Działając na podstawie art. 14 a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa ( Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm. ) Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa - Bielany udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa na zapytanie Strony z dnia 29.11.2004r. ( data wpływu do Urzędu Skarbowego 29.11.2004r. ).

W piśmie z dnia 29.11.2004r. Strona podnosi wątpliwość, czy otrzymanie zaliczki, przedpłaty powoduje obowiązek wystawienia faktury. Głównym rodzajem działalności firmy sp. z o.o. jest hurtowa sprzedaż tworzyw sztucznych. Jako dystrybutor firm europejskich spółka zaopatruje polskie firmy związane z przetwórstwem konstrukcyjnych tworzyw sztucznych w poliamidy, barwniki i elastomery. W celu uniknięcia ryzyka związanego z niewypłacalnością kontrahentów często przed dostarczeniem towaru do kontrahenta wymagana jest przedpłata w wysokości 50-100% wartości zamówionego towaru. Po upewnieniu się, że pieniądze wpłynęły na rachunek bankowy, firma finalizuje transakcję, tzn. wydaje towar oraz wystawia fakturę VAT. Spółka nie wystawia faktury zaliczkowej tj. faktury z tytułu wpływu pieniędzy a wystawia fakturę z tytułu sprzedaży, jeżeli wydanie towaru następuje w tym samym miesiącu i w ciągu 7 dni od daty otrzymania przedpłaty. W przypadku, gdy otrzymanie przedpłaty i wydanie towaru następuje w różnych miesiącach lub gdy dostawa nie zostanie zrealizowana w ciągu 7 dni od daty otrzymania pieniędzy, firma wystawia fakturę zaliczkową VAT.
Zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004r.o podatku od towarów i usług sformułowano zasadę, zgodnie z którą każda otrzymana zaliczka rodzi obowiązek podatkowy po stronie podatnika, który zaliczkę tę otrzymał. W myśl powołanego przepisu jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. W sytuacji, gdy przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi nabywca uiszcza część należności w formie zaliczki ( lub zaliczek ), niewątpliwie obowiązek podatkowy na podstawie powołanego przepisu powstaje z chwilą uiszczenia zaliczki.

Potwierdzeniem konieczności opodatkowania każdej zaliczki ( nawet stuprocentowej ) jest przepis § 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( Dz. U. nr 97, poz. 971 ). Przepis ten określa zasady dokumentowania otrzymanej przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi części lub całości należności – a zatem wskazuje wyraźnie na konieczność udokumentowania zaliczki w każdej wysokości, nawet stuprocentowej.

Podstawą opodatkowania – w myśl art. 29 ust. 1 ustawy o VAT – jest obrót. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrotem jest także otrzymana dotacja, subwencja i inna dopłata o podobnym charakterze związana z dostawą lub świadczeniem usług.

W przypadku wpłacanych na poczet nabywanych towarów czy wykonywanych usług zaliczek, sposób określenia podstawy opodatkowania wynika z art. 29 ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy pobrano zaliczki obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku.

Zasada określona w tym przepisie nakłada obowiązek traktowania otrzymanych zaliczek jako kwot brutto, czyli kwot zawierających w sobie podatek VAT.

Otrzymywane przez podatnika zaliczki mają wpływ nie tylko na powstanie obowiązku podatkowego, ale także na termin, w jakim należy wystawić fakturę VAT. Obowiązek dokumentowania fakturami VAT transakcji dokonywanych przez podatników VAT dotyczy również części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Każda otrzymana zaliczka powoduje obowiązek wystawienia faktury. Fakturę VAT określaną jako tzw. fakturę zaliczkową, należy wystawić nie później niż siódmego dnia, w którym otrzymano zaliczkę. Fakturę – zgodnie z § 17 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia – wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę. Jeżeli wystawione faktury dokumentujące pobrane zaliczki nie obejmują całej kwoty brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę przy zastosowaniu ogólnych zasad – czyli nie później niż w siódmym dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Faktura ta będzie różniła się w swej treści od zwykłej faktury VAT jedynie tym, że zawierać musi numery wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych. W fakturze końcowej sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. W przypadku, w którym nabywca w formie zaliczek uiścił już całość należności, po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi, podatnik nie ma już obowiązku wystawiania faktury VAT.