Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach, działając na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zmianami) w odpowiedzi na pismo z dnia 22.09.2004 r. dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zakwaterowaniem pracowników podwykonawcy, wyjaśnia:

Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. Nr 14 z 2000 r., poz. 176 ze zmianami) kosztami uzyskania przychodu z poszczególnych źródeł są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia tych przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 w/w ustawy.

Zatem do kosztów uzyskania przychodu podatnik może zaliczyć tylko te wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki:
1. zostały faktycznie poniesione w celu uzyskania przychodu, tzn. pozostają w racjonalnym związku przyczynowo – skutkowym z przychodami osiąganymi z działalności gospodarczej,
2. nie zostały wymienione w art. 23 ustawy (zawierającym katalog wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów).

Wydatki te powinny być odpowiednio udokumentowane. Ustalony jest też w orzecznictwie NSA pogląd, że przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek musi być rozpatrywany indywidualnie pod kątem jego związku z prowadzoną działalnością.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego Przedsiębiorstwo zawierając umowę z podwykonawcą na wykonanie określonych robót zobowiązuje się często do udostępnienia m. in. narzędzi, maszyn, rusztowań itp., a także do ponoszenia kosztów zakwaterowania pracowników podwykonawcy. Zobowiązania takie mają dla Przedsiębiorstwa uzasadnienie ekonomiczne.

W nawiązaniu do powołanych powyżej przepisów oraz stanu faktycznego określonego we wniosku, poniesione wydatki staną się kosztami uzyskania przychodów, jeżeli będą miały niewątpliwy wpływ na powstanie przychodu z działalności gospodarczej.

Równocześnie informujemy, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 powołanej powyżej ustawy (w brzmieniu obowiązującym w 2004 r.), zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14, w:
a) hotelach pracowniczych,
b) kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Przepis art. 21 ust. 14 stanowi, że w/w zwolnienie ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów określonych przepisem art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.