawiony we wniosku oraz powołany wyżej stan prawny, stwierdzić zatem należy, iż świadczenie z tytułu zwróconych kosztów za nocleg stanowi dla pracownika – niebędącego w podróży służbowej – przychód, który nie korzysta ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nadmienić jednak należy, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Stosownie natomiast do art. 21 ust. 14 tejże ustawy, zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.

Zatem, wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę w związku z zapewnieniem pracownikom noclegu może korzystać ze zwolnienia od podatku – przy zachowaniu warunków w granicach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, stwierdzić należy, iż wartość świadczenia (noclegu) wynikająca z przedstawionego stosownego dokumentu, jak również wartość ryczałtu na nocleg w sytuacji nieprzedłożenia takiego dokumentu – zwrócona pracownikowi, stanowi dla tegoż pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wartość ww. świadczenia otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej – ewentualnie nadwyżki ponad kwotę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 19 cyt. ustawy podatkowej – Spółka (Wnioskodawca) ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.