W odpowiedzi na zapytanie z dnia 23 grudnia 2003 r. Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie stosownie do art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz 926 ze zm.) informuje, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zwanej dalej updf (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.)

„Wolne od podatku dochodowego są: (...) wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14, w:a) hotelach pracowniczych,b) kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nie przekraczającej miesięcznie kwoty 500,00 zł”.

Natomiast ww. ustęp 14 stanowi, że: „Zwolnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4”.

Art. 22, ust. 2 pkt 3 i 4 updf określa koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.) „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.

§ 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz 1990) stanowi, że: „ Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów,
2. noclegów,
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.”

Zgodnie z § 7, ust. 1 ww. rozporządzenia „Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem”, natomiast zgodnie z § 7 ust. 2 „Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1 przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety”. W odniesieniu do stanu faktycznego przedstawionego w zapytaniu należy stwierdzić, że 2 pracownikom firmy z tytułu odbywanej podróży służbowej nie przysługują należności na pokrycie kosztów noclegów, gdyż na czas trwania delegacji firma X Sp. z o.o. wynajmuje pracownikom lokale mieszkalne.

Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie nie podziela stanowiska firmy w sprawie zwolnienia od podatku dochodowego na zasadach art. 21 ust. 1 pkt 16 updf kwot otrzymywanych przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów noclegów w związku z odbytą podróżą służbową w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg - gdyż skoro zapewniono mu bezpłatny nocleg nie mógł z tego powodu ponieść kosztów które mu zwrócono.

Zwolnieniu natomiast podlegają kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową w przypadku gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu - w wysokości stwierdzonej rachunkiem za usługi hotelarskie lub gdy nie przedłożył rachunku w formie ryczałtu w wysokości 150% diety. Zwolnieniu podlegają również diety oraz kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ponadto zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 updf zwolniona z podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zamieszkania z zastrzeżeniem, że kwatery te znajdują się w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, do wysokości 500,00 zł miesięcznie.