Definicję podróży służbowej zawiera art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Nie można zatem uznać za podróż służbową:

#8722; podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,

#8722; podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy siedzibę firmy.

Z treści przytoczonych przepisów Kodeksu pracy wynika zatem, iż podróż służbową odbywa ten pracownik, który wyjeżdża w celu załatwienia konkretnej sprawy służbowej wyraźnie poleconej mu przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zmianami) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990) do innych należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej odbytej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę zalicza się zwrot kosztów:

1. przejazdów
2. noclegów
3. dojazdów środkami lokomocji miejscowej
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio

do uzasadnionych potrzeb.

W świetle powyższych przepisów w przypadku gdy pracownik odbywa prywatnym samochodem podróż służbową, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione na rzecz tego pracownika wydatki stanowiące zwrot kosztów używania tego pojazdu, ale tylko do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów, jakie przejechał pracownik przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Do kosztów uzyskania przychodów, można zaliczyć także inne wydatki poniesione przez pracownika podczas tej podróży, konieczny jest jednak związek poniesionych wydatków z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Należy zauważyć, że w wyroku z dnia 24 listopada 1999 r., sygn. akt SA/Sz 1780/98 Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, iż: „O podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania. Jeżeli pracownicy udają się do ustalonego miejsca wykonywania pracy, to nie odbywają podróży służbowej, a otrzymane przez nich dodatkowe wynagrodzenie nie stanowi wypłat wolnych od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.”