Pismem wniesionym dnia 29 września 2006r. Pani .., prowadząca działalność zorganizowaną w formie firmy .., zwróciła się z prośbą o udzielenie interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, przedstawiając następujący stan faktyczny:

Wyjaśniła, iż jest właścicielem Zakładu ... W 2006r. wybrała sposób opodatkowania dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej na zasadach określonych w art. 30c ustawy, a więc m.in. wg. stawki liniowej w wysokości 19% podstawy obliczenia podatku i prowadzi księgi rachunkowe. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą często wyjeżdża na targi branżowe sama, bądź z pracownikiem, któremu zwraca wszystkie koszty związane z pobytem za granicą. Poniesione wydatki związane z korzystaniem z noclegów, zakupem biletów lotniczych oraz za udział w targach dokumentowane są fakturami. Natomiast wydatki poniesione, np. za wyżywienie oraz za przejazdy metrem z reguły dokumentowane są paragonami. Pytająca wyjaśniła, iż brak faktur wynika z problemów z ich zdobyciem. Na prośbę o fakturę, otrzymuje paragon i nie jest w stanie wyegzekwować faktury.

Wnioskodawczyni zwróciła się z zapytaniem, czy w przypadku ponoszenia wydatków związanych z wyjazdami służbowymi musi je dokumentować dodatkowo delegacją, czy też wystarczające będą dowody ich poniesienia, w tym paragony uzupełnione stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości ?

Pytająca sformułowała też własne stanowisko. W ocenie pytającej wydatki związane z podróżami służbowymi właściciela firmy mogą być dokumentowane fakturami oraz opisanymi paragonami, uzupełnionymi stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości. Natomiast w przypadku pracownika powinna być wystawiona i rozliczona delegacja.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Białej Podlaskiej, mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę i obowiązujący stan prawny w dacie wniesienia pytania, postanawia udzielić następującej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) kosztem uzyskania przychodów z poszczególnego źródła, są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.Możliwość zaliczenia wydatku do podatkowej kategorii kosztów uzyskania przychodów istnieje wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące warunki, tj. wydatek:1) pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,2) nie znajduje się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,3) został właściwie udokumentowany.

Zatem, wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Są nimi koszty bezpośrednio jak i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem firmy. Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Zaliczanie przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników odbywa się zgodnie z ogólną zasadą, która została określona w cytowanym wyżej art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, jeżeli podróż służbowa odbywana przez pracowników ma związek z prowadzoną przez jego pracodawcę działalnością gospodarczą, nie ma przeszkód, aby wydatki związane z podróżą służbową pracowników zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Analogicznie jest w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą. Istotnym zagadnieniem dla celów podatkowych jest prawidłowe dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobów dokumentowania poniesionych wydatków. Odsyła zaś do odrębnych przepisów, zgodnie bowiem z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu /straty/, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a - 22o.

Tym odrębnym przepisem w odniesieniu do ksiąg rachunkowych jest ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
Przepis art. 20 ust. 2 tejże ustawy określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Przepis art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości stanowi: w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. Dowód księgowy powinien spełniać wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkachnaturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datęsporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych - art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.

Orzecznictwo Sądów Administracyjnych często wskazuje w przypadku pracowników na wymóg udokumentowania podróży służbowej wystawioną delegacją (poleceniem wyjazdu służbowego) pomimo formalnego braku takiego wymogu w ww. ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w ustawie o rachunkowości. W treści takiego dokumentu niezbędne jest określenie zadania, jakie ma wykonać delegowany pracownik poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce jego pracy, miejscowości docelowej, daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, liczby godzin i dni przebywania w podróży, stawki i wartości przysługujących diet. Nadto do takiego rozliczenia winny być dołączone dowody - zewnętrzne obce (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki poza wydatkami objętymi ryczałtami, nie wymagającymi udokumentowania fakturami (np. dot. diet, ryczałtu na dojazdy środkami komunikacji miejskiej, ryczałtu za nocleg). Przy czym te wydatki także mogą być dokumentowane fakturami. Stanowi to konsekwencję zasady, że wszelkie wydatki na podróże służbowe mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem, że podatnik dysponuje dowodem, że taki wydatek poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Natomiast osoba prowadząca działalność nie jest pracownikiem swojej firmy i nie może sama sobie zlecać wykonania określonego zadania w ramach wyjazdu służbowego. Stąd w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą wydatki związane z wyjazdami służbowymi rozliczane są w oparciu o dowody ich faktycznego poniesienia - bez wymogu posiadania polecenia wyjazdu służbowego. Rozliczenie podróży służbowej - jako dowód wewnętrzny - niezbędne byłoby jedynie w sytuacji odnoszenia w koszty firmy równowartości diet w wysokości ryczałtowej .

Wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę. W przedmiotowej sprawie firma posiada na wydatki związane z noclegami, z przelotem samolotem, za udział w targach faktury, natomiast na niektóre, np. typu wyżywienie oraz korzystanie ze środków komunikacji miejskiej, paragony.

Zatem, odnosząc się do stanu faktycznego w przedmiotowej sprawie, należy stwierdzić, że faktury zawierające dane wymienione w wyżej cyt. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz paragony, po uzupełnieniu o brakujące dane zawarte w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w przypadku pracownika, załączone do polecenia wyjazdu służbowego, stanowić mogą podstawę kwalifikowania przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem zaistnienia związku przyczynowo- skutkowego z uzyskanym przychodem. Ponadto wydatki te winny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem firmy. Również w przypadku osób prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów w pkt 14 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475, późn. zm.) stwierdza się, iż do rozliczenia podróży służbowej należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Na podkreślenie zasługuje również fakt, iż pytająca ma problemy z uzyskaniem faktur dokumentujących wydatki, które w przypadku pracowników, mogą być rozliczane ryczałtem. Jeśli chodzi o koszty wyżywienia osób prowadzących działalność gospodarczą, to w tej mierze obowiązuje regulacja szczególna. Zgodnie bowiem z przepisem art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczane wydatki na wyżywienie (w tym ryczałt), ale tylko w wysokości nieprzekraczającej wysokości diet, które przysługują pracownikom. Wysokość tych diet określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokość oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991). Uregulowania wynikające z ww. rozporządzenia należy również uwzględniać w przypadku obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od zatrudnionych pracowników - art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy.

Reasumując stanowisko pytającego należy uznać za prawidłowe .
Przedmiotowa interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.
Interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego nie jest wiążąca dla podatnika, jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla wnioskodawcy i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji w trybie określonym w § 5 art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa.