Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi
IPTPP4/4512-129/15-4/OS
z 1 czerwca 2015 r.

Mechanizm kojarzenia podobnych interpretacji

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 28 listopada 2014 r. (data wpływu 2 marca 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 25 maja 2015 r. (data wpływu 27 maja 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur będących elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 marca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur będących elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej oraz podatku dochodowego od osób prawnych i ustawy Ordynacja podatkowa.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 25 maja 2015 r. (data wpływu 27 maja 2015 r.) w zakresie doprecyzowania opisu sprawy, pytania oraz własnego stanowiska.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest spółką działającą na rynku usług outsourcingowych m.in. w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, rachuby płac, obsługi kadrowej, obsługi finansowej, controlingu, wsparcia prawnego i podatkowego. Spółka do prowadzenia swojej działalności w sposób efektywny, a przede wszystkim dla potrzeb świadczenia usług na rzecz Klientów, wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie księgowe i wspomagające, które pozwala m.in. na skanowanie dużej ilości dokumentów, jakie wpływają do Spółki w formie papierowej i ich procesowanie w środowisku elektronicznym. Zeskanowane dokumenty, którymi przede wszystkim są faktury kosztowe, są indywidualnie oznakowywane przez przypisanie im niepowtarzalnego oznaczenia, i umieszczane na specjalnym serwerze. Wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są przechowywane przez spółkę na dedykowanym serwerze przez wymagany do tego okres czasu. Jednocześnie Spółka archiwizuje papierowe dokumenty w sposób tradycyjny oznaczając je takim samym numerem jak odpowiednik elektroniczny.

W najbliższym czasie Spółka planuje wykorzystać swoje doświadczenie i możliwości informatyczne do wdrożenia systemu tzw. elektronicznego przechowywania (archiwum) dla wszystkich rodzajów dokumentów. System archiwizacji elektronicznej stanowić będzie element funkcjonalnie związany z systemem zarządzania i obiegu dokumentacji. Elektroniczne archiwum zapewni Spółce możliwość zarządzania dokumentami w formie scentralizowanego repozytorium dokumentów. System taki pozwala na wgląd i zarządzanie dokumentacją rachunkową i też podatkową w sposób nie powodujący jakichkolwiek zmian w ich treści i wyglądzie. Sposób wykorzystania elektronicznego archiwum przez Spółkę będzie umożliwiał prowadzenie różnych operacji w tym - w szczególności archiwizację zeskanowanych lub przesłanych w drodze elektronicznej dokumentów, przeglądanie, drukowanie i odszukiwanie według wskazanych kategorii danych, kontrolę dostępu etc. Jednocześnie system archiwizujący będzie zapewniał zachowanie wszystkich parametrów dokumentów zapisanych w bazie bez możliwości ich modyfikowania.

W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest działanie polegające na ich zeskanowaniu i archiwizacji w bazie a następnie ich utylizacji (gdyż ich elektroniczna forma jest już w pełni zabezpieczona przed zniszczeniem i modyfikacjami). Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz ograniczy ryzyko utraty czy zniszczenia dokumentów źródłowych. System o jakim mowa w przedstawionym stanie faktycznym stanowi aktualnie zaawansowane narzędzie technologiczne powszechnie wykorzystywane w działalności przez liczne podmioty gospodarcze. Po zeskanowaniu obrazy dokumentów papierowych będą zapisywane w formacie PDF, który nie podlega możliwości edycji czy zmiany. Dokumenty te jednocześnie będą możliwe do oglądania na ekranie monitora komputerowego, w razie potrzeby np. ze strony organu podatkowego będzie możliwe ich pobranie w całości lub w podziale na zdefiniowane grupy i zgranie na nośnik informatyczny. Planowany do zaimplementowania system pozwoli na wyszukanie dokumentów zarówno w podziale na okresy (rok, miesiąc, data), rodzaje (kosztowe, przychodowe, inwestycje) jak i kontrahentów (dostawcy, odbiorcy).

Już w tym momencie Spółka otrzymuje część dokumentów kosztowych w formie elektronicznej. Spółka przechowuje je w takiej formie umieszczając je w repozytorium dokumentów elektronicznych z podziałem na lata podatkowe, okresy rozliczeniowe oraz rodzaje wydatków jakie te dokumenty dokumentują. Systemowe ograniczenia stosowane przez Spółkę uniemożliwiają dokonywanie zmian w treści tych dokumentów przez jakiegokolwiek użytkownika, a dostęp do nich również jest ograniczony do wskazanych pracowników. Stosowany system informatyczny umożliwia również utworzenie w środowisku informatycznym specjalnej roli, np. dla pracowników organów skarbowych na okoliczność prowadzonej kontroli albo innych postępowań. System działa w trybie ciągłym bez przerw i jest dostępny w każdym momencie z siedziby Spółki. W spółce obowiązuje przyjęty regulamin określający ścieżkę audytu pomiędzy dokumentem w wersji elektronicznej, tj. zarówno dokumentem otrzymanym elektronicznie jak również dokumentem zeskanowanym z wersji papierowej, a zapisem ujętym w księgach rachunkowych oraz w rejestrach podatkowych dla potrzeb podatku od towarów i usług. W każdym zapisie księgowym istnieje możliwość ustalenia indywidualnego identyfikatora księgowanego dokumentu, po którym można odnaleźć w repozytorium elektronicznym obraz tego dokumentu.

Dane zeskanowanych w ten sposób dokumentów są możliwe do przechowywania przez okres zdecydowanie dłuższy niż okresy wymagane przez przepisy prawa podatkowego. Oznacza to że elektroniczne repozytorium dokumentów planowane do wdrożenia przez Spółkę zapewni przechowywanie tych dokumentów przez co najmniej okres wskazany jako okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Zarówno w momencie wprowadzenia dokumentu źródłowego do repozytorium elektronicznego archiwum przez jego zeskanowanie i zapisanie w formacie pliku PDF, jak również przez cały okres przechowywania wszystkie dokumenty są zabezpieczone przez planowany do wdrożenia program informatyczny przed jakąkolwiek próbą zmiany gwarantując integralność treści. Zarówno w momencie zeskanowania jak i później nie jest możliwe dokonanie jakiejkolwiek zmiany w treści skanowanego dokumentu. Stosowane przez firmę procedury pozwalają też na identyfikację kto i kiedy wprowadzał dokument do systemu a na samym dokumencie papierowym przed zeskanowaniem jest umieszczona data otrzymania.

W związku z tym że wykorzystywany przez Spółkę system informatyczny w formie elektronicznego repozytorium dokumentów, pozwala na przechowywanie w tej formie wszystkich faktur i dokumentów księgowych w ich oryginalnej wersji elektronicznej (faktury otrzymane drogą elektroniczną) oraz w formie zabezpieczonych przed zmianami obrazów elektronicznych (dokumenty papierowe) i jednocześnie system ten zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści dokumentów, Spółka zastanawia się nad potrzebą przechowywania dokumentów papierowych po ich zeskanowaniu przez cały okres aż do przedawnienia zobowiązań podatkowych za dany rok obrotowy. Spółka chciałaby mieć możliwość niszczenia dokumentacji papierowej, która została umieszczona w repozytorium elektronicznym, ale do tego potrzebuje potwierdzenia że obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych mają taką samą wartość dowodową jak dokumenty przechowywane w papierowej wersji.

Spółka chciałaby móc, po dacie sporządzenia sprawozdań za dany rok obrotowy, przekazać dokumenty źródłowe (faktury papierowe zeskanowane do repozytorium elektronicznego) do zniszczenia. Takie postępowanie istotnie ograniczyłoby wydatki Spółki ponoszone na przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej, co przyczyniłoby się do zwiększenia jej dochodów podatkowych i optymalizacji wykorzystania zajmowanej powierzchni biurowej. Co z uwagi na rozwój jej działalności jest kluczowym elementem. W przypadku braku możliwości przejścia na archiwum elektroniczne dalszy rozwój spółki z uwagi na braki lokalowe nie będzie tak efektywny jak jest to planowane.

Dokumenty, które w taki sposób trafiają do Spółki, tj. zarówno dokumenty papierowe następnie zeskanowane do repozytorium elektronicznego i jednocześnie przechowywane w wersji papierowej jak również dokumenty otrzymane elektronicznie, stanowią dokumentację podatkową z której Spółka wywodzą prawo do ujęcia określonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów a także stanowią one podstawę do odliczenia kwot podatku VAT naliczonego jakie z nich wynikają.

W zakresie podatku od towarów i usług, Spółka wskazuje że faktury których dotyczy niniejsze wystąpienie są wystawiane na nią jako na nabywcę. Jako że działalność spółki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług w całości, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, dokonywane zakupy a przez to też faktury dokumentujące te zakupy są dla niej źródłem podatku naliczonego podlegającego odliczeniu zgodnie z art. 86 ustawy o VAT. Spółka niniejszym wystąpieniem chciałaby uzyskać potwierdzenie, że posiadanie elektronicznego obrazu dokumentów (faktur) papierowych, w miejsce tych dokumentów papierowych, będzie równoznaczne z posiadaniem faktury, a w konsekwencji nie będzie kwestionowane jej prawo do odliczenia podatku naliczonego udokumentowanego tymi fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych jak i tych otrzymywanych w drodze elektronicznej. W obecnej chwili Spółka nie planuje łączyć repozytorium faktur otrzymywanych drogą elektroniczną z tym gdzie będą przechowywane zeskanowane obrazy faktur otrzymanych w formie papierowym. Zatem po wdrożeniu ww. projektu Spółka będzie miała dwa archiwa dokumentów źródłowych: jedno archiwum dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz drugie z elektronicznymi obrazami dokumentów papierowych. Obydwa będą zabezpieczone w zakresie ich integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. Obydwa będą zapewniały czytelność dokumentów i dostęp w każdym czasie i niezwłocznie. Będą przechowywane co najmniej przez okres czasu wymagany do upływu terminu przedawnienia.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.(ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku z dnia 25 maja 2015 r.)

Czy w przypadku gdy Spółka, będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które to faktury będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych?

Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie przedstawionym w uzupełnieniu wniosku z dnia 25 maja 2015 r.), faktury zarówno przesyłane w formie elektronicznej, jak również będące elektronicznym obrazem faktury papierowej stanowią dla niej podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego. Nawet w przypadku późniejszego zniszczenia faktur papierowych, zachowanie ich obrazów elektronicznych w repozytorium pozwoli spółce na zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego w okresach rozliczeniowych, w których otrzymała pierwotne dokumenty papierowe.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. W myśl art, 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług przez fakturę należy uważać każdy dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawę. Natomiast w świetle pkt 31 tegoż artykułu fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej otrzymana i wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym.

Bez wątpienia faktury elektroniczne otrzymywane przez Spółkę spełniają definicję wskazaną w art. 2 pkt 31 ustawy podatkowej. Również faktury otrzymane w formie papierowej w okresie rozliczeniowym stosowanym przez Spółkę spełniają przesłanki do uznania ich za prawidłowo wystawione faktury w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, bo zawierają dane przez ustawę przewidziane do ujęcia w treści faktury.

Z przepisów ww. wynika jednocześnie, iż podstawą, do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Jednocześnie, zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura a autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ustawodawca nie zakazał zmiany formatu faktur otrzymywanych przez podatnika. Nakazał jednak aby w każdym przypadku to podatnik zagwarantował autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Jak zostało wskazane w stanie faktycznym planowany do wdrożenia w spółce system służący do przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur (papierowych) wyłącznie w elektronicznym repozytorium dokumentów, pozwala na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności wszystkich przechowywanych, faktur źródłowych. W ocenie zatem Spółki w przypadku gdy otrzymane w formie papierowej dokumenty faktur zostaną przez nią zeskanowane i umieszczone w elektronicznym repozytorium obrazów faktur papierowych, w sposób jaki został opisany w stanie faktycznym, to takie postępowanie będzie dawało podstawę do zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1. nabycia towarów i usług,
2. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
   
   

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
   
   

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka działa na rynku usług outsourcingowych m.in. w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, rachuby płac, obsługi kadrowej, obsługi finansowej, controlingu, wsparcia prawnego i podatkowego. Spółka do prowadzenia swojej działalności w sposób efektywny, a przede wszystkim dla potrzeb świadczenia usług na rzecz Klientów, wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie księgowe i wspomagające, które pozwala m.in. na skanowanie dużej ilości dokumentów, jakie wpływają do Spółki w formie papierowej i ich procesowanie w środowisku elektronicznym. Zeskanowane dokumenty, którymi przede wszystkim są faktury kosztowe, są indywidualnie oznakowywane przez przypisanie im niepowtarzalnego oznaczenia, i umieszczane na specjalnym serwerze. Wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są przechowywane przez spółkę na dedykowanym serwerze przez wymagany do tego okres czasu. Jednocześnie Spółka archiwizuje papierowe dokumenty w sposób tradycyjny oznaczając je takim samym numerem jak odpowiednik elektroniczny. W najbliższym czasie Spółka planuje wykorzystać swoje doświadczenie i możliwości informatyczne do wdrożenia systemu tzw. elektronicznego przechowywania (archiwum) dla wszystkich rodzajów dokumentów. W odniesieniu do dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest działanie polegające na ich zeskanowaniu i archiwizacji w bazie a następnie ich utylizacji (gdyż ich elektroniczna forma jest już w pełni zabezpieczona przed zniszczeniem i modyfikacjami). Spółka wskazuje że faktury których dotyczy niniejsze wystąpienie są wystawiane na nią jako na nabywcę. Jako że działalność spółki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług w całości, z wyłączeniem przypadków określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług, dokonywane zakupy a przez to też faktury dokumentujące te zakupy są dla niej źródłem podatku naliczonego podlegającego odliczeniu zgodnie z art. 86 ustawy o VAT. W obecnej chwili Spółka nie planuje łączyć repozytorium faktur otrzymywanych droga elektroniczną z tym gdzie będą przechowywane zeskanowane obrazy faktur otrzymanych w formie papierowym. Zatem po wdrożeniu ww. projektu Spółka będzie miała dwa archiwa dokumentów źródłowych: jedno archiwum dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej oraz drugie z elektronicznymi obrazami dokumentów papierowych. Obydwa będą zabezpieczone w zakresie ich integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. Obydwa będą zapewniały czytelność dokumentów i dostęp w każdym czasie i niezwłocznie. Będą przechowywane co najmniej przez okres czasu wymagany do upływu terminu przedawnienia.

Odnosząc się do kwestii prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ponadto w art. 112 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług został przewidziany dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dotyczy on umożliwienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do tych faktur.

W okolicznościach niniejszej sprawy wskazano, że przedstawiona procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej będzie zapewniać ich integralność treści oraz autentyczność pochodzenia, jak również będą zapewnione czytelność dokumentów i dostęp w każdym czasie i niezwłocznie. Będą również przechowywane co najmniej przez okres czasu wymagany do upływu terminu przedawnienia. Zeskanowane dokumenty, którymi przede wszystkim są faktury kosztowe, są indywidualnie oznakowywane przez przypisanie im niepowtarzalnego oznaczenia, i umieszczane na specjalnym serwerze. Wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Odpowiednio posegregowane dokumenty elektroniczne są przechowywane przez spółkę na dedykowanym serwerze przez wymagany do tego okres czasu.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

doradcapodatkowy.com gdy potrzebujesz własnej indywidualnej interpretacji podatkowej.