Z opisu stanu faktycznego zawartego w przedmiotowym piśmie wynika, że Jednostka zamierza zawrzeć z niektórymi dostawcami krajowymi i z terytorium UE umowy w zakresie tzw. samofakturowania dla zakupów dokonywanych w trybie „zwykłym” oraz w systemie call-off stock. Zakupy w trybie „zwykłym” oznaczają transakcje, gdzie prawem do rozporządzania towarem jak właściciel Spółka będzie dysponowała w momencie jego dostawy do swojego magazynu lub pobrania towaru z magazynu sprzedawcy – to zależnie od warunków dostawy. Natomiast przy zakupach w systemie call-off stock dostarczane do magazynów towary pozostają własnością dostawców aż do momentu ich pobrania do produkcji/zużycia, kiedy to prawo do dysponowania towarem jak właściciel przejdzie na Spółkę.

Jednostka wskazuje, iż zgodnie z § 10 ust. 2 pkt 2 lit. a) cyt. rozporządzania MF, nabywca jest zobowiązany do wystawiania faktur, faktur korygujących, duplikatów zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przepis tegoż § 10 wprowadza także obowiązek przedstawiania dostawcy oryginału i kopii faktury do ich akceptacji w formie podpisu.

W związku z powyższym Spółka zwraca się z następującymi pytaniami:

1. Czy istnieje możliwość akceptowania wystawionych faktur przez nabywcę w imieniu dostawcy na podstawie udzielonego w tym zakresie pełnomocnictwa przez dostawcę? Zdaniem Spółki przepisy rozporządzenia nie wykluczają takiej możliwości. Dostawca może w formie oświadczenia wskazać nabywcę jako swojego pełnomocnika do wykonywania określonych czynności.
2. Czy w przypadku obowiązku akceptowania faktury osobiście przez dostawcę, musi być akceptowana każda faktura czy też wystarczająca jest akceptacja na określony czas np. na dany miesiąc. Zdaniem Spółki akceptacja dotyczy każdej faktury
3. Czy akceptacja w formie podpisu oznacza podpis odręczny na wystawionej fakturze, czy też może to być podpis elektroniczny. Zdaniem Spółki bezpieczny podpis elektroniczny również może być stosowany.
4. Czy oryginał i kopia faktury mogą być przesyłane dostawcy w formie elektronicznej, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie dostawca po akceptacji w formie pisemnej na wydrukowanych fakturach odsyła odbiorcy oryginał faktury? Zdaniem Spółki przepisy rozporządzenia nie wykluczają takiej możliwości.
5. Czy w przypadku, gdy dostawca nie zaakceptuje treści wystawionej faktury należy wystawić fakturę korygującą czy też taka faktura powinna zostać anulowana? Zdaniem Spółki w takiej sytuacji powinna być wystawiona faktura korygująca.
6. Czy w przypadku samofakturowania możliwe jest wystawianie faktur w formie elektronicznej?Zdaniem spółki z uwagi na uregulowania zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) nie istnieje taka możliwość.
7. Czy zobowiązanie dostawcy do nie wystawiania w okresie obowiązywania umowy faktur dla nabywcy oznacza nie wystawianie faktur dotyczących jakichkolwiek transakcji czy tylko w zakresie dostaw towarów lub usług, które określono w umowie? Zdaniem Spółki zobowiązanie to dotyczy tylko transakcji, które zostały określone w umowie.

Po zapoznaniu się z przedstawionym stanem faktycznym oraz po analizie przepisów prawa podatkowego mających zastosowanie w przedstawionej sprawie Naczelnik Drugiego Śląskiego Urzędu Skarbowego wyjaśnia:

Generalną zasadą wynikającą z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towaru i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) jest wystawianie faktur VAT przez sprzedawców towarów i usług. Ustawodawca przewidział jednak odstępstwa od tej reguły i umożliwił m.in. dokumentowanie sprzedaży przez nabywcę towaru lub usługi.

Wystawianie faktur VAT przez nabywców towarów i usług od podatnika VAT czynnego możliwe jest po spełnieniu warunków określonych w § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U z 2005 r. Nr 95, poz. 798 ze zm).

Zgodnie z ust. 1 tego rozporządzenia podstawowe warunki to:

• nabywca towarów i usług musi być zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym,
• nabywca musi mieć zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi odpowiednią umowę, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów – w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy,
• strony tej umowy, mają obowiązek dostarczenia pisemnej informacji o jej zawarciu naczelnikom urzędów skarbowych właściwym dla obu stron umowy, w terminie 10 dni od jej zawarcia.

W myśl ust. 2 § 10 zawarta umowa powinna zawierać upoważnienie na rzecz nabywcy do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek sprzedającego, zobowiązanie do przedstawiania drugiej stronie umowy oryginału i kopii faktury do akceptacji w formie podpisu (termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi), a także zastrzeżenie, iż w okresie obowiązywania umowy dostawca nie będzie wystawiał faktur na rzecz nabywcy. Umowa powinna również zawierać zobowiązanie do poinformowania drugiej strony w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa, a także określenie terminu jej obowiązywania, z tym że nie może być to okres dłuższy niż jeden rok.

Faktura wystawiona na powyższych zasadach powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca (§ 10 ust. 3 rozporządzenia).

Należy wskazać, iż zgodnie z brzmieniem przepisu § 10 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia, akceptacji w formie podpisu wymaga każda wystawiona przez nabywcę faktura.

Jak wynika z powyższego w § 10 ust. 2 rozporządzenia zostały określone postanowienia umowy upoważniającej do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, która obligatoryjnie powinna zawierać m. in. zobowiązanie się dostawcy do niewystawiana faktur na rzecz nabywcy w okresie obowiązywania umowy. Należy przy tym zauważyć, iż w omawianych przepisach nie zostało przewidziane ograniczenie przedmiotowe zakresu umowy do transakcji danego rodzaju. Zatem upoważnienie, o którym mowa powyżej odnosi się do wszelkich transakcji dokonywanych między stronami w okresie obowiązywania umowy.

Reasumując w przypadku gdy podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczenia usług zawrze z ich nabywcą umowę upoważniającą nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w jego imieniu i na jego rzecz, tym samym zobowiązuje się do niewystawiana jakichkolwiek faktur na rzecz nabywcy w okresie obowiązywania umowy.

Jednostka we wniosku zwraca się z pytaniem czy oryginał i kopia mogą być przesyłane do dostawcy w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie dostawca po akceptacji w formie pisemnej na wydrukowanych fakturach odsyła odbiorcy oryginał faktury.

W świetle § 10 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia, w przypadku wystawienia faktur w formie papierowej przedstawiony we wniosku tryb postępowania nie jest dopuszczalny. Zgodnie bowiem z § 10 ust. 2 pkt 2 lit. b, podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług przedstawia drugiej stronie umowy (dostawcy) oryginał i kopię faktury do akceptacji w formie podpisu.

Generalną zasadą dotyczącą korygowania przez sprzedawcę danych wynikających z wystawionej faktury jest to, że korygowanie danych następuje przez wystawienie faktury korygującej. W przepisach ustawy o VAT i rozporządzenia wykonawczego nie wprowadzono bowiem innej formy zmiany błędnych danych które znalazły się na fakturze. W praktyce natomiast istnieją przypadki, gdy nie zachodzi konieczność poprawienia błędów w fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej – chodzi mianowicie o sytuację, gdy wystawiona przez podatnika faktura nie została wprowadzona do obrotu. Taki wniosek wynika z analizy przepisu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT w którym należy odróżnić termin „wystawi” od „sporządzi” fakturę. Pojęcie wystawi fakturę należy interpretować jako sporządzanie ww. dokumentu i jego przekazanie innemu podmiotowi, tzn. wprowadzenie do obrotu prawnego.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Jednostka będąc nabywcą towarów i usług zamierza zgodnie z uregulowaniami § 10 rozporządzenia z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur (...) wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług. Spółka zwróciła się z pytaniem czy w przypadku gdy, dostawca nie zaakceptuje treści wystawionej faktury należy wystawić fakturę korygującą czy też anulować fakturę.

Zgodnie z cytowanym wyżej unormowaniem § 10 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług przedstawia drugiej stronie umowy (dostawcy) oryginał i kopię faktury do akceptacji w formie podpisu z tym, że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma tak być określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy lub świadczącego usługi.

Jeżeli zatem faktura VAT wróci do kontrahenta bez akceptacji dostawy towarów, to dopuszczalne jest anulowanie wystawionych dokumentów (oryginału i kopii faktury VAT). Dokumenty tej operacji księgowej opatrzone odpowiednią adnotacją winny być zachowane w dokumentach spółki, bez konieczności wprowadzenia ich do ewidencji.

Wątpliwości Spółki budzi również możliwość wystawiania faktur w trybie § 10 ww. rozporządzania w formie elektronicznej.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) określa:

1. sposoby i warunki wystawiania faktur w formie elektronicznej,
2. zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesłanych drogą elektroniczną.

Uregulowania rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w drodze elektronicznej nie wprowadzają wyłączenia w zakresie wystawiania faktur zgodnie z § 10 rozporządzenia z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom (...).

Zatem zasadnym jest uznanie, iż uregulowania ww. rozporządzenia odwołują się do treści całego rozdziału 4 „Szczegółowe zasad wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób ich przechowywania” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 27 kwietnia 2004 r. (Dz. U. z 2005 r. nr 95, póz. 798).

Wystawiane, przesyłane, odbierane oraz przechowywane w formie elektronicznej faktury muszą posiadać co najmniej gwarancje niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancje integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Z powyższego wynika zatem konieczność opatrywania wystawionych faktur bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który to rodzaj podpisu jako jedyny jest w obecnym stanie technicznym zagwarantować niekwestionowaną autentyczność pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści. Zatem w świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jeden z tych warunków określony jest w § 4 tego rozporządzenia i zgodnie z nim faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W świetle powyższego w kwestii formy podpisu na wystawionej fakturze należy stwierdzić, iż jest możliwe stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kfalifikowanego certyfikatu tylko w przypadku gdy Strona skorzysta z możliwości wystawiania oraz przesyłania faktur w drodze elektronicznej. Należy wówczas pamiętać, iż muszą być spełnione wszystkie warunki określone w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej.

Jak stanowi cytowany na wstępie art. 14a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, na pisemny wniosek podatnika, ma obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie podatkowe przed sądem administracyjnym.

Przepis art. 14a § 1 cyt. ustawy wskazuje podmioty uprawnione do wystąpienia z wnioskiem o udzielenie pisemnej informacji (podatnik, płatnik i inkasent) i zakres, w jakim podmioty te mogą występować z zapytaniem, tzn. zakres i sposób zastosowania prawa podatkowego.

Zgodnie z art. 3 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o przepisach prawa podatkowego – rozumie się przez to przepisy ustaw podatkowych oraz przepisy wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych.

Natomiast zgodnie z art. 3 pkt 1 cyt. ustawy ustawami podatkowymi – są ustawy dotyczące podatków, opłat oraz nieopodatkowanych należności budżetowych, określające podmiot przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązku organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

W przedmiotowej sprawie podatnik zwrócił się do organu podatkowego z zapytaniem czy istnieje możliwość akceptowania wystawianych faktur przez nabywcę w imieniu dostawcy na podstawie udzielonego w tym zakresie pełnomocnictwa.

Przepis § 10 ust. 2 pkt 2 lit b rozporządzenia wskazuje, że akceptacja musi być dokonana przez sprzedającego.

Tut. organ podatkowy informuje, że pytanie Jednostki dotyczące możliwości udzielenia pełnomocnictwa wykracza poza zakres ustaw podatkowych.

Mając powyższe na uwadze, Naczelnik Drugiego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Bielsku -Białej uznaje, że stanowisko wyrażone w piśmie jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego na dzień złożenia wniosku.

Zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.