Z chwilą zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z o.o. w organizacji, o czym stanowi art. 161 §1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeksu spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 ze zm.). Byt prawny spółki kapitałowej w organizacji kończy się w dniu dokonania wpisu spółki do rejestru sądowego.

W okresie oczekiwania na wpis do rejestru występują różne zdarzenia gospodarcze związane z organizowaniem spółki, np.: nabycie wyposażenia pomieszczeń biurowych, otwarcie rachunku bankowego, wypłata wynagrodzeń osobom już zatrudnionym. Prawo do prowadzenia tych działań wynika z art. 11 §1 K. s. h., zgodnie z którym spółki kapitałowe w organizacji mogą we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane. Zdarzenia gospodarcze, które wystąpią w okresie trwania spółki kapitałowej w organizacji winny znaleźć swoje odzwierciedlanie w ewidencji księgowej. Zatem należy otworzyć księgi rachunkowe z dniem powstania spółki kapitałowej w organizacji zgodnie z przepisami art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j. t. z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.) w związku z art. 11 § 2 K.s.h., który stanowi, że do spółki kapitałowej w organizacji w sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące danego typu spółki po jej wpisie do rejestru.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji z chwilą wpisu do rejestru staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i uzyskuje osobowość prawną. Z tą chwilą staje się ona podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji (art. 12 K. s. h.).

Z uwagi na to, że spółka z o.o. w organizacji jest tylko formą przejściową umożliwiającą wspólnikom podejmowanie określonych działań jeszcze przed jej rejestracją w sądzie, to nie ma potrzeby zamykania i otwierania ksiąg na dzień dokonania wpisu do rejestru, ponieważ nie następuje tu zmiana formy prawnej.

W znowelizowanej ustawie o rachunkowości w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2002 r. uwzględniającej m.in. przepisy Kodeksu spółek handlowych, w art. 2 ust. 1 pkt 1 wprowadzono zapis, z którego jednoznacznie wynika, że przepisy ustawy o rachunkowości mają również zastosowanie do spółek kapitałowych w organizacji, czyli podmioty te są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy: księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.

Z przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego wynika, że:

• umowa spółki w formie aktu notarialnego została sporządzona dnia 22 września 2003 roku,
• udziały zostały wpłacone w roku 2003,
• Spółka złożyła w Urzędzie Skarbowym zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 a następnie jego korektę, deklarując rozpoczęcie działalności na 01.01.2004 r.

Opierając się na tych faktach formułuje twierdzenie, że rok obrotowy rozpoczyna się od 1 stycznia 2004 roku, a więc nie ma obowiązku sporządzać sprawozdania finansowego za 2003 rok, a pierwsze sprawozdanie sporządzi za okres: 01.01.2004 – 31.12.2004 r.

Na podstawie dokumentów złożonych w tut. U.S. stwierdza się, że:

• z dniem 22 września 2003 roku Spółka uzyskała status spółki z o.o. „w organizacji” (akt notarialny Rep. A nr 8042/2003) – zgodnie z art. 161 § 1 K. s. h.,
• z dniem 9 grudnia 2003 roku stała się spółką z o.o. uzyskując wpis do KRS – zgodnie z art. 12 K. s. h.,
• otwarcie ksiąg rachunkowych winno nastąpić z dniem pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym (np. wpłata udziałów) – zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 powołanej wyżej ustawy o rachunkowości,
• księgi rachunkowe – zgodnie z brzmieniem przepisu art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że księgi zamyka się na dzień kończący rok obrotowy – należało zamknąć na dzień 31.12.2003 roku,
• należy sporządzić sprawozdanie finansowe na dzień 31.12.2003 rok – zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że sprawozdanie sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 12 ust. 2, oraz inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, określone w rozdziale 4 tej ustawy.

Reasumując, tut. organ podatkowy nie zgadza się ze stanowiskiem zaprezentowanym przez Spółkę, że pierwszym sprawozdaniem finansowym Spółki będzie sprawozdanie za okres: 01.01.2004 r. – 31.12.2004 r.