Art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j. t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), zwanej dalej ustawą, wymienia najem jako odrębne źródło przychodu. Dochodem z tego źródła jest nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. W odniesieniu do przychodów z najmu ma zastosowanie ogólna definicja kosztu podatkowego, zawarta w art. 22 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą kosztami z tego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Z przepisu tego wynika, iż podatnik osiągający przychody z najmu może pomniejszać je o takie koszty, dla których znaleźć można związek przyczynowo-skutkowy między ich poniesieniem a powstaniem lub zwiększeniem przychodu.
Z treści zapytania wynika, iż podatniczka jest właścicielem lokalu użytkowego w budynku należącym do wspólnoty mieszkaniowej, gdzie udział w częściach wspólnych wynosi 3 %. Lokal ten jest wynajmowany okresowo. W związku z utrzymaniem lokalu, w ciągu roku podatniczka ponosi takie koszty jak: podatek od nieruchomości, podatek od gruntu, koszty zarządu nieruchomością wspólną i eksploatacji części wspólnych, koszty remontu lokalu.
Jak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy podatnik ma prawo pomniejszyć przychód z najmu o koszty, których poniesienie jest niezbędne by powstał ów przychód, jeżeli z umowy wynika, że ponosi je nie osoba korzystająca z lokalu, ale jego właściciel. Kosztem do obniżenia podstawy opodatkowania przychodów z najmu jest także amortyzacja wynajmowanego lokalu.
Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy amortyzacji podlegają z zastrzeżeniem ar. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębna własnością.
Amortyzacji natomiast nie podlegają, na podstawie art. 22c pkt 1 ustawy grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów.

Wydatki związane z wynajmem lokalu powinny być odpowiednio udokumentowane. Podatnicy, dla których wynajem nie stanowi działalności gospodarczej, nie muszą prowadzić podatkowej księgi przychodów i rozchodów jak i ewidencji, z wyjątkiem ewidencji środków trwałych – jeżeli rozliczają amortyzację. Jednakże przez analogię do przepisów dotyczących podatników obowiązanych do prowadzenia ksiąg podatkowych, powinni jednak gromadzić zarówno dokumenty wskazujące na wysokość uzyskanych przez nich przychodów, jak i faktury, rachunki i inne dowody potwierdzające fakt poniesienia konkretnych wydatków w celu osiągnięcia przychodów z najmu i przechowywać je, zgodnie przepisem art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.), do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Zaznaczyć należy, że w związku z najmem lokalu użytkowego okresowo tj nie uzyskiwaniem przychodu z tego źródła przez cały rok podatkowy, należy przyjąć koszty związane z eksploatacją lokalu oraz odpisy amortyzacyjne, w proporcji przyporządkowanej do okresu najmu lokalu.
Przychodem z najmu, który nie stanowi działalności gospodarczej są, w myśl art. 11 ust. 1 ustawy otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość nieodpłatnych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zatem przychód z takiego najmu powstaje w dniu faktycznego otrzymania czynszu przez wynajmującego, postawienia czynszu do dyspozycji wynajmującego lub otrzymania świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń.
Osoby osiągające dochody z najmu są obowiązane w oparciu o art. 44 ust. 1, 3, i 6 ustawy, bez wezwania wpłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy za okres od stycznia do listopada w terminie do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczkę za grudzień w wysokości należnej za listopad uiszcza się w terminie do dnia 20 grudnia. W terminach płatności zaliczek za miesiące od stycznia do listopada podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym deklaracje według ustalonego wzoru (PIT-5) o wysokości dochodu osiągniętego od początku roku. Obowiązek wpłacania zaliczki powstaje poczynając od miesiąca, w którym dochody te przekroczyły kwotę powodującą obowiązek zapłacenia podatku.
Według skali podatkowej – art. 27 ust. 1 ustawy, kwota o którą zmniejsza się podatek lub zaliczkę, wymieniona w pierwszym przedziale skali podatkowej wynosi 530,08 zł.
Ze skali podatkowej wynika zatem, że obowiązek uiszczenia zaliczki na podatek dochodowy powstaje dopiero od momentu gdy dochód uzyskany z tego tytułu przekroczy kwotę 2.789,89 zł. Jeżeli dochód z najmu nie przekroczy tej kwoty w skali całego roku podatnik nie ma obowiązku ani płacenia zaliczki na podatek, ani składania deklaracji PIT-5.
Zgodnie z treścią art. 45 ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym na 2004 r. podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem ust. 7 i 8.

Wg brzmienia art. 45 ust. 1 ustawy obowiązującego na 2003 r., podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym według ustalonego wzoru w terminie do dnia 30 kwietnia następnego roku.
W zeznaniu rocznym PIT-36 oblicza się łączny podatek od wszystkich dochodów opodatkowanych na zasadach ogólnych – art. 9 ust. 1 i 1a ustawy w brzmieniu obowiązującym na 2004 r., stanowi, iż opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52 i 52a oraz dochodów od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Jeżeli podatnik uzyskuje dochody z więcej niż jednego źródła, przedmiotem opodatkowania w danym roku podatkowym jest z zastrzeżeniem art. 24 ust. 3, art. 28 - 30, 30a - 30c oraz art. 44 ust. 7e i 7f, suma dochodów ze wszystkich źródeł przychodów.
Poprzednie brzmienie art. 9 ust. 1 ustawy, obowiązujące na 2003 r. – opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52 i 52a oraz dochodów od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Jeżeli podatnik uzyskuje dochody z więcej niż jednego źródła, przedmiotem opodatkowania w danym roku podatkowym jest, z zastrzeżeniem art. 24 ust. 3, art. 28 - 30 i art. 44 7e i 7f, suma dochodów ze wszystkich źródeł przychodów.
Biorąc powyższe pod uwagę stwierdza się możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków dotyczących eksploatacji jak i amortyzacji wynajmowanego lokalu użytkowego, z zastrzeżeniem, iż mogą one dotyczyć tylko okresu, w którym lokal jest wynajmowany.