I. Planowany sposób dokumentowania skupu palet jest nie zgodny z art.9 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 54 poz.654 ze zm.), który stanowi, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...). Odrębnymi przepisami w rozumieniu w/w art.9 ust.1 są przepisy ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz.694 ze zm.), według której artykułu 20 ust.2 podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (...).

Zgodnie z art.21 ust.1 pkt 2 cytowanej ustawy, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej wskazane w tym przepisie dane, w tym wskazane w pkt 2 określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej.

Księgowy dowód zastępczy o którym mowa w art.20 ust.4, również musi spełniać wskazane w art.21 ust.1 minimum treści.

Wadliwość formalna dowodu księgowego, rozpatrywana jako element całokształtu stanu faktycznego może stanowić istotną przesłankę nie uznania wydatku w koszty uzyskania przychodu na podstawie art.15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponadto dokonywanie wpisów do ksiąg rachunkowych na podstawie miesięcznych zestawień, może kolidować z zasadą bieżącego prowadzenia ksiąg, a w szczególności z art.24 ust.5 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

II. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152 poz.1475 z późn. zm.) określa w § 14 sposób dokumentowania niektórych kosztów. Stosownie do tego przepisu:

1. Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określając: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

2. Dowody takie mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6) zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8) opłat uiszczonych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych;

9) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami nie zawierających danych, o których mowa w § 12 ust.3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Zgodnie z § 12 w/w rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2)inne dowody, wymienione w § 13 i 14 w/w rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczące w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14 poz.176 z późn. zm.). Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Zatem w przypadku zakupu palet (towar handlowy – do dalszej odsprzedaży) od osoby nie prowadzącej działalności gospodarczej, wydatek taki powinien być udokumentowany w sposób przewidziany w powołanych powyżej przepisach.