Wątpliwość pełnomocnika dotyczy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu listopadzie 2004r., wydatków poniesionych przez spółkę jawną prowadzącą działalność p.n..../w której Państwo są wspólnikami/, związanych z zakwaterowaniem, podróżami oraz usługami gastronomicznymi poniesionymi na rzecz kontrahentów spółki jawnej .... , podczas spotkania jakie miało miejsce w miesiącu listopadzie 2004r. na terenie ... . Do wniosku dołączono faktury dokumentujące wydatki.
Zdaniem pełnomocnika, ponieważ bezsprzecznie wymienione powyżej wydatki są to koszty reprezentacji związane z zakresem prowadzonej przez spółki jawną ... działalności gospodarczej, to na podstawie art. 22 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm./ spółka może wskazane powyżej koszty reprezentacyjne zaliczyć do kosztów uzyskania roku podatkowego 2004r., po sprawdzeniu jednakże czy wymienione powyżej koszty reprezentacji nie przekroczyły ograniczenia, o którym mowa w art. 23 ust.1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych /Dz.U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm./ kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Możliwość zaliczenia wydatku do podatkowej kategorii kosztów uzyskania przychodów istnieje wówczas, gdy spełnione są łącznie następujące przesłanki, tj. wydatek:
• pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
• nie znajduje się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,
• został właściwie udokumentowany.
  Podatnik kwalifikując poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów powinien kierować się podstawową zasadą związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu, bo to na nim w ostateczności spoczywa ciężar udowodnienia tego faktu. Ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodu. Należy podkreślić, iż równoczesne spełnienie w/w przesłanek pozwala uznać konkretny wydatek za koszty uzyskania przychodu.
  Zatem podatnik musi wykazać nie tylko fakt poniesienia przedmiotowego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy podatkowej stanowi, że kosztem uzyskania przychodów są wydatki związane z reprezentacją i reklamą niepubliczną w części nie przekraczającej 0,25% przychodu. Ustawa podatkowa nie definiuje pojęć reprezentacji i reklamy. Trzeba więc interpretować te terminy zgodnie z ich znaczeniem przyjętym w języku polskim, uwzględniając orzecznictwo sądowe i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Według definicji słownikowych reprezentacja to działanie zmierzające do wywołania jak najlepszego wrażenia przez okazałość, wytworność, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.
Pojęcie reprezentacji oznacza wystawność i okazałość, których celem jest kształtowanie pozytywnego obrazu firmy. Z istoty pojęcia reprezentacji wynika, iż ma ona na celu stworzenie i utrwalenie dobrego wizerunku firmy, m.in. poprzez wystawność, okazałość i elegancję, np. w sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów.

Do kosztów reprezentacji /limitowanej do 0,25% przychodu/ można zaliczyć m.in. wydatki poniesione na:
• organizację okolicznościowych przyjęć,
• spotkanie z kontrahentem,
• przyjmowanie i utrzymywanie delegacji lub kontrahentów,
• poczęstunek gości,
• upominki dla partnerów handlowych.

Aby zakwalifikować konkretny wydatek do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest faktyczne poniesienie wydatku, następnie wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem. Konieczne jest też właściwe udokumentowanie wydatku. Organ podatkowy musi dysponować odpowiednimi dowodami, które pozwolą zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Samo przedstawienie faktu nie stanowi jeszcze dowodu na to, że konkretny wydatek ma związek z przychodem i że był to wydatek celowy /wyrok NSA Sygn. I SA/Po 2319/99 z dnia 09.02.2001r., niepublikowany/.

Wydatki na reprezentację stanowią koszt uzyskania przychodów /w wysokości do 0,25% przychodu/, jeżeli zostaną udokumentowane w sposób potwierdzający ich związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a powstaniem bądź zwiększeniem przychodów Spółki. Zatem to podatnik powinien udokumentować dany wydatek w taki sposób, aby wynikał z tego związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a działalnością i przychodem firmy.

Z przedłożonych faktur na w/w wydatki, nie wynika cel ich poniesienia związany z działalnością i ewentualnym przychodem. Faktury nie dowodzą jakiego rodzaju spotkania, z jakimi kontrahentami i w jakim celu zostały przeprowadzone, w określonym miejscu i czasie.

Reasumując, wydatki związane z zakwaterowaniem, podróżami oraz usługami gastronomicznymi, poniesione na rzecz kontrahentów z ... , stanowią wydatki na reprezentację. Jednakże zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu listopadzie 2004r. - w części nie przekraczającej 0,25% przychodu, Spółka powinna mieć na uwadze odpowiednie ich udokumentowanie, potwierdzające związek przyczynowy pomiędzy poniesionymi wydatkami, a działalnością i przychodem firmy.