Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi
IPTPP2/443-106/13-4/PR
z 22 kwietnia 2013 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 7 lutego 2013 r. (data wpływu 11 lutego 2013 r.) uzupełnionym pismem z dnia 25 marca 2013 r. (data wpływu 27 marca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z tych faktur – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 lutego 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z tych faktur. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 25 marca 2013 r. poprzez doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca albo Spółka) jest podmiotem działającym w branży ceramicznej, posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Spółka prowadzi w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

W celu ograniczenia kosztów archiwizacji dokumentów Spółka planuje uproszczenie wewnętrznych procedur dotyczących fakturowania poprzez wprowadzenie procedury elektronicznego przechowywania otrzymywanych od Dostawców faktur papierowych.

Procedura przechowywania będzie przedstawiała się w następujący sposób:

1. Każda oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana przez Spółkę i zapisywana w formacie w elektronicznej bazie danych. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze, jak również według przypisanego do faktury numeru sprawy. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium kraju.
2. Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie Elektronicznego Obiegu Faktur. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych.
3. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane.
4. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.
   
   

Wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa. Nie będzie także możliwości zmodyfikowania jej treści po wprowadzeniu faktury w wersji elektronicznej do systemu elektronicznej bazy danych. Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W piśmie z dnia 25 marca 2013 r., stanowiącym uzupełnienie przedmiotowego wniosku, Wnioskodawca wskazał, iż wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa. Nie będzie także możliwości zmodyfikowania jej treści po wprowadzeniu faktury w wersji elektronicznej do systemu elektronicznej bazy danych. Przechowywanie faktury w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Zgodnie z § 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), przez:

• autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury,
  

• integralność treści faktury rozumie się to, że nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
  
  

Zdaniem Spółki, przesłanka zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury zostanie w przedstawionym stanie faktycznym spełniona, ponieważ Spółka będzie miała „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury” przede wszystkim ze względu na fakt, iż na wersji elektronicznej faktury będą widniały dokładnie te same dane (w tym wystawcy faktury, czyli dostawcy towaru lub świadczącego usługę jak na wersji papierowej). Z tych samych względów Spółka uważa, iż integralność treści faktury zostanie zachowana. Wersja elektroniczna faktury zachowa bowiem dokładnie taką samą zawartość (treść) jak wersja papierowa, a elektroniczne obrazy faktur zarchiwizowane zostaną w formie nieedytowalnej. Oznacza to, iż dane, które zawiera otrzymana faktura, nie ulegną zmianie.

Ponadto Wnioskodawca potwierdza, że przedstawiony sposób przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej w systemie elektronicznej bazy danych będzie umożliwiał bezzwłoczny podgląd i pobór faktur (plików - obrazów faktur) zakupowych z systemu elektronicznej bazy danych. W szczególności w przypadku potencjalnej kontroli przekazanie faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej będzie możliwe niezwłocznie (w formie plików źródłowych lub wydruków tych plików na żądanie właściwego organu), w związku z czym Spółka uważa, że zostanie spełniony warunek zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłocznego poboru tych faktur i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) przez Spółkę faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach?
2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą?
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Spółka stoi na stanowisku, że przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach, w szczególności w Rozporządzeniu ws. faktur.

Zgodnie z § 21 ust. 1 Rozporządzenia ws. faktur (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2013 r.) podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W Rozporządzeniu ws. faktur wyjaśniono znaczenie pojęć autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zgodnie z § 2 pkt 7 i 8 przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy Rozporządzenia ws. faktur nie określają w jakiej formie faktury powinny być przechowywane. Określają one jedynie warunki przechowywania faktur, jakie powinny być spełnione przez podatnika. Co więcej, z analizy przepisów Rozporządzenia należy wywieść wniosek, iż przechowywanie faktur papierowych może być realizowane w dwóch formach - papierowej i elektronicznej. Taka konstatacja wynika z analizy § 21 ust. 3 Rozporządzenia ws. faktur, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

Spółka zwraca uwagę na fakt, iż w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 poz. 1528; dalej: Rozporządzenie ws. faktur elektronicznych) w § 6 ust. 1 określono odrębnie warunki przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną. W opinii Spółki zatem, skoro w Rozporządzeniu ws. faktur elektronicznych określono odrębnie warunki przechowywania dla faktur przesyłanych w formie elektronicznej, oznacza to, iż warunki określone w Rozporządzeniu ws. faktur odnoszą się wyłącznie (lub w szczególności) do faktur papierowych. W innych okolicznościach, wprowadzanie szczególnego przepisu dotyczącego przechowywania faktur elektronicznych byłoby bezcelowe. W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro Rozporządzenie ws. faktur jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i rozporządzenie to dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, przyjęta procedura przechowywania faktury przez

Spółkę w formie skanów zamieszczonych w elektronicznej bazie danych gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie, faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie się on różnił od obrazu faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej.

W konsekwencji powyższego, zdaniem Spółki nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią planowana procedura przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach Rozporządzenia ws. faktur.

Ad. 2

Spółka stoi na stanowisku, iż będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (poza określonymi wyjątkami określonymi w ustawie). W konsekwencji, należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

Dokonując zakupu towarów lub usług od Dostawców Spółka otrzymuje faktury VAT dokumentujące zrealizowane transakcje (faktury te są wystawiane i przesyłane Spółce w formie papierowej). W konsekwencji, należy uznać, iż spełniony jest formalny warunek do odliczenia podatku VAT naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a oraz ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, tj. otrzymanie faktury przez podatnika dokonującego odliczenia VAT.

Na powyższe uprawnienie nie będzie miał wpływu fakt, iż faktura zakupowa będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury określonej w stanie faktycznym. W opinii Spółki, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (jak wyjaśniono w uzasadnieniu do pytania 1).

Stanowisko Wnioskodawcy dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej znajduje również potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. Tytułem przykładu, Spółka wskazuje na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r. (nr ILPP4/443-534/11-2/EWW) potwierdzającej, iż „wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane (...) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych).”

Spółka podkreśla, iż powyższe stanowisko zostało w ostatnim okresie ugruntowane w linii interpretacyjnej prezentowanej przez organy podatkowe, przykładowo w interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie:

• z dnia 18 grudnia 2012 r. (nr IPPP2/443-1148/12-3/DG),
  

• z dnia 26 lipca 2012 r. (nr IPPP3/443-480/12-2/JK),
  

• z dnia 25 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1182/10-4/IGo),
  

• z dnia 14 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1119/10-4/AS).
  
  

Należy zauważyć , iż pomimo faktu, że dotychczasowe interpretacje zostały wydane w oparciu o treść Rozporządzenia ws. faktur w brzmieniu sprzed nowelizacji, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2013 r., to jednak nowelizacja ta nie zmieniła w istocie warunków oraz intencji Ministra Finansów w zakresie wymogów, które muszą spełniać podatnicy co do przechowywania faktur. Skoro zatem wypracowana dotychczas jednolita linia interpretacyjna potwierdzała możliwość nieprzechowywania faktur papierowych w takiej właśnie formie pod warunkiem ich uprzedniego zeskanowania i wprowadzenia do elektronicznej bazy danych, to zdaniem Spółki podejście to nie powinno być zmieniane lub kwestionowane pod rządami obecnie obowiązujących przepisów.

Reasumując, zważywszy iż:

• spełniony jest formalny warunek do odliczenia przez Spółkę podatku VAT naliczonego, tj. odliczenie nastąpi na podstawie faktur VAT, które Spółka otrzyma od Dostawców,
  

• brzmienie przepisów Rozporządzenia ws. faktur wskazuje na możliwość elektronicznej archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej,
  

• organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają możliwość przechowania faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej,
  

- w ocenie Wnioskodawcy, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT otrzymanych od Dostawców w wersji papierowej, w sytuacji, gdy faktura VAT zostanie zeskanowana oraz zachowana w elektronicznej bazie danych (a wersja papierowa nie będzie przechowywana).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Pod pojęciem działalności gospodarczej, na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy rozumie się wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.
   
   

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2. otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

– w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka jest podmiotem działającym w branży ceramicznej, posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Spółka prowadzi w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. W celu ograniczenia kosztów archiwizacji dokumentów Spółka planuje uproszczenie wewnętrznych procedur dotyczących fakturowania poprzez wprowadzenie procedury elektronicznego przechowywania otrzymywanych od Dostawców faktur papierowych.

Procedura przechowywania będzie przedstawiała się w następujący sposób:

1. Każda oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana przez Spółkę i zapisywana w formacie w elektronicznej bazie danych. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze, jak również według przypisanego do faktury numeru sprawy. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium kraju.
2. Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie Elektronicznego Obiegu Faktur. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych.
3. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane.
4. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.
   
   

Wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa. Nie będzie także możliwości zmodyfikowania jej treści po wprowadzeniu faktury w wersji elektronicznej do systemu elektronicznej bazy danych. Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Ponadto zdaniem Spółki, przesłanka zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury zostanie w przedstawionym stanie faktycznym spełniona, ponieważ Spółka będzie miała „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury” przede wszystkim ze względu na fakt, iż na wersji elektronicznej faktury będą widniały dokładnie te same dane. Z tych samych względów Spółka uważa, iż integralność treści faktury zostanie zachowana. Wnioskodawca potwierdza, że przedstawiony sposób przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej w systemie elektronicznej bazy danych będzie umożliwiał bezzwłoczny podgląd i pobór faktur (plików - obrazów faktur) zakupowych z systemu elektronicznej bazy danych. W szczególności w przypadku potencjalnej kontroli przekazanie faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej będzie możliwe niezwłocznie (w formie plików źródłowych lub wydruków tych plików na żądanie właściwego organu), w związku z czym Spółka uważa, że zostanie spełniony warunek zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłocznego poboru tych faktur i przetwarzania danych w nich zawartych.

Mając na uwadze opis zdarzenia przyszłego zauważyć należy, iż przedstawiony sposób przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej – jak wskazał Wnioskodawca – zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także łatwe ich odszukanie oraz przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz pozwala na bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wobec powyższego, w świetle obowiązujących regulacji § 21 rozporządzenia przechowywanie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną przez Wnioskodawcę procedurą, faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach.

Zatem w przypadku wprowadzenia powyższego rozwiązania archiwizowania otrzymanych przez Wnioskodawcę faktur, będą mogły stanowić one podstawę do rozliczenia podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1. z tytułu nabycia towarów i usług,
2. potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3. od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

– z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Nie różnicuje on zastosowania odliczenia względem przechowywanych faktur w formie papierowej czy elektronicznej.

Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, iż Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, ponieważ - jak wskazał Wnioskodawca – nabywane towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Zatem oceniając stanowisko Wnioskodawcy należało uznać je za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.