Do przeliczania kwot wykazywanych na fakturze wstawionej przez podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, jeżeli dokumentują one wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów stosuje się odpowiednio przepisy § 37 rozporządzenia dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (publ. Dz. U. Nr. 97, poz. 970 ze zm.).

Zgodnie z tym przepisem kwoty wyrażone w walucie obcej wykazywane na fakturze przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień wystawienia faktury, jeżeli faktura jest wystawiana w terminie, w którym podatnik obowiązany jest do jej wystawienia, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3. W ust. 2 tego paragrafu określono sposób przeliczania kwot wyrażonych w walucie obcej w przypadku gdy na dzień wystawienia faktury bieżący kurs średni waluty obcej nie został wyliczony i ogłoszony. W przypadku tym do przeliczenia stosuje się kurs wymiany ostatnio wyliczony i ogłoszony. Z kolei w przypadku nie wystawienia faktury w terminie, w którym podatnik obowiązany jest do jej wystawienia, kwoty wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według wyliczonego i ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski bieżącego kursu średniego waluty obcej na dzień powstania obowiązku podatkowego (§ 37 ust.4). Przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu podstawa opodatkowania określana jest w art. 31 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (publ. Dz. U. Nr. 54, poz. 535), zgodnie z którym podstawą opodatkowania jest kwota, jaką nabywający jest obowiązany zapłacić. Obejmuje ona również podatki, cła, opłaty i inne należności płacone w związku z nabyciem towarów, wydatki dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu oraz ubezpieczenia, pobierane przez dostawcę od podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia.

Natomiast zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. z 2000r. Dz. U. Nr 54, poz. 654 ze zm.) , kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiagnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich zarachowania i dniem zapłaty występują różne kursy walut, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał ponoszący koszt, oraz z zastosowania kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zarachowania kosztów. Zatem w sytuacji nabycia towaru w firmie zagranicznej, która wystawi fakturę w walucie obcej, firma winna zarachować kwotę ustaloną po przeliczeniu na złote polskie według kursów średnich ogłaszanych przez NBP z dnia otrzymania faktury. Jeżeli zapłata za towar nastąpi po upływie określonego czasu, zapłacona cena za towar może być wyższa lub niższa od ceny obliczonej na dzień otrzymania towaru wraz z fakturą. Należy wówczas koszty dotyczące zakupu odpowiednio podwyższyć lub obniżyć o powstałe różnice kursowe. Zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), jednostka ma do wyboru w ramach określonych ustawą zasad rachunkowości, dwie metody wyceny materiałów i towarów :

I - zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 6) wyż. cyt. ustawy - według ceny nabycia zdefiniowanej jako cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiękoszona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, upusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski,

II - zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1) ustawy - w cenach zakupu – jeżeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku finansowego jednostki.

Uwględniając powyższe należy stwierdzić, iż koszty usługi transportowej związane z dostawą towarów są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w zależności od przyjętych i stosowanych przez spółkę zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zasad (polityki) rachunkowości tj. bezpośrednio w koszty w momencie poniesienia bądź jako element składowy wpływający na wartość zakupionych towarów. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż w myśl art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty uzyskania przychodu są potrącone tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą tj. potrącalne są także koszty uzyskania przychodów poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione. Tak więc w przypadku, gdy wydatek będzie odnosił się do innego roku podatkowego, w którym dzięki niemu uzyskano przychody, nie będzie on kosztem w roku podatkowym, w dacie poniesienia lecz w roku podatkowym, w którym dany przychód stał się należny (Wyrok SN z dnia 05.04.2002 r. III RN 22/01 OSNP 2002/24/585).

Oznacza to że: podatnik, który nabył towar w celach handlowych, może potrącać koszty jego nabycia tylko w tych latach podatkowych, w których uzyskiwał przychody ze sprzedaży kolejnych partii tego towaru.