POSTANOWIENIE

Działając na podstawie art. 14a § 4 i art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym przed dniem 01 lipca 2007 r. w związku z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 1590) Naczelnik Opolskiego Urzędu Skarbowego w Opolu stwierdza, iż stanowisko Spółki przedstawione w piśmie z dnia 25 czerwca 2007 r. w sprawie podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT, jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

Pismem z dnia 25 czerwca 2007 r. ( złożonym w tut. Urzędzie dnia 29 czerwca 2007r.) Jednostka zwróciła się do Naczelnika Opolskiego Urzędu Skarbowego w Opolu z wnioskiem o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w Jej indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Spółka przedstawiła następujący stan faktyczny:

Spółka zamierza przechowywać kopie wystawianych faktur sprzedaży oraz dokumentów wewnętrznych takich jak dokumenty magazynowe, zlecenia produkcyjne itp. jedynie w formie elektronicznej w plikach PDF z jednoczesnym zapewnieniem nienaruszalności treści i formy ww. dokumentów oraz możliwości ich wydruku w każdym czasie na żądanie kontroli podatkowej lub skarbowej.

Spółka zadała pytanie czy w świetle art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm. – zwanej dalej „ustawą”) w związku z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 – zwanego dalej „rozporządzeniem”), powyższy sposób postępowania jest prawidłowy.

W opinii Podatnika nie istnieją przeciwwskazania do postępowania w opisany Sposób.

Po przeanalizowaniu przedstawionego stanu faktycznego, oraz obowiązującego stanu prawnego Naczelnik Opolskiego Urzędu Skarbowego w Opolu informuje, iż:

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem nie mającym zastosowania w niniejszej sprawie. Ponadto zgodnie z art. 106 ust. 8 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Z powyższego upoważnienia skorzystał Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798).

Zgodnie z § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca; oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Z przepisu tego jednoznacznie wynika, iż faktury powinny być wystawiane przez sprzedawcę w co najmniej dwóch egzemplarzach (oznaczonych odpowiednio jako oryginał i kopia), przy czym oba egzemplarze (lub więcej) powinny być wystawione w ten sam sposób, w tej samej formie, a więc powinny być identyczne. Jednocześnie egzemplarz faktury oznaczony jako "oryginał" w postaci (formie), w jakiej został wystawiony, winien zostać dostarczony nabywcy. Ponadto z § 23 ust. 2 rozporządzenia wynika, również jednoznacznie, że faktury winny być przechowywane "w oryginalnej postaci", tj. takiej, w jakiej zostały wystawione. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na brzmienie § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119 – zwanego dalej „rozporządzeniem o fakturach elektronicznych”). Zgodnie z tym przepisem faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia o fakturach elektronicznych faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Zgodnie z § 4 rozporządzenia o fakturach elektronicznych faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych,
3. jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Należy podkreślić, że w ww. przepisach mowa jest łącznie o "wystawianiu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej" (koniunkcja). Sposób, w jaki faktura zostanie wystawiona, determinuje więc również dalszy sposób postępowania z nią. Zgodnie § 6 ust. 1 rozporządzenia o fakturach elektronicznych, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2. Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur. Przepisy te, co wynika z art. 106 ust. 10 ustawy - zawierającego delegację ustawową dla Ministra Finansów do określenia w drodze rozporządzenia sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur elektronicznych, stanowią wyjątek od reguły, którą jest wystawianie i przechowywanie faktur w postaci dokumentów papierowych. Jest to wyjątek dopuszczony przez wyraźny przepis prawa. Podatnicy nie mają więc co do zasady swobody wyboru co do sposobu wystawiania i przechowywania faktur, o ile przepisy nie stanowią inaczej. W świetle obowiązujących przepisów prawa nie jest zatem dopuszczalne ani wystawianie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i/lub przechowywanie faktur w innej postaci niż postać, w której zostały one wystawione. Jeżeli więc nie zostaną zachowane warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur wówczas zastosowanie mają przepisy ww. § 21 ust. 1 i 2 i § 23 ust. 2 rozporządzenia określające zasady wystawiania i przechowywania faktur w postaci tradycyjnej (papierowej).

Ponadto tut. organ podatkowy informuje, iż zarówno przepisy ustawy, jak i aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie nie zawierają regulacji dotyczących wystawiania i przechowywania dokumentów wewnętrznych takich jak dokumenty magazynowe, zlecenia produkcyjne itp., stąd też niniejsze postanowienie nie dotyczy takich dokumentów.

Mając na uwadze zaistniałe okoliczności postanowiono jak na wstępie.

Jednocześnie Naczelnik Opolskiego Urzędu Skarbowego w Opolu informuje, iż przedmiotowa interpretacja o zakresie stosowania prawa podatkowego ma zastosowanie wyłącznie w przedstawionym stanie faktycznym.

Ponadto informuje się, iż zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14b § 2 ustawy Ordynacja w brzmieniu obowiązującym przed dniem 01 lipca 2007 r. w związku z art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 217, poz. 1590) niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, ale jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla Strony. Zgodnie natomiast z art. 4 ust. 2 ww. ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw niniejsza interpretacja wygasa z mocy prawa w razie zmiany przepisów, które były jej przedmiotem.

Na podstawie art. 14a § 4 w związku z art. 4 ust. 2 ww. ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz o zmianie niektórych innych ustaw, art. 236 § 2 pkt 1 oraz art. 223 § 1 w związku z art. 239 ustawy - Ordynacja podatkowa, na niniejsze postanowienie służy zażalenie, które wnosi się do Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu, za pośrednictwem tut. organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia doręczenia tego postanowienia.