Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, że Spółka Jawna, której udziałowcem jest Podatnik organizuje dla kontrahentów spotkania mające na celu zaznajomienie ich z nowymi produktami firmy, a w konsekwencji zawarcie nowych kontraktów. W związku z powyższym Spółka ponosi wydatki na organizację przedmiotowych konferencji związane z wynajęciem sali i pokoi hotelowych, a także wyżywieniem kontrahentów.

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami bez względu na ich charakter można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Zapewnienie przyszłym i obecnym kontrahentom noclegu i wyżywienia jest standardem działania biznesowego. Nie jest to okazałość i wytworność, tym samym nie spełnia definicji reprezentacji. Spotkania te mają na celu jedynie dostarczenie odpowiedniej wiedzy niezbędnej do efektywnej sprzedaży produktów firmy, zatem wydatki z nimi związane są ponoszone co najmniej w celu zachowania źródła przychodów.

Dokonując oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego tutejszy Organ podatkowy stwierdza co następuje:

Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zmianami) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Podatnik ma więc prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, jeżeli pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, o ile przedmiotowe wydatki nie zostały wymienione w art. 23 ww ustawy, stanowiącym zamknięty katalog wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Stosownie natomiast do treści art. 23 ust. 1 pkt 23 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów , w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia reprezentacji. Według Słownika Języka Polskiego "reprezentacja" to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną".

W odniesieniu do działalności gospodarczej reprezentacja to szeroko pojęte kształtowanie i utrwalanie korzystnego wizerunku firmy, poprzez np. jej wystrój, kontakty oficjalne i handlowe z innymi podmiotami gospodarczymi, sposób podejmowania kontrahentów, wręczanie upominków. W określeniu reprezentacja mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego towarów, produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez podatników ma na celu stworzenie takiego wyobrażenia o przedsiębiorcy, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego towarów, produktów czy usług. Dobre reprezentowanie może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów, czy też innych okolicznościach. Reasumując, przez reprezentację należy rozumieć działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi mające na celu tworzenie i utrwalenie dobrego wizerunku firmy poprzez działania skierowane na zewnątrz.

Mogą to być między innym działania polegające na przyjmowaniu kontrahentów - delegacji krajowych i zagranicznych, kieszonkowe dla członków tych delegacji, koszty ich wyżywienia i noclegów, bankietów, a także organizowanie dla nich atrakcji takich, jak np. bilety do teatru, na koncert.

W świetle powyższego tutejszy Organ podatkowy stwierdza, że ponoszone przez Spółkę wydatki na wyżywienie dla kontrahentów stanowią wydatki na reprezentację firmy i tym samym w myśl obowiązujących przepisów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Natomiast w kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na wynajem pokoi hotelowych należy stwierdzić, że mogą one stanowić taki koszt tylko w ściśle określonych sytuacjach kiedy to np. prezentacja produktów firmy zaplanowana została na dwa dni bądź zakończyła się o późnej porze uniemożliwiającej kontrahentom powrót. W przeciwnym wypadku wydatek ten należy zakwalifikować jako wydatek przeznaczony na reprezentację firmy nie podlegający zaliczeniu w koszty uzyskania przychodu.

Kosztem uzyskania przychodu w przedstawionym stanie faktycznym będzie natomiast wydatek poniesiony na wynajem sali służącej do przeprowadzenia konferencji z kontrahentami. Spełnia on bowiem podstawowe kryteria zakwalifikowania go do kosztów uzyskania przychodu tzn. ma związek z uzyskaniem bądź utrzymaniem źródła przychodu, jest racjonalnie uzasadniony a jednocześnie nie został wymieniony w art.23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niniejsza interpretacja odnosi się wyłącznie do przedstawionego przez wnioskodawcę i przytoczonego w treści postanowienia stanu faktycznego.

Interpretacja jest aktualna według stanu prawnego na dzień jej wydania i do czasu zmiany stanu prawnego lub stanu faktycznego przedstawionego przez pytającego.